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顧客管理システム（CRM）とは？自作する方法や無料ツールをご紹介

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顧客管理システム（CRM）とは、顧客との良好な関係を構築するものであり、顧客情報を効率よく管理できるシステムです。
顧客管理システムを利用すれば顧客の管理が容易になるだけでなく、データ分析により顧客に合ったアプローチが可能になり、売り上げの向上につなげられます。

本記事では、顧客管理システムを自作できるツールや無料で使えるCRMツールを紹介します。
顧客管理システムのメリットやツールを選ぶポイントも解説するので、ぜひ参考にしてください。

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顧客管理システム（CRM）とは？

顧客管理システム（CRM）とは、顧客情報を一元管理するツールのことです。
顧客管理システムを利用すれば、蓄積されたデータの分析により、見込み顧客に合ったアプローチが可能になります。

顧客管理システムツールを導入すれば、以下のような機能を利用できます。

  • メールマガジンの配信
  • 問い合わせ管理
  • 外部サービス連携
  • 分析・レポート作成

ツールによって機能は異なるため、自社でニーズのある機能が入っているものを選ぶことが大切です。

顧客管理システムを自作できるツール

CRMツールを使うと費用がかかるため、自作したいと考える方もいるでしょう。
ここでは、顧客管理システムを自作できるツールを紹介します。

Excel（エクセル）

Excelは、学校で使用することもあるため、誰にでも使えるツールです。
顧客管理に必要な項目を入力すれば、顧客管理システムとして利用できます。

ただし、Excelは複数の人と同時に編集ができない点に注意してください。
また、データ履歴が残せない点もデメリットに挙げられます。

Googleスプレッドシート（クラウド型）

データの共有をしたい・同時に複数人で入力したい場合は、Googleスプレッドシートを利用するのがおすすめです。
GoogleスプレッドシートもExcelと同じように入力ができるため、必要な項目を入れて顧客管理システムを作れます。

ExcelやGoogleスプレッドシートで顧客管理をする際の注意点

ExcelやGoogleスプレッドシートを使えば、費用をかけずに顧客管理できますが、気をつけなければいけないこともあります。
ここでは、具体的な注意点を解説します。

一から作らなければならない

ExcelやGoogleスプレッドシートを使って顧客管理をする場合、項目を入れて一から作らなければなりません。
適当に項目を入れてしまうと、必要な情報が足りず、顧客の行動分析ができなくなるケースもあるでしょう。

ExcelやGoogleスプレッドシートを使って顧客管理をする場合は、入力項目の選定が重要になります。

情報漏洩のリスクがある

ExcelやGoogleスプレッドシートを使う場合は、セキュリティに気をつけなければなりません。
USBメモリに移したりメールに添付したりすれば、簡単に社外へ情報を持ち出せてしまうため、情報漏洩のリスクがあります。

アクセス権の設定が細かくできない点もデメリットです。
部署や役割で閲覧できる箇所を変えたい場合には、CRMツールを利用するのがよいでしょう。

データ分析には知識やスキルが必要

データ分析をするためには、関数やマクロなどの知識やスキルが必要です。
スキルがない場合には、使えるようになるまで時間がかかってしまうでしょう。

また、スキルのある人しか使えない場合、作業が属人化する恐れもあります。

情報量が多いほどデータが重くなる

ExcelもGoogleスプレッドシートも、情報量が多くなると入力する際や開くときに時間がかかってしまいます。
顧客情報の入力が増えると、作業自体も大変になるでしょう。

顧客情報が多い場合は、ツールを利用するのがおすすめです。

CRMツールを利用するメリット

CRMツールを使うと費用がかかってしまいますが、メリットもあります。
ここでは、顧客管理システムツールを利用するメリットを解説します。

業務効率化につながる

ツールを利用すれば、システムを一から作らなくて済むだけでなく、必要なときに簡単に情報を検索できます。
また、ツールによってレポート作成機能やメール配信機能がついているものもあるため、業務効率化が可能です。

部署を超えてリアルタイムに情報共有できるのもメリットに挙げられます。

データ分析をもとに顧客に必要なアプローチができる

ExcelやGoogleスプレッドシートを使う場合、自分でグラフや表、マクロなどによりデータを分析しなければなりません。
しかし、CRMツールなら分析機能があるため、簡単にデータ分析できます。

分析結果により顧客のニーズに合わせた提案ができるため、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。

無料で使える顧客管理システムツール4選

費用をかけたくないからといって、ExcelやGoogleスプレッドシートなどで一から顧客管理システムを作るのは大変です。
ここでは、運用コストをかけずに無料で使える顧客管理システムを紹介します。

HubSpot CRM（アプリあり）

出典：HubSpot CRM

HubSpot CRMは、無料で顧客管理ができるツールです。
CRM機能だけでなく、営業活動の追跡や分析、コンタクト管理など、SFAの機能もついています。

アプリもあるので、外出先での入力も可能です。
HubSpotには、有料版でMarketing Hub（MAの役割を持つ）、Sales Hub（SFAの役割を持つ）などもあり、CRMと連携して使えます。

