新規開拓には手紙が重要!企業トップにアプローチする書き方を紹介

営業の新規開拓に手紙が有効だと聞いたことはありますか?おそらく多くの人が「そんなアナログな方法は使っていられない」と考えているのではないでしょうか。

もちろん日々の連絡はメールや電話が便利ですが、アプローチしたい企業トップへの初めての連絡は、他社と差別化できる手紙が効果的です。

今回の記事では、新規開拓の法人営業に手紙が有効な理由、営業マンが知っておくべき手紙の例文、手紙を書くときのコツを解説します。

法人営業の新規開拓に伸び悩んでいるとき、ぜひ参考にしてください。

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新規開拓の法人営業で手紙が有効なワケ

新規開拓の法人営業で手紙が重要な理由を2点解説します。

企業トップに直接アプローチできる

手紙を使った営業アプローチは、特に企業トップに効果的です。その理由は、取締役社長や重役として経験のあるキーパーソンは、自身も重要なシーンで手紙を送ったことがあるからです。

従って、自身の宛名で届いた手紙は封を開けてもらいやすいといえるでしょう。

通常の担当者レベルから始まる新規開拓営業では、最終的な決裁権を持つキーパーソンに届くまでに話が終わってしまう可能性が高くあります。しかし、はじめから企業のトップや重役にアプローチすれば、稟議が通りやすくなるでしょう。

その手段として、手紙の送付が有効なのです。

開封率が高い

手紙は、比較的開封率が高くなる傾向にあります。取締役社長や営業部長など、事前に調べた名前を宛名にして送付すれば、総務部や秘書が確実に手元まで届けてくれるからです。

一方、ほかの企業が送っているようなDMやメルマガだと、特別感がなく開封されにくいため、ここぞという新規開拓営業では、手紙が威力を発揮します。

最後まで読んでもらいやすい

開封率が高い手紙は、最後まで目を通してもらいやすいという特徴があります。

デジタルが主流の現代社会で、手紙は特別感があるため、何が書いてあるかがメールやテキストメッセージよりも気になるはずです。内容に重みが感じられ、心に響きやすい傾向にあります。

手紙だとあまり多くの情報を伝えられないように思えますが、そんなことはありません。手紙ならではの人間味のある文章と、数字や固有名詞といった客観的なデータや事実を混ぜ、中身のある魅力的な手紙に仕上げれば、最後まで読まれやすくなります

営業マンなら知っておくべき手紙の例文

次に、営業マンが使いたい手紙の例文を紹介します。新規開拓と初回訪問後の例文を載せるので、参考にしてください。

新規開拓のための手紙

ご面会依頼の件

拝啓

(時候のあいさつ)

面識もないまま、突然お手紙を差し上げることをお許しください。

私、株式会社〇〇の〇〇と申します。

本日は、〇月号のForbes Japanの特集記事で掲載された〇〇取締役社長様のインタビュー記事を拝見し、感銘を受け筆を執らせていただきました。

事業の立ち上げから拡大までの経営戦略や、技術革新されてきた情熱や事業への思いを、ぜひ直接お伺いできる機会があればと強く望んでいます。

弊社では〇〇というプロダクトを提供し、事業効率を〇%向上させることに成功しています。〇〇業界で〇(数字)社と既に取引の実績があり、貴社の今後の事業展開へお力になれれば幸いに存じます。

ご多忙中のところ恐れ入りますが、〇月〇日〇時頃に弊社〇〇よりお電話を差し上げますので、一度お話しできれば幸いでございます。

何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

新規開拓の手紙は、事前にネット検索で相手方のインタビュー記事や新聞の特集などを確認し、冒頭で触れることがポイントです。「感銘されたから会いたい」という営業マンとしての情熱を伝え、心をつかみましょう。

初回訪問後のお礼の手紙

〇〇株式会社

代表取締役社長〇〇様

先日は突然の訪問にもかかわらず、貴重なお時間を割いていただき誠にありがとうございました。

〇〇様の「(訪問中の相手発言)」がとても印象に残り、私共が事業を推進する上で大変勇気が湧いております。

先日ご提案させていただいた〇〇は、貴社の今後の事業展開へお役に立てると考えておりますので、ご検討いただけますと幸いです。

近日中にサンプルを手配し、準備が整い次第ご連絡させていただきます。次にお伺いする前に〇〇(訪問中の相手発言)についての勉強をして参ります。またお話する機会をいただければ光栄でございます。

今後とも格別のお引き立てを宜しくお願い申し上げます。

敬具

初回訪問後は、訪問中で話題に上がった内容を記載し、今後も話が続いていくような手紙に仕上げます。

新規開拓で手紙を書くときのコツ

新規開拓の手紙を書くコツをおさえると、DMや電話では考えられないくらいアポ率が向上することがあります。ここでは8つのコツを紹介します。

相手の話を聞きたいと伝える

まずは手紙の冒頭で「あなたの話を聞きたい」という思いを伝えましょう。

「先日の新聞に載っていたコラムを読みました」「書籍を購入し感銘を受けました」など、「私はあなたのファンです。だから会いたい」という思いを情熱をこめて書きます。つまり、「私の話を聞いてください」ではなく、面会の軸を相手に合わせることで、好印象を与えやすくなります。

