相見積もりとは？失礼にならないマナーと依頼メールの例文を徹底解説

相見積もりは、経費のムダや取引上のトラブルを防止するために欠かせない業務です。
しかし、相見積もりを依頼するには、基礎知識やマナーが欠かせません。

本記事では、相見積もりの失礼にならないマナーや注意点を詳しく解説します。
依頼や交渉時のメール例文もあわせて解説するため、自社に合った取引先を見極めたい方は、ぜひ最後までご覧ください。

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【基礎知識】相見積もりとは

相見積もりとは、複数の業者に見積書を依頼し、納期や価格などを比較することです。
見積書を比較すればプランや条件の違いが明らかになり、適正な発注につながります。
また、複数の見積書を比較すれば、不自然な価格設定や条件に気づけるため、適切な条件を見極められます。

この章では、相見積もりの基本的な知識を解説するので、見積依頼の参考にしましょう。

1.相見積もりは「あいみつ」とも言われる

多くの企業では、相見積もりはあいみつと略されます。
あいみつを使った例文は以下の3つです。

• リストの業者にあいみつを依頼してください
• 今週中にあいみつをお願いします
• 合計金額が〇円以上はあいみつが必要

あいみつは、企業が活用する商品・サービスを選択する際の大切な業務です。

2.英語での相見積もり表現方法

相見積もりの英語表記は、競争・競合を意味する「Competitive」の後ろに下記の2語を加えて表現できます。

• 入札を意味する「Bid」を使う
• 見積もり・相場を意味する「Quote」を使う

また、具体的な英語の例文は以下のとおりです。

近年では、グローバルな企業も増えているため、英文での使い方も覚えておきましょう。

3.相見積もりと合い見積もりは同義

相見積もりと合い見積もりは、いずれも正しい表記です。
ただし、社内での表記は統一しましょう。
なぜなら、表記がまちまちでは混乱を招く可能性があるためです。

相見積もりと合い見積もりの表記は、企業によって異なりますが、一般的には「相見積もり」が使用されています。

4.相見積もりは失礼ではない

相見積もりは、ほとんどの業界で実施されており、失礼な行為ではありません。

相見積もりによって複数の業者が失注することを申し訳なく思い、見積もり依頼を躊躇してしまうのは、本質的ではありません。
相見積もりの必要性は業者も理解しており、商品・サービスの改善に活用されます。

相見積もりは、業者と取り引きする上でメリットがあるために生じた手法です。
相見積もりのメリットは、次章で解説します。

相見積もりの3つのメリットとは

相見積もりは、業者との取り引きで生じる可能性のあるさまざまなリスクを回避するための手法です。
どのようなリスクを回避できるのかは、相見積もりのメリットを知ることで判明します。

本章では、相見積もりの3つのメリットを解説します。

メリット1.適正価格を把握

相見積もりによって複数業者を比較する中で、市場価格を把握できます。

市場価格は購入する規模や時期によって異なるため、明確な値はありません。
相見積もりを実施して、はじめて平均値を割り出せます。

メリット2.相手の対応を確認

相見積もりは、やりとりから相手業者との相性を確認できるのもメリットです。
相見積もりのやりとりからは、対応力の高さやレスポンスの早さがわかります。

商品・サービス購入後のことも考慮すると、業者との相性を確認するのは大切です。

メリット3.適正な取引を実施

相見積もりは、企業の透明・公正な取り引きを実現するために必須です。
その理由は、主に下記の2つです。

• 購入担当者による特定業者との不公正な取り引きを防止できる
• 悪徳業者との取り引きを防止できる

相見積もりで業者を比較するときは、正当性を証明できる明確な要素を探し、コーポレートガバナンスを守りましょう。

相見積もりの5つのマナーとは

相見積もりは失礼な行為ではないものの、互いに不快な思いをしないためのマナーも存在します。
業者との関係性を壊さないために、マナーを守って相見積もりを実施してください。

