目次
営業会議でだらだらと話してしまい、無駄な時間が過ぎていくだけになってしまうことに不満を感じたことはありませんか？
意味のない営業会議をしていては、本来の業務に時間を使えなくなってしまうでしょう。
効率的な営業会議を行うにはいくつかのコツがあります。
この記事では、営業会議の目的や役割、議題例、進め方、スムーズに進めるコツを解説します。
また、会議に必要な資料の作り方やテンプレートも紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
営業会議の目的や役割
営業会議の大きな目的は、目標達成のために営業活動を改善することです。
営業会議は、主に以下のような役割があります。
- 情報の共有
- 目標の再確認
- モチベーション向上
それぞれの詳細を解説します。
情報の共有
営業会議は営業活動の進捗状況や成功・失敗例などを共有する場です。
営業のスキルは担当者により異なりますが、ノウハウの共有ができればチーム全体の営業力アップにつながるでしょう。
また、トラブル発生時にはチーム全体で話し合い、解決策を見出せます。
目標の再確認
営業会議は、営業活動の最終的な目標や中間目標を再確認するために行います。
会議時点の進捗状況と最終目標や中間目標を確認すれば、活動内容を見直して改善策を考えられます。
目標をその都度確認しないと活動自体が目標からずれていく可能性もあるため、軌道修正のためにも営業会議は重要です。
モチベーション向上
営業は個人で行うことが多く、悩みを一人で抱え込んでしまうこともあります。
悩みが解決しないままに時間が過ぎてしまうと、いつの間にか業務への意欲も低下してしまうことや、目標を見失ってしまうということにもつながります。
営業会議を定期的に行えば悩みの共有ができ、モチベーションを高められるでしょう。
また、チーム全体で話し合えるため、一体感を得られる機会にもなります。
営業会議の議題例3選
営業結果や現状を報告するだけでは営業会議をする意味がありません。
ここでは、効果的な営業会議の議題例を紹介します。
1. 営業目標や戦略の検討
営業会議の重要な議題として、「営業目標や戦略の検討」があります。
会議では営業部門のメンバーが集まり、目標達成のために必要なことや戦略を練り上げます。
ただ戦略をアイデアとして考えるだけではなく、「従業員〇人規模の〇〇業の企業に1ヶ月間で〇件アプローチする」のように具体的な活動や計画に落とし込むことが重要です。
目標に関しては企業や組織の掲げるミッションに沿って、「チームの目標〇万円、個人の目標〇万円」などはっきりとした売上数字の目標を立てるのが主な道筋です。
チームで議論しながらメンバーの意見を聞き合い、一体感を高めながら取り組みましょう。
2.問題や課題への対応
営業活動で起きた問題や抱えている課題を提供し、その対策を話し合うことも大切な議題の一つです。
問題や課題を抱えている場合、過去に同じ経験をした人がいれば、その人のアドバイスにより問題を解決できます。
また、新しい課題に対して複数人で考えればさまざまなアイディアを集められるため、スムーズに解決策を導き出せるでしょう。
3.ノウハウの共有
営業会議はノウハウ共有の場として利用するのも有効です。
営業がうまくいった成功例を話すのはもちろん、セミナー参加者がそこで得たノウハウを伝える場にもなるため、結果的に、従業員の営業力を底上げできます。
また、失敗を共有すれば再発防止につながるでしょう。
営業会議の進め方
日にちを決めて、開催するだけの営業会議を実施している企業もあるでしょう。
しかし、意味のある営業会議をしたいならやり方を改善しなければなりません。
ここでは効果的な営業会議の進め方を解説します。
議題の通知
営業会議は話し合うべき議題をあらかじめ決めたうえで、行われるものです。
議題がなければ何について話せばいいかわからず、無駄な時間を過ごしてしまうでしょう。
営業会議を行うなら、あらかじめ議題を決め、事前に議題を参加者全員に通知しておきます。
そうすれば、会議の開始までに自分の意見を考えられる時間が持てるため、有意義な会議を行えます。
アジェンダや資料の作成
営業会議の資料やアジェンダ（会議の議題や行動計画、予定表）を作成し、共有します。
事前に資料を共有すれば出席者が内容を把握できるため、会議をスムーズに進められます。
営業会議の目標や役割の確認
営業会議がはじまったらすぐに議題内容を話し始めるのではなく、アイスブレイクを挟みましょう。
新人は特に、緊張して意見を述べられない場合もありますが、アイスブレイクにより発言しやすい雰囲気を作れます。
その後、議題を掲げ、営業会議の目標や役割を確認します。
アジェンダに沿った進行
営業会議はアジェンダに沿って進行します。
しかし、話が盛り上がり、時間を過ぎてしまう場合もあるでしょう。
全員がだらだら会議しないよう、時間を意識することが大切です。
時間内に収まらない場合は、次回に持ち越すなどして会議が長くなりすぎないようにしましょう。
クロージング
クロージングでは、質疑応答の時間を設けます。
会議時間が長引くほど質問が多い場合は、会議後に質問したり、メールで答えたりできるようアナウンスしましょう。
質問がなければ、決まったことを営業活動で実践できるよう会議を振り返り、決定事項を確認します。
また、次回の営業会議を開催する日程の決定、持ち越す内容の確認などをして会議を終了します。
営業会議をスムーズに進める3つのコツ
営業会議をスムーズに進めるコツは、以下の3つです。
- 時間を決めておく
- 議事録を作成する
- SFAツールを利用する
それぞれのコツについて詳細を解説します。
1.時間を決めておく
アジェンダにより営業会議の時間を細かく決めておくことが大切です。
時間を決めておかないとだらだらと時間が過ぎてしまう可能性があります。