手紙は電話と違い、読み手は文字から内容を想像します。「この手紙を送った人物は面白そうだ」「どんな人が書いているのだろう」と思ってもらうことで、次のアクションにつながりやすくなるでしょう。

そのために、自分の話を聞いて欲しいという思いを前面に押し出すのではなく、「あなたに興味があります」という強い思いをぶつける必要があります。

パーソナライズする

次に、テンプレートを使ってありきたりの手紙を書くのではなく、読み手に合わせて内容を変えるようにしましょう。自分のためにだけに書かれた手紙だとわかるようにすることを、「パーソナライズ」といいます。

ホームページやネット記事、IRや人事情報を検索し、基本的な情報を調べて手紙に含めます。「前職は〇〇業界にいらっしゃったのですね。私も〇〇で勤務した経験があり……」「〇〇大学〇〇学部を卒業されているのですね。私も同じ大学出身で後輩にあたります」というように、手紙をパーソナライズしましょう。

ここでのポイントは、パーソナライズするだけでなく自分との共通点も加えるという点です。人はまったくの無関係の状態よりも、自分と少しでも共通点があると興味が湧きやすくなります。

実際に会ったときの雑談が弾むフックとなり、信頼関係の構築に結びつくので、手紙を書く前にしっかりリサーチしてパーソナライズしましょう。

他では公開していない数字を入れる

ホームページやカタログなどで一般公開していない数字を盛り込むと、相手の興味を引き出しやすくなります。外部には出していない、商談でしか使わないデータや内部で共有されている数字を手紙に盛り込み、特別な情報を伝えましょう。

このとき、顧客企業の事業にとって役に立つような数字であることが重要です。事前にIR情報などをネット検索し、今期注力している事業や業界を調べてそこに刺さるようなデータを出すと効果的です。「IRの情報を読んだ」ことも手紙に盛り込めば、説得力が上がります。

また、数字だけでなく、既に自社商品を使っている社名や特許の取得状況、使用を推進している研究機関やキーパーソンなど、権威性を出しておくことも効果的です。

自社PRは後半に記載する

初回の連絡で、いきなり自社PRを記載しても訴求力はありません。手紙でもテレアポや訪問営業と同じで、売り込まない姿勢が大切です。

手紙を使うメリットは、特別感があるため思いを伝えやすいという点です。商品の紹介やお得なポイントなどを売り込んでしまっては、一般的なDMと変わらなくなってしまいます。

相手先や手紙の内容によっては、自社の商品紹介や実績は追伸に記載するか、初回面談時に口頭で伝えるくらいでも構いません。手紙ではそれくらい相手の気持ちに配慮し、丁寧に書くよう心がけましょう

差出人の役職をそろえる

手紙を企業トップに送る場合、差出人の役職を相手にそろえると開封率がさらに上がりやすくなります。

取締役社長に送る場合は、こちらも自社の社長の名前を記入します。アポが取れた場合、社長本人が新規開拓営業に同行しない場合は、「当日は弊社の〇〇がお伺いいたします」と手紙に記載するか、手紙送付後のアポの連絡で必ず伝えるようにしてください。

もし自社の社長の名前を出すのが難しい場合は、営業部長の名前を掲載させてもらうなど社内で検討しておきましょう。

時候のあいさつを考える

手紙の冒頭で、時候のあいさつと呼ばれる季節の言葉を記載します。時候のあいさつは礼儀を重んじる日本の習慣で、さまざまな言葉があります。ここでは代表的な時候のあいさつを紹介します。

  • 春…寒さの中にも春の兆しが感じられるようになりました
  • 夏…今年の暑さはことのほか厳しい日々が続いています
  • 秋…秋も深まって参りました
  • 冬…寒さもひとしお身にしみる頃

紙の質にこだわる

手紙を手に取ってもらったときに、高級感が伝わるような紙を選ぶことが大切です。重役にレターを送る場合は、和紙がおすすめです。

和紙によって手触りも異なり、こだわりの紙を使うと目に留まりやすくなるでしょう。和紙の封筒に筆ペンで住所と宛名を書くと、ほかの郵送物と差別化できます。

そして、送る相手に合わせた切手を用意して貼るようにしましょう。

フォローの電話を入れる

手紙を送付して1週間ほど経った頃、フォローの電話を入れるとアポが取れやすくなります。一度手紙を送っておくと、「先日手紙を送付させていただいた件ですが……」と言えるため、電話の受付口を突破しやすくなります。

また、電話をかけて話すと、手紙を読んでもらえたかがヒアリングできるので、別の機会で手紙を書くときに改善点を検討できるようになるでしょう。

新規開拓には、テレアポ代行の活用も効果的

新規開拓の法人営業で、手紙を企業トップに送ると効果的です。和紙に書かれた手紙は特別感があり、アポを獲得しやすくなります。

しかし、今のデジタル社会ではすべての人に手紙を送るのは非現実的だといえるでしょう。そこでおすすめしたいのが、SORAプロジェクトによるテレアポ代行です。

SORAプロジェクトでは、スピーディにセールスチームを立ち上げ、700万社の企業データからリスト作成します。14年間に及ぶテレアポ代行実績で、貴社の新規開拓をサポートします。ぜひお気軽にお問い合わせください。