目次
営業を行ううえで、名刺をリスト化して活用することは欠かせません。
名刺をそのまま管理していると、必要なデータを探すのに手間がかかったり情報を活かしきれなかったりする場合もあるため、名刺のリスト化は重要だといえます。
本記事では、名刺をExcel（エクセル）でリスト化する方法や無料テンプレートを紹介します。
また、Excel以外の管理方法も紹介するので、ぜひ参考にしてください。
なお、株式会社soraプロジェクトでは「テレアポの評価基準設定と改善方法」を無料で配布していますので併せてチェックしてみてください。
名刺管理をするメリット
名刺を管理すれば以下のようなメリットが得られます。
- 企業の財産になる
- 業務効率化につなげる
- 営業活動に活かせる
ここでは、それぞれの詳細を解説します。
企業の財産になる
名刺には、取引先の情報が書かれているため、企業の財産になります。
企業の住所や連絡先が書かれているだけで、財産ほどにはならないのではと思う方もいるかもしれません。
しかし、同企業の複数の名刺を見ることで、組織体系を把握できる可能性もあります。
別部署の名刺を利用すれば、接点のなかった相手に営業をかけることもできるでしょう。
業務効率化につながる
名刺だけで管理していると、名刺を探すのに手間と時間がかかってしまいます。
名刺を適切に管理していれば、参照したい情報をすぐに検索できるため業務効率化が可能です。
また、名刺管理を徹底すれば営業の重複も防げ、相手企業に迷惑をかける恐れも減らせるでしょう。
営業活動に活かせる
名刺の情報を管理できるようにすれば、それを営業活動に活かせます。
名刺交換したときに相手から得られた情報をメモしておけば、次に会ったときに話題にでき、打ち解けられる可能性が高まります。
また、話から得られた相手企業の情報から、営業のアプローチ方法を見極めることも可能です。
名刺をExcel（エクセル）でリスト化する手順
名刺の情報を無料でリスト化したいなら、Excelを利用するのがおすすめです。
ここでは、Excelを使ってリスト化する手順を解説します。
項目を決める
名刺のリストを作る前に、項目を決定しましょう。
項目をあとから追加するとなると、入力し直さなければならなくなり、手間がかかるため、リスト作成前に決めておくことが大切です。
リストに入れるべき項目には、以下のようなものが挙げられます。
- 企業名
- 住所
- 電話番号
- 業種
- 担当者名
- 担当部署名
顧客の行動を分析するために、過去の購買履歴や問い合わせ内容などを入れておくことも重要です。
列に項目を入力する
あらかじめ決めておいた項目をExcelの列に入力していきます。
項目を行、つまり縦に入力すると、Excelの機能をうまく使えないので注意しましょう。
また、項目は隙間なく入力することも機能をうまく使うためのポイントです。
見やすいリストを作りたいなら、セルの大きさや色を変えるといいでしょう。
フィルタ機能やウィンドウ枠の固定など、機能を付けるとより使いやすくなります。
情報を入力する
項目が入力できたら、名刺の情報を入力していきましょう。
進捗状況や問い合わせ内容などの項目は人によって書き方が変わる可能性がありますが、その場合、検索がしにくくなります。
入力規則を設定し、入力内容も統一しておくと、入力ミスや表記ゆれを減らせます。
Excelリストの作り方や便利な機能を詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
名刺管理の無料Excelテンプレート
名刺リストを一から作るのは大変です。
しかし、テンプレートがあれば、入力するだけでいいので楽にリストが作れます。
ここでは、無料のExcelテンプレートを3つ紹介します。
Microsoft
Microsoftでは、Excelの顧客管理表を無料で配布しています。
必要事項を入力するだけで、すぐにリストが利用できます。
フィルタ機能もついているので、情報の検索も可能です。
他にも、営業計画書や企画書など、さまざまなテンプレートが配布されています。
業務用テンプレート
業務用テンプレートでは、シンプルな名刺管理テンプレートを無料でダウンロードできます。
会社名や部署名、役職名など項目が入力されているExcelが2種類あります。
必要に応じて、列を挿入して項目を追加することも可能です。
Excel Form
Excel Formでは、入力フォームを利用して簡単に顧客情報が登録できるテンプレートを配布しています。
郵便番号から自動で住所を割り出せるため、入力の手間が省けるのがメリットです。
必要な情報もすぐに取り出せるので便利に使えるでしょう。
Excelで名刺管理をするデメリット
Excelのメリットには、「費用がかからない」「オフラインで利用できる」などが挙げられますが、デメリットもあります。
ここでは、Excelで名刺管理をするデメリットを解説します。
複数人で同時に入力できない
Excelはオフラインで利用できますが、複数人で同時に入力できない点がデメリットです。
複数人で分担できないので、リストを作るのに時間がかかってしまうでしょう。
また、顧客が多い場合は一度に更新ができないため、入力を忘れる恐れもあります。
データ履歴が残らないため、間違ってデータを上書きすると元に戻せなくなる点に注意してください。
データが重くなる
入力するデータが多くなるほど動作が重くなる可能性もあります。
顧客が増えると、さらに入力に時間がかかってしまうため、Excel以外の管理方法を探す必要性が出てくるでしょう。
情報漏洩の危険がある
