目次
企業名や住所、連絡先、購入履歴などさまざまな情報を総称して顧客情報と呼びます。
顧客情報を適切に管理し、分析に利用できれば、顧客に合ったアプローチが可能になり、売上の向上が期待できます。
しかし、管理する方法がわからない方や、管理するツールを知りたい方もいるでしょう。
そこで本記事では、顧客情報を管理するメリット管理する方法を解説します。
また、無料で使えるツールをご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
なお、株式会社soraプロジェクトでは「SFAの運用が成功した時にやった4つのこと」をまとめた資料を無料で配布していますので併せてチェックしてみてください。
顧客情報とは？
顧客情報とは、住所や氏名、連絡先など顧客のさまざまな情報のことです。
顧客情報には、個人情報だけでなく、取引履歴や購入履歴などの情報も含まれます。
BtoB、BtoCでは取り扱う顧客情報が異なり、BtoBでは企業情報や資本金、担当者の連絡先、BtoCでは氏名や住所のほかに、趣味や家族構成などが含まれる場合もあります。
これらの情報は、マーケティングや営業戦略として役立てることが可能です。
顧客情報の管理に必要な項目
顧客情報に必要な項目には、以下のようなものが挙げられます。
| BtoB | BtoC |
|---|---|
| 企業名 住所 電話番号 業種 資本金 売上 企業規模 担当者名 担当部署名 | 氏名 生年月日 住所 性別 電話番号 メールアドレス 職業 家族構成 趣味 |
このほかに、問い合わせ内容や取引履歴、購入履歴などの項目を入れておくと、顧客に合ったアプローチや顧客分析が可能になります。
顧客情報を管理するメリット
顧客情報を適切に管理することは、企業にメリットを与えます。
ここでは、顧客情報を管理するメリットを解説します。
情報共有が容易になる
顧客情報がバラバラに保存されていたり部署ごとで違うツールを使っていたりすると、情報共有をするのに時間がかかってしまうでしょう。
顧客情報を一元管理すれば、情報共有がスムーズにできるようになります。
クラウド型であれば外出先でも必要なデータを入力でき、共有も容易にできます。
作業が効率化する
顧客情報が管理されていないと、必要な顧客のデータを探すのに時間がかかってしまいます。
顧客情報を一元管理すれば情報の検索が容易になるため、手間や時間もかからず、作業の効率化につながります。
顧客分析ができる
顧客の情報を蓄積していけば、顧客の行動を分析でき、その結果により顧客へのアプローチの改善や売上の拡大につなげられます。
顧客情報に顧客からのフィードバックや問い合わせ内容を記録すれば、製品やサービスの品質向上も期待できるでしょう。
顧客情報を管理する5つの方法
顧客情報を管理するツールにはさまざまあります。
ここでは、5つのツールを紹介するので、参考にしてください。
名刺管理ツール
名刺管理ツールとは、名刺の情報をデータ化し、管理するツールです。
社内の人脈を可視化でき、バラバラになっている情報を一つにまとめて管理できるようになります。
SFA（営業支援システム）
SFAとは、営業支援システムのことです。
営業活動を支援するためのツールで、顧客情報の管理だけでなく、取引履歴や案件の管理、行動履歴なども管理できます。
CRM（顧客関係管理）
CRMとは、顧客関係管理のことです。
成約した顧客の情報を管理し、良好な関係を構築するために利用されます。
Excel（エクセル）
Excelははじめからパソコンにインストールされている場合が多いため、費用をかけずに顧客管理ができます。
必要な項目を入力したり、データベース化やプルダウン機能を入れたりして、管理用シートを作っていきましょう。
Excelを使った顧客リストの作り方が気になる方は、以下の記事を参考にしてください。
営業代行会社
顧客管理を代行してくれる営業代行会社に依頼するのも一つの方法です。
営業代行会社を使えば、顧客管理にかかわる業務をすべて任せられます。
無料で使えるクラウド型の名刺管理ツール2選
名刺を取り込むツールがあれば、面倒な入力作業をしなくてすみます。
ここでは、無料で使えるクラウド型の名刺管理ツールを2つ紹介します。
HubSpot 名刺スキャナー
HubSpot 名刺スキャナーは、数秒で名刺情報を取り込み、コンタクトとしてCRMに登録できる無料ツールです。
スマートフォンアプリで利用できるので、社外でも名刺の登録がすぐにできます。
学習機能がついているので、使えば使うほどスマートになっていくのも魅力です。
ダウンロードすればすぐに使え、無料で使い続けられるので、顧客管理の初期ステップとしておすすめです。
HubSpot名刺スキャンの使い方を知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
Eight
出典：Eight
Eightでは、無料の名刺アプリをダウンロードできます。
名刺を撮影するだけで情報を管理でき、名前や会社名などで検索も可能です。
アプリを入れている同士であれば、お互いのスマートフォンをかざすだけで名刺交換ができる機能もついています。
Eightで交換したデジタル名刺であれば、昇進や異動、転職などの情報が自動で更新されます。
無料で使えるクラウド型のCRMツール2選
顧客との良好な関係を築くためのCRMツールにもさまざまあります。
ここでは、無料で使えるCRMを紹介します。
