営業管理をExcelでする方法をテンプレート付きで解説!注意点もチェック

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Excelは顧客情報や営業メンバーの作業進捗まで、低コストで管理できるのが魅力です。
実際に、営業管理に Excelを活用している企業も多いでしょう。

しかし、 Excelを活用した営業管理をこれから開始する企業の中には、具体的な活用法がわからず悩んでしまう場合も。
本記事では、営業の案件管理を Excelで行う方法を解説します。

必要なデータをすぐに落とし込めるテンプレートや、 Excel による営業管理をスムーズにするポイントも、あわせて参考になさってください。

Excel(エクセル)営業管理に欠かせない2つの項目とは?

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はじめに、営業管理に必須の案件管理と目標設定を把握しましょう。
基礎知識をチームで共有できれば、 Excelの活用イメージを具体化に役立ちます。

項目1.営業の進捗を記録「案件管理」

案件管理は、成約率の向上に欠かせない項目です。
顧客との商談情報や進捗をまとめて、適切に管理することで、分析結果に基づいた営業活動が可能となるためです。

具体的には、以下の情報を Excelに入力し、管理します。

  • 営業相手の会社名・担当者名・電話番号
  • 受注確度
  • 流入経路
  • アプローチの経過・進捗

情報が具体的なほど、より精度の高い分析が可能となり、業務改善に活用できます。
業務改善が進めば、結果的に成約に向けたアクションがより的確なものになるでしょう。

項目2.具体的な数値を目指す「目標設定」

営業管理には、数値を具体化した目標が必須です。
目標設定により、営業メンバーの方向性を合わせやすくなる上、目指すべきゴールを明確にできます。

目標は「テレアポを10件獲得」や「3ヶ月以内に2件成約」といったように設定します。
目標は短期目標と中・長期目標に分けると、ステップアップしやすいでしょう。

ただし、上司は目標を設定しただけで放置してはいけない点に注意。
上司と部下が一丸となって目標を達成するためには、定期的なミーティングを開催し、進捗確認やタスク確認を行う必要があります。

定期的なミーティングは、上司と部下の認識のズレをなくし、チームとしての営業活動に役立ちます。

Excel(エクセル)で管理可能な3つの案件とは?

それでは、 Excelで管理できる営業の案件とは、具体的に何なのでしょうか。
以下3つの、 Excelで管理できる案件を解説します。

案件1.リソース活用で営業活動を改善「目標管理」

目標管理は打ち立てた目標に対する、達成度合いを確認するための管理手法です。

例えば、売上が伸び悩んでいる際は、原因を解明して軌道修正を図る必要があります。
軌道修正ができなければ、人的リソースがムダになってしまい、目標の達成は困難に。

そこで営業のプロセスを、アポイント・商談・クロージングといったように分別し、課題となっているポイントを探るのです。
課題を洗い出した次に、解決策を検討し、アプローチへと反映させます。

目標を達成するためのポイントは、的確な人員配置とウィークポイントの補完です。
営業メンバーの特徴を把握し、適材適所となるように調整すると、より効率的かつ効果的な営業活動が可能です。

案件2.売上実績・数値を分析「販売管理」

販売管理とは、商品販売に必要な業務一連の管理です。
商品の販売は、見積・受注・出荷・売上・請求・入金・在庫管理など、業務内容は多岐に渡ります。

販売管理では、 Excelはデータベースとしての役割を担います。
一連の業務で得たデータを Excel に集約し、分析することで、売れ筋商品や納品・受注時期の把握が可能に。

Excelをデータベースとして活用するときに注意すべきは、データの入力漏れです。
データの入力漏れがあると、正確なデータ分析が困難になってしまいます。

Excelにデータが集約されるよう、入力ルールやプロセスを整え、信頼性の高い分析へとつなげましょう。

案件3.営業担当者の行動を数値化「行動管理」

行動管理とは、アポ取りの電話・面談・メールなど、営業メンバーの行動を数値化して管理する手法です。
数値化して Excelで管理するデータは、おもに以下の5つあります。

  • コール数
  • コールアポ数(率)
  • 新規訪問数(率)
  • 有効商談数(率)
  • 訪問受注数(率)

上記のデータを活用すると、営業メンバーごとのボトルネック発見につながり、より高い成果に期待できます。
同時に、営業担当者の進捗や受注確度も記載すると管理しやすいでしょう。

行動管理に Excelを活用するときは、フリースペースを作成するのを忘れてはいけません。
フリースペースには営業で知り得た情報を記載でき、次の営業活動に活用できます。

Excel(エクセル)営業管理をスムーズにする3つのポイントとは?