アジェンダの時間に合わせ、会議を進行できるよう意識しましょう。
2.議事録を作成する
会議の内容をあとで振り返られるよう、議事録を作成することも大切です。
出席者の各自がメモを取っていたとしても、抜けがある場合もあります。
議事録を作成し、メンバー全員に共有しましょう。
3.SFAツールを利用する
SFAなどのツールを利用すれば、知りたい情報をすぐに出せます。
「そういえばあの数値はどうなっている？」と聞かれたときでも、SFAがあればすぐにチェックできるため、資料を探す手間を省けます。
SFAツールが知りたい方は以下の記事を参考にしてみてください。
営業会議の資料の作り方
営業会議に必要なものには、会議資料とアジェンダがあります。
ここでは2つの資料の作成手順やポイントを紹介します。
会議資料の作り方
営業会議で利用する資料の作り方を解説します。
資料の目的を整理する
資料作成の前に議題を把握し、資料の目的を整理しましょう。
資料の目的が議題からずれると、意味のない資料になってしまいます。
何のための資料を作らなければならないのかを確認し、資料の目的やテーマを設定します。
5W2Hに合わせて情報をまとめる
伝える項目は「5W2H」に沿ってまとめましょう。
5W2Hとは、以下の全7つの項目を指します。
- Why（なぜ）
- What（何を）
- Who（誰が）
- Where（どこで）
- When（いつ）
- How（どのように）
- How Much（いくら）
5W2Hにあてはめ、具体的な内容を記載します。
ここで必要な情報、資料、数値があれば用意しましょう。
資料の構成を考える
資料の全体的な構成を考えましょう。
いきなり資料を作り始めると、あとで順番が変わったり必要な情報が足りなかったりして、作り直しが必要になることもあります。
相手に理解してもらいやすい構成例は以下の通りです。
- イントロ（課題の提示）
- ボディ（本題：解決策や提案、メリットなどの説明）
- エンディング（結論・まとめ）
- アペンディックス（補足資料）
資料を並べるだけでは、相手に理解してもらえない可能性があります。
上記の構成例をもとに、資料を作り込みましょう。
資料作成
作った構成に合わせて資料を作成します。
グラフや表などを利用し、見やすい資料を心がけることが大切です。
資料を作った後は、間違いがないか最終チェックを忘れずに行いましょう。
見やすい資料のポイントが知りたい方は以下の記事を参考にしてください。
アジェンダの作り方
アジェンダには、時間通りに会議を進める・会議の方向性が定まるといったメリットがあります。
ここではアジェンダの作り方を解説します。
会議の目的の明確化
アジェンダ作成前に「なぜ会議が行われるのか」という、営業会議の目的を明確化します。
目的には「ツール導入を承認してもらう」「課題解決」「成功事例の報告・共有」などがあげられます。
目的の明確化により出席者の選定や会議時間の設定など、的確なアジェンダを作ることが可能です。
議題を整理し時間配分を見積もる
議題を整理し、時間配分を見積もりましょう。
営業会議では、議題が2、3個ある場合もあるため、それぞれにどれくらいの時間が必要かを考えます。
アジェンダには、以下の内容を記載します。
- 会議名
- 開催日時
- 開催場所
- 出席者
- 会議の目的
- 議題（時間配分）
- 配布資料
営業会議の資料・アジェンダの無料テンプレートをご紹介
営業会議の資料を作ろうと思っても、何もないところから作るのは大変ですよね。
そのような方に、営業会議の資料・アジェンダの無料テンプレートをご紹介します。
営業会議の資料テンプレート
テンプレートを使えば、資料作りにかかる時間を削減できます。
営業資料に使えるテンプレートを入手できるサイトは以下の3つです。
bizocean：会議用テンプレート、「プレゼン」の書式テンプレート
経費削減実行委員会：会議資料テンプレート
Canva：プレゼンテーション
サイトには報告書、プレゼンなどさまざまな資料があるため、必要なものをダウンロードしてください。
アジェンダのテンプレート
アジェンダはテンプレートがあれば必要項目を埋めるだけでいいため、簡単に作れます。
アジェンダのテンプレートを入手できるサイトは以下の3つです。
BOXIL：会議のアジェンダのテンプレート
MicrosoftOffice：会議の議題
日本の人事部：会議のアジェンダ
どれも無料でダウンロードできるので、ぜひ利用してみてください。
効率的な営業会議で売上アップを目指そう
営業会議を効率的に行うには、事前の準備が欠かせません。
議題の決定、通知、アジェンダや資料の作成など事前の準備を適切にすることで、営業会議で無駄な時間を過ごすことも少なくなります。
今回ご紹介した進め方や資料作成の方法を参考に営業会議を実施し、売上アップを目指しましょう。
株式会社soraプロジェクトでは、テレアポやインサイドセールスといった営業の代行サービスを行っています。
テレアポやインサイドセールスのプロが営業を行うため、高品質な見込み顧客をフィールドセールスへとつなげることが可能です。
営業代行を利用したことがない方向けに、サービスの種類や内容、メリット・デメリットを解説した資料を無料で配布しています。
気になる方はぜひ、資料をご請求ください。
投稿者プロフィール
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1985年福岡生まれ
福岡発のインサイドセールス支援会社、soraプロジェクトの代表
スタートアップから外資大手まで700以上の営業支援プロジェクトの実績を持つ。
営業活動でお困りの会社様に
ターゲットリスト作成から見込み客育成、アポの獲得まで、新規開拓の実行支援が専門分野。
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