Excelのデータは、USBメモリに移したりメールに添付したりして簡単に外に情報を持ち出せてしまいます。
また、データが紛失してしまう恐れもあるでしょう。
故意でなくても、操作ミスにより一部を削除したり、データを誤送信してしまったりするケースも考えられます。
個人情報が流出してしまうと、会社の信用を失いかねません。
Excel以外の名刺管理方法
Excelで名刺管理をするのが不安な場合は、Googleスプレッドシートやアプリなどを利用するのがおすすめです。
ここでは、Excel以外の名刺管理の方法を4つ紹介します。
Googleスプレッドシート
Googleスプレッドシートは、Googleが提供しているクラウド型の無料サービスです。
Excelとほぼ同じように利用でき、オンラインで利用できるため、インターネットにつながっていれば、どこからでも編集できます。
オンライン上で更新したデータは自動で保存されるので、保存し忘れてデータが消える心配がありません。
同時編集もできるため、顧客が増えても対応できます。
ただし、データが多くなると動作が重くなる点に留意しましょう。
アプリ
アプリを使えば、名刺をスマートフォンやタブレットで撮影し、情報を簡単にデータ化して保存が可能です。
「電話やメールと連携できる機能」や「昇進や転職などで名刺に変更があると通知が届く機能」など、アプリによってさまざまな機能が搭載されています。
AIを利用し、複数枚の名刺を同時に認識・データ化できるアプリもあります。
クラウド型ソフト
クラウド型ソフトは、名刺のデータをインターネット上に保管する方法です。
インターネット上に保存されているので、外出先からでもインターネット環境があれば確認や編集できます。
他部署の人とリアルタイムに情報共有もできる点もメリットです。
名刺データを一元管理できるので、探したい情報を簡単に検索できます。
営業代行
名刺管理が大変だと感じているなら、営業代行会社に依頼するのも一つの方法です。
営業代行会社に依頼すれば、名刺管理を任せられるだけではなく、営業の課題を解決してくれます。
名刺管理の大変さだけでなく、営業の成績が伸び悩んでいると感じている場合は、営業代行を利用するのもおすすめです。
【無料】エクスポート機能のある名刺管理ソフト・アプリ3選
Excelで名刺管理をするには、入力作業が必要なため時間と労力がかかります。
エクスポート機能のある名刺管理ソフトやアプリを使えば、入力の手間が省けるためおすすめです。
ここでは、エクスポート機能のある名刺管理ソフト・アプリを紹介します。
WANTEDLY PEOPLE
WANTEDLY PEOPLEは、400万人に利用されている名刺管理アプリです。
スキャンしたデータから、相手に関連する情報をその場で検索できます。
【特徴】
- 同時に10枚の名刺を即時にデータ化・連絡帳に追加できる
- 名前や企業名、部署、学校名などから情報検索が可能
- 連絡先をCSVで保存
- データを他のサービスからインポート
- スマートフォンの連絡先と同期
- 昇進や転職などでプロフィールを更新した情報を確認できる
my Bridge
出典：my Bridge
my Bridgeは、月額無料から始められる名刺管理アプリです。
名刺や会社名、部署などからキーワードで簡単に必要な情報を検索できます。
【特徴】
- 共有名刺帳で社内の名刺を一括管理できる
- Excelファイルでダウンロード可能
- Googleの連絡帳に保存できる
- オンライン名刺の利用
- LINEやメールなどで簡単に名刺共有
- 着信時に名刺情報を表示
- 他の名刺管理サービスに登録した名刺データの移行
Eight
出典：Eight
Eightは、スマートフォンをかざすだけで名刺交換できるアプリです。
名刺を撮影してデータ化・管理できる機能もついています。
【特徴】
- 名前、会社名、部署、役職で簡単検索できる
- 異動・昇進・転職などの近況情報が届く
- パソコンでも利用可能
- QRコードやURLによりデジタル名刺を渡せる
名刺管理で営業活動を効率化しよう
名刺を管理すれば、その情報を会社の財産として営業活動に利用できます。
名刺リストを活用し、参照したい情報がすぐに見つけられたり、社内でのスムーズな情報共有ができたりと業務効率化につながります。
Excel以外にも、Googleスプレッドシートやアプリを使って名刺をリスト化する方法があるので、自社に適した方法で名刺を管理しましょう。
名刺管理に困っているだけでなく、営業自体に課題を感じているなら、営業代行を利用するのもおすすめです。
株式会社soraプロジェクトでは、テレアポやインサイドセールスの営業代行やSFA導入支援、企業リスト販売などのサービスを行っています。
BtoBへの顧客管理を始めたい方は、お気軽にお問い合わせください。
また、営業代行サービスのメリット、内製化との比較などをまとめた資料を無料で配布しています。
気になる方は、ぜひダウンロードしてください。
投稿者プロフィール
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1985年福岡生まれ
福岡発のインサイドセールス支援会社、soraプロジェクトの代表
スタートアップから外資大手まで700以上の営業支援プロジェクトの実績を持つ。
営業活動でお困りの会社様へターゲットリスト作成から見込み客育成、アポの獲得まで、新規開拓の実行支援が専門分野。
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