本章では、相見積もりの5つのマナーを解説します。

マナー1.相見積もりと伝える

相手の業者の勘違いを防ぐために、事前に相見積もりであることを伝えてください。
相見積もりと伝えなかった場合は、業者が受注確定と考えて準備を進めてしまうリスクが想定されます。

相手業者との関係保持や発注トラブル防止のためにも、相見積もりと事前に伝えることが重要です。

マナー2.同条件で相見積もり

異なる条件での相見積もりでは比較・検討ができません。
なぜなら、条件に応じて見積書の内容が変わり、公平な比較ができないためです。

依頼中に条件や発注数が変更になった場合は、相見積もりを依頼したすべての業者に、変更内容を同時に伝えます。

マナー3.見積書の納期を伝達

相見積もりの際は、比較・検討する予定日から逆算して見積書の納期を策定・伝達します。
納期を設定することで、公平性のある比較・検討ができます。

見積書の納期の目安は最低でも一週間です。
見積書の納期を一週間以内に設定したケースでは、業者の対応が間に合わない可能性があります。

マナー4.見積書の内容を漏らさない

見積書には、製品の金額や手数料など、社外秘となるレベルの情報が記載されています。
そのため、外部に見積書の内容を漏らす行為はやめましょう。

例えば、見積書を競合他社に提示しての値引き交渉はもってのほかです。
見積書の情報漏えいは、作成を依頼した業者からの信頼を損ねてしまいます。

マナー5.見積書の期限内に回答

相見積もりで獲得した見積書には、ほとんどの場合に回答期限が設けられています。

相見積もりの回答は、受注業者・失注業者の双方に対して実施します。
失注業者への連絡は気が引けますが、連絡をしなければマナー違反になると覚えておきましょう。

相見積もりを依頼する際の流れ

相見積もりを依頼する際の流れは、以下の5工程です。

1. 目的や条件を洗い出す
2. 見積依頼する企業を選定する
3. 見積依頼する
4. 結果を比較・条件交渉する
5. 契約先を選んで結果を通知する

比較・検討を進める段階では、条件や金額の交渉が必要な場面もあります。
条件や金額を交渉するときは、相手の事情をくみ取り、互いに納得できるように話しあうことが大切です。

1.目的や条件を洗い出す

相見積もりを依頼する際は、まずプロジェクトの目的や業者の選定基準を明確化しましょう。
プロジェクトに必要な要件や取引先に期待する役割、実現したい条件などをリストアップしておけば、相見積もりから適切な取引先を選定できます。

具体的には、次の目的や条件を洗い出しましょう。

• プロジェクトの目的
• 必要な要件と条件（予算や納期を含む）
• 避けたい条件

依頼する要件が定まっていないと、仕様書を作成できず相見積もりの依頼が難航します。
スムーズに相見積もりを取るために、プロジェクトの目的と条件を洗い出しておくことが大切です。

2.見積依頼する企業を選定する

相見積もりの条件を洗い出したら、依頼する企業を選定しましょう。
条件に合う企業を複数社洗い出すために、既存の取引先だけでなく新規の取引先も探してください。
見積依頼する企業を探す際には、次のような方法が効果的です。

• インターネット検索
• 市場調査
• 業界情報のリサーチ
• 調査会社の情報をリサーチ

情報が少なく企業を選定できない場合は、RFI（情報提供依頼書）やRFP（提案依頼書）を作成しましょう。
ただしRFIやRFPを作成するには、時間と労力がかかるためスケジュールに余裕を持つ必要があります。

3.見積依頼する

企業を複数社選定した後は、メールやFAXで見積りを依頼しましょう。
電話や直接商談して見積依頼する場合は、時間と労力がかかるため、メールでの一斉送信が望ましいです。
ただし、見積依頼の際にはすべての企業に同条件で、相見積もりである旨を伝えましょう。

見積りの返信期限などをメールに記載しておけば、企業選定のスケジュールを調整しやすいです。

4.結果を比較・条件交渉する

企業から見積書が送られてきたら、結果を比較するフェーズに移ります。

ただ見積価格だけを比較するのではなく、内訳や条件・見積書の期限まで確認してください。
企業によって見積書の書式が異なるため、内訳に含まれていない金額が後にオプション料金として追加される可能性があります。