Excelを活用した営業管理では、下記3つのポイントが大切です。

  • Excel営業管理で分析する内容を明確化
  • Excelの入力ルールを策定
  • ステータスチェック項目をExcelに追加

各ポイントを解説します。

ポイント1. Excel(エクセル) 営業管理で分析する内容を明確化

Excelを活用したデータ分析は、データの選定が大切なポイントです。
分析・確認したい内容をもとに、どのようなデータが必要かを選定しておかなければ、Excelに不要なデータを入力する原因になります。

アポイント獲得率を知りたい場合は、電話数・訪問数・商談数などのデータが必要ですし、売上目標達成率であれば売上・受注・在庫などのデータが必要です。
分析する内容をあらかじめ明確にしておけば、収集すべきデータが明らかになり、よりスムーズな分析が可能になるでしょう。

ポイント2. Excel(エクセル) の入力ルールを策定

Excelをデータベース化するには、正しい形式でデータが入力される必要があります。
入力者によって、データが1行で入力されていたり、2行で入力されていたりしてはデータの正確な把握が困難になるリスクが想定できるためです。

ルールは、データは1行に1案件ずつ・セル1つに入力する数値は1つのみ、といったように策定します。
同時に、作成した Excelファイルの分別ルールも策定しておきましょう。

案件ごとにまとめる・締め切りごとにまとめる、といった工夫をすると、よりスムーズに活用可能です。
なお、計算式を活用する場合は対象のセルにロックをかけておくと、間違って消去されるリスクがなくなります。

ポイント3.ステータスチェック項目を Excel(エクセル) に追加

Excelを行動管理で活用する場合は、進捗状況をひと目で把握できるよう、ステータスチェック項目を追加するのがポイントです。
営業担当者ごとの進捗をひと目で把握できれば、次のアクションに対する指示出しが円滑になり、業務効率化に期待できます。

ステータスは「未着手・商談中・クロージング済」といったように、業務プロセスごとに設定するといいでしょう。
業務プロセスに応じた項目にすることで、操作性の向上と管理側の業務負担軽減につながります。

営業管理で活用できる無料Excel(エクセル)テンプレート5選

本章では、無料かつ実用性に優れる Excelテンプレートの入手先を紹介します。
管理方法や、管理する内容に合わせて選んでみましょう。

Excel(エクセル) テンプレート1.売上管理が可能「HubSpot」

HubSpotは無料で利用可能な顧客管理ソフトです。
無料サービスの一環として、案件管理や営業進捗管理に活用できる Excelテンプレートを配信しています。

HubSpotの最大の魅力は、他の無料サービスと併用すると、営業活動全般を効率化できること。
名刺スキャナーや名刺管理ソフトも無料なため、営業管理以外にも課題を感じている企業はチェックしてみましょう。

Excel(エクセル) テンプレート2.データベース向き「Microsoft Office 顧客管理表」

Microsoft Officeのテンプレートは、会社名・担当者名・担当部署・住所(複数入力可)・電話番号などを入力できる顧客管理表です。
簡単な説明も掲載されており、使用にあたって説明会やミーティングを開催する必要はありません。

Microsoft Officeが正規に提供している形式のため、安心感が大きいのもポイント。
使用しているMicrosoft Officeのバージョンを気にせず利用できるでしょう。

Excel(エクセル) テンプレート3.顧客管理系が豊富「bizocean」

bizoceanは、ビジネス系の書式テンプレートが豊富なサイトです。
無料会員に登録すると、3万点以上ものテンプレートを無制限で利用できます。

顧客管理のテンプレートは70種類以上あり、業種や使いやすさに応じて選択できるのが魅力。
営業管理のほか、様々なビジネステンプレートを作成する手間を省きたい企業にぴったりです。

Excel(エクセル) テンプレート4.顧客情報入力フォーム「Excel From 顧客管理」

Vectorとは、ビジネス書式のテンプレートやパソコンソフトをダウンロードできるWebサイトです。
営業管理向けテンプレートとして、顧客管理表を提供しています。

入力したデータは、ほかのシートにも自動で反映され、データ分析用の資料作成も可能です。
宛名印刷も可能なため、セールスレターの送付が効率化されるでしょう。

Excel(エクセル) テンプレート5.紙媒体管理に最適「[文書]テンプレートの無料ダウンロード」

[文書]テンプレートの無料ダウンロードは、ビジネス文書を中心としたテンプレート・ひな形のダウンロードサイトです。
顧客管理台帳と顧客管理表がダウンロードでき、カスタマイズも可能です。

Excel(エクセル) 営業管理でお悩みの方へ

営業管理をExcelで行うことで、業務効率向上や業務負担軽減が可能です。
しかし、Excelでの管理できる範囲には限度があり、属人化のリスクが伴うのもまた事実。

当メディアを運営する株式会社soraプロジェクトでは、HubSpotを活用したSFAの構築・運用支援を行います。
HubSpotはほとんどの機能を無料で利用でき、ツールの連携によって営業業務の大幅な効率化が可能です。

Excelによる営業管理に不安を感じる方は、ぜひ当社にお問い合わせください。
属人化のリスクがなく、ユーザビリティに富んだサービスを提供いたします。

投稿者プロフィール

樋口 裕貴
樋口 裕貴
1985年福岡生まれ
福岡発のインサイドセールス支援会社、soraプロジェクトの代表
スタートアップから外資大手まで700以上の営業支援プロジェクトの実績を持つ。
営業活動でお困りの会社様に
ターゲットリスト作成から見込み客育成、アポの獲得まで、新規開拓の実行支援が専門分野。