HubSpot CRM
出典：HubSpot CRM
HubSpot CRMは無料で顧客管理ができるツールで、営業活動の追跡・分析、コンタクト管理などのSFA機能もついています。
最大100万件のコンタクトを登録でき、ユーザー数とストレージ容量は無制限です。
他にも、Eメールのトラッキングと通知、ミーティングスケジュール設定、Webチャットなどの機能が無料で使えます。
HubSpotには無料のHubSpot 名刺スキャナー、有料版のSales Hub（SFAの役割を持つ）やMarketing Hub（MAの役割を持つ）などもあり、連携して使えるのも魅力です。
HubSpotを詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
Ambassador Relations Tool
Ambassador Relations Toolには無料プランがあり、クラウド型にて顧客管理が可能です。
CRM機能以外にも、MAやメールマーケティング、NPS計測、顧客の分析機能が利用できます。
顧客総数は10,000人、1回あたりの送信可能メール数は10,000通まで可能です。
顧客管理をマーケティングに活用したい方におすすめのサービスです。
無料トライアルのあるクラウド型のSFAツール2選
SFAは、営業活動を効率化したい方には欠かせないツールです。
ここでは、無料で使えるSFAツールを紹介します。
GrooForce 980
GrooForce 980は、2IDまで無料で利用できるSFAツールです。
顧客情報、営業情報、スケジュールを一元管理し、営業活動をサポートしてくれます。
GrooForce 980は、営業マンが数名の小規模事業者から数十名～100名規模の中堅企業に向けて作られたツールです。
まずは無料から利用してみてはいかがでしょうか。
Zoho CRM
出典：Zoho CRM
Zoho CRMは、CRMとSFA機能のついたツールです。
有料ではありますが、15日間は無料トライアル期間があるので、気になっている方は試しに利用してみましょう。
直感的で使いやすいインターフェイスにこだわっているため、誰にでもすぐに使えるところが魅力です。
また、ノーコード・ローコードを採用し、ドラッグ＆ドロップで自社に合ったCRMにカスタマイズできます。
顧客情報管理における4つのポイント
顧客情報を管理するために気をつけなければならないことがあります。
ここでは、顧客情報を管理する際の4つのポイントを解説します。
情報漏洩に気をつける
顧客管理では個人情報を取り扱うため、セキュリティ面でのリスクがあります。
特に、ExcelやGoogleスプレッドシートだと、データを簡単に社外に取り出せるため注意が必要です。
情報が流出してしまうと、会社の信用にもかかわってきます。
一元管理する
一元管理とは、データを一カ所にまとめて管理することです。
情報がバラバラに管理されていると、別のデータを探したり開いたりするのに手間がかかります。
ExcelやGoogleスプレッドシートなどで情報管理をする場合は、一つのシートにまとめることが大切です。
ルールを作る
顧客情報を管理しやすくするためにルールを作ることが大切です。
例えば、入力形式が人によって違うと、他の人が見たときにすぐに理解ができず、時間がかかってしまうでしょう。
また、顧客データが重複する可能性もあります。
顧客情報の管理をする場合は、まず、入力規則や管理方法などのルールから制定しましょう。
自社・使うシーンに合ったツールを使う
ツールには、名刺ツールやCRMなどさまざまなものがあります。
マーケティングで使うのか、営業で使うのかによって利用するツールが異なります。
また、自社が抱えている課題を解決するための機能を有しているツールを選ぶ必要があるでしょう。
まずは、どのような課題を解決したいのかを見極め、自社に合ったツールを選びましょう。
顧客情報を適切に管理して業務効率化につなげよう
顧客情報を管理できれば、部署を超えて情報共有が可能になり、作業効率化につながります。
また、顧客分析をすれば、顧客の履歴情報から必要なアプローチを取ることも可能です。
顧客情報を管理するツールは、Excelや名刺管理ツールなどさまざまなものがあります。
自社で適切に情報管理できるツールを利用し、業務効率化につなげましょう。
営業の顧客を管理するのが大変だと感じている方は、営業代行会社に依頼するのもおすすめです。
株式会社soraプロジェクトでは、テレアポやインサイドセールスの営業代行やSFA導入支援、企業リスト販売などのサービスを行っています。
BtoBへの顧客管理を始めたい方は、お気軽にお問い合わせください。
また、営業代行サービスのメリット、内製化との比較などをまとめた資料を無料で配布しています。
気になる方は、ぜひダウンロードしてください。
投稿者プロフィール
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1985年福岡生まれ
福岡発のインサイドセールス支援会社、soraプロジェクトの代表
スタートアップから外資大手まで700以上の営業支援プロジェクトの実績を持つ。
営業活動でお困りの会社様へターゲットリスト作成から見込み客育成、アポの獲得まで、新規開拓の実行支援が専門分野。
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