必要があれば条件交渉して、最終的な条件を比較してください。
条件交渉の際に「他社は〇円で提示してきたので、それ以下の金額にできますか？」など、他社の見積情報を漏えいしないよう注意しましょう。

5.契約先を選んで結果を通知する

契約先が決まったら、見積依頼したすべての企業に結果を通知します。
契約を依頼する企業には、契約締結の準備に進むため連絡して、その他の企業はお断りメールを送りましょう。

後ほどの章で、お断りメールや交渉メールの例文を紹介するので、結果を通知する際の参考にしてください。

相見積もりは何社取るべき？

一般的に、相見積もりは3～4社程度に依頼するケースが多いです。

3～4社程度に相見積もりを依頼すれば、複数の企業を比較して、自社にとって最適な選択ができます。
相見積もりを依頼する社数が少ない場合と多い場合には、それぞれデメリットが発生するため、適切な社数を見極めることが大切です。

依頼企業が少ない場合のデメリット

相見積もりの依頼企業が少ない場合のデメリットは、次のとおりです。

• 相場を把握しづらい
• 交渉材料が少なくなる

それぞれのデメリットを確認して、依頼企業が少なくなりすぎないよう注意しましょう。

相場を把握しづらい

相見積もりの依頼企業が少ない場合、比較対象が限られているため相場を把握しづらいです。

3～4社ほど相見積もりの依頼している場合は、複数社の見積価格を参考に、適正相場を把握できます。
しかし、相見積もりを2社にしか依頼していない場合、極端に見積価格が高かったり安かったりしても、相場がわからず企業選びに苦労します。

中には高額な価格を提示したり、内訳に含めていないオプション料金を後ほど請求したりする悪徳業者もいるため注意しましょう。

交渉材料が少なくなる

相見積もりを3～4社ほどに依頼しておけば、他社の条件を引き合いにして交渉できます。
しかし、相見積もりの依頼企業が少ない場合は、「他社と比べて何が高いのか」「どの条件を交渉するべきか」交渉するべき材料を見つけられません。

複数社に相見積もりを依頼すれば、どの項目が割高なのか瞬時に把握できるため、スムーズに交渉できます。

依頼企業が多い場合のデメリット

依頼企業が多い場合のデメリットは、次のとおりです。

• 企業選定に時間がかかる
• 比較先が多く企業探しに疲労する

依頼企業が少ない場合だけでなく多い場合もデメリットが生じるため、適切な社数を選定して相見積もりを依頼しましょう。

企業選定に時間がかかる

相見積もりの依頼企業が多い場合、確認する見積書が増えるため企業選定に時間がかかります。

3～4社程度であれば、スムーズに見積書を確認して依頼するべき企業を選定できますが、6～7社など見積り数が増えれば、情報を精査する時間も増えてしまいます。

さらに情報を整理し各項目や手数料を比較している間に「どの企業がお得かわからない」と、企業選定が複雑化するため注意が必要です。

比較先が多く企業探しに疲労する

相見積もりを多くの企業に依頼した場合、比較先が多く企業探しに疲労します。

見積依頼する企業を選定するだけでも労力がかかり、見積書を確認し比較する際にも、時間と労力が大幅にかかります。

また複数社の見積もりを比較した上で、依頼する企業を選定した後は、1社を除きすべての企業にお断りメールや電話を入れなければなりません。
スケジュールが限られており、すぐにでもプロジェクトに取り掛かりたい場合は、複数社を比較し結果を通知する時間的損失が惜しいと感じるはずです。

相見積もりで確認すべき3つのポイントとは

相見積もりは、金額を比較するだけが目的ではありません。
適正な取り引きにするためには、さまざまな視点からの確認が必要です。

本章では、相見積もりで確認すべき3つのポイントを解説します。

ポイント1.見積書の内訳

見積書の内訳を確認する作業からは、商品・サービスにともなって発生する手数料・工賃・資材費・配送料などの詳細を把握できます。
内訳を詳細に比較できる見積書は、検討時の判断材料のひとつです。

