取引先管理システムとは｜導入メリットや主な機能、おすすめツールも紹介

取引先の所在地や連絡先などを一元管理できる「取引先管理システム」ですが、どのようなメリットや機能があるのか、懸念点はないのだろうかと悩むことは多いのではないでしょうか。

本記事では、取引先管理システムについて、導入メリットやデメリット、主な機能紹介、システムを選ぶ際のポイントやおすすめツールについても解説します。

ぜひ、自社の管理システムを見直して自社課題を解決し、適切な管理体制を構築しましょう。

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取引先管理システムとは

取引先管理システムとは、一般的に顧客管理システム（CRM）と呼ばれるものです。

主に、顧客や取引先の連絡先を集約し、関係構築を管理するために用います。
単に顧客情報を蓄積・保管しておくだけではなく、顧客とのコミュニケーションの記録や継続を行い、自社商材を永続的に購入してもらうためのマネジメント手法として取り入れられます。

また、自社へのコンタクト時期や方法から、顧客ニーズの分別や把握を適切に行えるため、各顧客にあわせたタイミングでアプローチが可能です。

取引先管理システムの主な7つの機能

本章では、取引管理システムの主な機能を7つ紹介します。

• 取引先管理機能
• 営業推進管理機能
• 外部サービス連携機能
• 問い合わせ管理機能
• メール配信機能
• ファイル共有機能
• 分析・レポート機能

それぞれ解説します。

1：取引先管理機能

1つめは、最も基本的な機能の取引先管理機能です。
具体的には以下の情報を蓄積・集約できます。

• 氏名や企業名、役職
• 連絡先
• 過去の問い合わせ履歴

顧客への対応やアプローチ、分析に役立つ重要な情報源です。

2：営業推進管理機能

2つめは営業の進捗を管理できる機能で、商談の状況を管理システム上でリアルタイムに確認できます。
各営業パーソンが情報を随時入力しリアルタイムで反映されるため、営業チームを取りまとめるリーダーや管理担当は、すぐに指示を出すことが可能です。

また、過去の対応履歴も閲覧できるため、急遽担当の変更があっても問題なく対応できることもメリットです。

3：外部サービス連携機能

3つめは、外部サービスの連携機能です。
例えば、GmailやOutlookなどのメールツール、SlackやChatworkなどのチャットツール、SNSなどの外部サービスとの連携ができます。

すでに自社で導入しているツールと連携可能な管理システムを選ぶのがポイントです。
またはシステムの導入とともに、社内コミュニケーションツールの抜本的な見直しを行うきっかけにしてもよいでしょう。

4：問い合わせ管理機能

4つめは、問い合わせ管理機能です。

メールやフォーム、電話からの問い合わせ内容を管理システムに蓄積できます。
仮に再度お問い合わせがあった際に、過去の問い合わせ内容を参照しながら対応することで、顧客ニーズの向上が可能です。

5：メール配信機能

メールアドレスを取得している顧客に対してメールマーケティングを実施できる機能です。
一斉メール送信や、一定期間後に配信するステップメールなどを自動で送信できるため、手間をかけずに顧客とコミュニケーションをとることが可能です。

6：ファイル共有機能

取引先管理システム自体をファイル共有のプラットフォームとして活用することも可能です。
機密性が高い情報も安全に管理できるため、情報漏洩にも対処できます。

7：分析・レポート機能

7つめは、分析とレポート機能です。

顧客の履歴や行動から傾向を分析し、レポート形式で出力できます。
分析結果をもとに、アプローチ内容を最適化することでより訴求力を高めることが可能です。

取引先管理システムの導入メリット

本章では、取引先管理システムの導入メリットを解説します。
主なメリットは以下の3つです。

• 情報を一元管理できる
• リアルタイムで管理できる
• 情報共有がスムーズにできる

それぞれ解説します。

情報を一元管理できる

最も大きなメリットの1つが、顧客情報を一元管理できる点です。
情報を一元管理することで、管理コストの削減や業務効率化につながることはもちろん、属人化を防ぐことにもつながります。

リアルタイムで管理できる

2つめの導入メリットは、リアルタイムで管理できる点です。
リアルタイムで管理できることにより、正確な情報を入手できるため、顧客へのアプローチやタイミングを見誤ることがなくなるでしょう。

また、意思決定をスピーディーにできる点もリアルタイム管理のメリットです。

情報共有がスムーズにできる

3つめは、情報共有がスムーズな点です。
同じシステムを社内で共有して使用するため、ツールが違うために起こる共有のしづらさを解消できます。

これにより、社内コミュニケーションの促進や、円滑な社内コミュニケーションにつながるでしょう。
社内の風通しが良ければ、より新たなソリューションにつながり、より効率的で創造性豊かに業務を遂行できます。