また、HubSpotには無料の名刺スキャンアプリもあります。

HubSpotを詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。

関連記事HubSpotの料金とサービス詳細とは？無料でできることもご紹介

Fullfree

出典：Fullfree

Fullfreeは、無料でダウンロードして自由に使えるツールです。
自分で顧客管理システムを自由にカスタマイズでき、自社独自の顧客管理システムや会員管理システムを作れます。

また、表の種類や項目、他の表との関連付け、計算内容、帳票など、すべて自由に設定できます。
デスクトップアプリとして使えるクラウド型ツールなので、データベースの共有や同時編集も可能です。

Ambassador Relations Tool

出典：Ambassador Relations Tool

Ambassador Relations Toolは、CRMだけでなく、MA、メールマーケティング、NPS計測、顧客の分析機能を有したツールです。
クラウド型なので、部署を超えた情報共有も可能です。

フリープランでは、顧客総数10,000人、1回あたりのメール送信は10,000通まで利用できます。
また、クラウドプラン、クラウドBプランと、段階的に有料プランが用意されています。

フリーウェイ顧客管理

出典：フリーウェイ顧客管理

フリーウェイ顧客管理は、3ユーザーまでなら、1,000データまで利用できる無料ツールです。
シンプルな画面デザインで、操作しやすいのが特徴です。

ExcelやGoogleスプレッドシートのファイルを活用し、すぐにデータベースを作成・共有できます。
項目を自由に設定できるので、顧客の管理だけでなく、従業員や商品、備品などの管理も可能です。

無料トライアルがある顧客管理システムツール2選

無料トライアル期間のあるツールなら、使い勝手を試したうえで導入できます。
ここでは、無料トライアルのある顧客管理システムを紹介します。

Sales Cloud

出典：Sales Cloud

Sales Cloudは、営業活動を支援するAI搭載型のCRMで、30日間のトライアル期間を設けています。
Sales Cloudを基本にして、収益の最適化やセールス向けアナリティクスなど、自社に最適な営業ソリューションを組み立てられるのが特徴です。

見込み顧客の獲得から商談成約までを管理し、営業予測の精度を向上させられます。
また、レポート・ダッシュボードを活用し、営業状況をリアルタイムに可視化できます。

Mazrica

出典：Mazrica

Mazricaは、GmailやSlack、freeeなどとも連携できるツールです。
AIを搭載しており、案件のリスク分析や類似案件を直接アドバイスしてくれます。

OCR機能を使えば、名刺、議事録のスキャン、自動文字起こしが可能です。
各担当の進捗状況を直感的に共有できる案件ボードがあるので、営業組織のリモートワークもスムーズです。

CRMツールの選び方のポイント

CRMツールにはさまざまあり、機能も異なります。
ここでは、CRMツールを選ぶポイントを解説します

必要な機能があるか

ツールに、自社の顧客管理に欠かせない機能が搭載されているかを優先して確認しましょう。
自社で業務を行う際のイメージを具体化しておく必要があります。

ツール選びに進む前の段階で、優先度も付けながら洗い出しておくとよいでしょう。

使いやすいか

ツールの使いやすさも重要なポイントです。
操作性が高いものであれば、導入してすぐに利用でき、教育の時間を削減できます。

無料で利用できるツール、もしくは無料トライアルのあるツールを使って操作性を確かめるのがおすすめです。

他のシステムと連携できるか

現時点で、MAやSFAツールを利用しているなら、導入を検討しているツールと連携できるかを確認しておきましょう。
他のシステムと連携できれば、部署間で情報のやり取りの必要がなく、業務効率化が可能になります。

SFAやMAが気になる方は、以下の記事を参考にしてください。

関連記事SFAとは？CRMとの違いや正しい意味・導入のメリットを解説！

顧客管理システムを導入して業務を効率化しよう

顧客管理システムを導入すれば、顧客情報の管理が容易になり、業務効率化が可能です。
また、データ分析機能を使えば、顧客に合ったアプローチができるため、売り上げの向上につなげられます。

CRMツールにはさまざまあるので、自社に合った機能を見極め、導入を決定しましょう。

株式会社soraプロジェクトでは、HubSpot Sales Hubの導入支援をしています。
SFAツールの導入に不安を感じている方は、soraプロジェクトへご相談ください。

また、リード獲得を加速させる方法をまとめた資料を無料で配布しています。
気になる方はぜひ資料をご請求ください。

投稿者プロフィール

樋口 裕貴
樋口 裕貴
1985年福岡生まれ
福岡発のインサイドセールス支援会社、soraプロジェクトの代表
スタートアップから外資大手まで700以上の営業支援プロジェクトの実績を持つ。
営業活動でお困りの会社様へターゲットリスト作成から見込み客育成、アポの獲得まで、新規開拓の実行支援が専門分野。