取引先管理システムのデメリットや懸念点

本章では、取引先管理システムのデメリットや懸念点を紹介します。
主な問題点は以下の3つです。

• コストがかかる
• 定着するまで時間がかかる
• 中長期てきな運用が必要

それぞれ解説します。

コストがかかる

まず1つめは、コストがかかることです。
導入の際には初期導入費用が、継続利用するためにはランニングコストが発生します。

ただし、自社の課題を解決するための必要経費だと考えることもできるでしょう。
そのためには、自社の規模や実際に使いたい機能を選別して、具体的な費用を把握しておくことがポイントです。

定着するまで時間がかかる

2つめの懸念点は、定着までに時間がかかる点です。
新しいシステムを導入すると、すべての従業員が使いこなすまで時間がかかります。

従業員が使いやすいシステムを導入することはもちろんですが、使い方講座や説明会を行う施策も必要です。
導入したシステムが使われずに形骸化してしまわないように気を付けましょう。

中長期的な運用が必要

最後の懸念点は、導入から活用までには中長期的な運用期間が必要な点です。
取引先管理システムを導入したからといって、すぐに結果に結びつくとは限りません。

その理由は、顧客情報を長期にわたり蓄積・収集してこそ真価を発揮できるツールのためです。
そのため、システムの結果を実際に感じるまでには導入からのタイムラグがあることを押さえておきましょう。

自社にあった取引先管理システムを選ぶ3つのポイント

本章では、どのような取引先管理システムが自社にあっているのか、システムを選ぶ際のポイントを紹介します。
主に注目したいポイントは以下の3つです。

• 自社に必要な機能があるかチェックする
• 使いやすさなど操作性をチェックする
• サポート体制があるのかをチェックする

それぞれ紹介します。

自社に必要な機能があるかチェックする

まずは、自社に必要な機能があるのかをチェックしましょう。
ここでの注意点は「機能が多い＝良いツール」ではない点です。

機能が多すぎると使いにくいシステムになり、利用費も高くなります。
自社が求める機能やサービスを事前に洗い出し、必要な分だけツールやサービスを導入しましょう。

使いやすさなど操作性をチェックする

2つめは、導入前に操作性を必ずチェックしておきましょう。
取引管理システムは日常的に触れるシステムのため、操作性は最も重要なポイントです。

画面のレイアウトやカスタマイズ方法、入力の簡易さやページ移管のスムーズさ、目的の情報までに最短でアクセスできるかなどを確認しておきましょう。

サポート体制があるのかをチェックする

最後のチェックポイントは、サポート体制の有無や期間です。
導入後、運用体制を確立するまでは、さまざまな問題に直面することは珍しいことではありません。

特に、社内にITに詳しい人材や担当者がいない場合は、サポート体制がしっかりと整っているシステムが安心です。
また、サポートサービスを活用して運用担当者に知識や運用ノウハウを蓄積すると効率良く活用できるでしょう。

取引先管理システムにおすすめのツール「iSe」

「iSe（インサイドセールスエンジン）」は株式会社soraプロジェクトが提供する取引先管理システムツールです。
見込み顧客の「課題解決欲」を育成し、成約までを一貫して管理できます。

「iSe」の主な機能は以下のとおりです。

• 企業リスト収集機能
• コールシステム機能
• 課題情報の分類・分析機能
• 課題別メルマガ送信機能
• Web商談機能

シンプルな機能ですが、毎日使うツールだからこそ使いやすさが大切です。
また、今後は他システムとの連携や、AIスコアリング機能、MA機能も実装予定のため、自社課題へ最短でアプローチできるでしょう。

サポート機能も充実しており、検討段階から実践、伴走支援まで、体制や現状に合わせて長くサポートがあるのもメリットです。
「iSe」について、より詳しく知りたい方は下記からご確認ください。

まとめ：取引先管理システムで自社の課題を最適化しよう

取引先管理システムは、取引先情報を一元管理できるマーケティングシステムの1つです。
取引先の情報を蓄積していくことで、より良好な関係性の構築や、ニーズに合ったマーケティング施策を手軽に実行できます。

ただし、導入コストやランニングコストが必要なほか、定着するまでに時間がかかる点が唯一の懸念点でしょう。
自社課題にあったシステムの選別を行い、シンプルな機能を厳選して導入することで、デメリットを感じずに導入可能です。

ぜひ、自社にあった取引先管理システムを導入して、自社課題の最適化を行いましょう。

株式会社soraプロジェクトでは、取引先管理システム「iSe」の提供や、インサイドセールスの営業代行を行っています。
営業に課題を感じている方は、お問い合わせよりご相談ください。