見積書には、信頼を獲得する目的で重要な項目や価格比重の高いものを中心に記載するのが一般的です。
内訳を提示しない業者は可能な限り避けるか、内訳の提示を求めると確実と言えます。

ポイント2.提示された条件

見積書に記載される条件は、主に下記の5つです。

• 納期
• 納品場所
• 支払い期日
• 支払い方法
• 特記事項

上記の条件を確認し、自社が想定している条件と合致するかを確認します。
同時に、自社の決裁者にも条件を再度確認し、問題がないかをすり合わせると安心です。

ポイント3.有効期限

一般的に、見積書の有効期限は1～3か月ほどです。

見積書に有効期限を設ける理由は、市場価格の変動にともない、見積書を作成した時点での受注が困難になる場合があるため。
見積書の有効期限が切れたときは、作成を再度依頼しましょう。

相見積もりのメール例文【コピペ可能】

相見積もりの依頼メールを、業者ごとに作成するのは大きな労力です。
またお断りする際は、相手に気をつかった文面を考えなければなりません。

本章では、依頼時とお断り時のメール例文を掲載します。
コピペして、テンプレートとしてご活用ください。

1.相見積もり依頼時のメール例文

まずは相見積もりを依頼するときのメール例文です。

購入する製品によっては、見積書の作成に詳細な仕様を掲載した資料が必要となる場合もあります。
その場合は、依頼文に資料を添付することを書き加えて、資料とともに送付してください。

2.購入を断るときのメール例文

続いて、お断りのメール例文です。

上記の例文では、他社から購入する理由をあいまいな表現にしていますが、実際に使用するときは具体的な理由にしてください。
金額・納期など、具体的に提示することで、相手の改善点のヒントにつながります。

3.相見積もり後に交渉する際のメール例文

相見積もりを依頼した後に、特定の企業に交渉する際もメールを活用します。
交渉メールの例文は、次のとおりです。

条件交渉の際は、上から目線で条件を提示するのではなく、クッション言葉を使用して具体的な交渉内容を提示することが大切です。

メールは活字で感情が伝わりにくいため、クッション言葉を使用しない場合は強めの言葉に感じてしまう可能性があります。
できるだけやわらかく丁寧な言葉遣いを意識することで、相手に不快感を与えず交渉に応じてもらえる可能性を高められます。

相見積もりで交渉する際のコツ

相見積もりで価格・条件交渉する際に「失礼に思われないか」と不安に思う方もいるのではないでしょうか。
しかし価格・条件交渉は、ルールさえ守れば失礼になりません。

中小企業庁の「価格交渉促進月間フォローアップ調査」によると、価格交渉を行い話し合いに応じてもらえた企業が半数を超えました。

相見積もりで交渉する際のコツは、次のとおりです。

• 安易に価格交渉しない
• 交渉は低姿勢で挑む
• 交渉する理由や背景を説明する
• 具体的な金額や即決できるポイントを伝える
• 交渉に応じてもらった場合はお礼を伝える

それぞれのコツを押さえて、必要に応じて価格・条件交渉しましょう。

安易に価格交渉しない

できるだけ価格を抑えたいから、安易に価格交渉すると品質が低下する恐れがあります。

「現在より20万円価格を下げた場合は貴社に依頼したい」など、直接的な価格交渉を行うと、相手企業は契約を獲得するため尽力するはずです。
しかし本来は提示した価格で請け負う業務を、交渉価格に合わせて提供する場合は、人件費や材料費を削減しなければなりません。

安易に価格交渉すると、商品やサービスの品質が低下し、期待どおりの成果を得られない可能性があるため要注意です。

交渉は低姿勢で挑む

相見積もりで値下げや条件交渉する際には、上から目線ではなく、あくまで「お願いしている」という低姿勢で挑みましょう。

日頃からのお付き合いや見積作成に関するお礼を述べた上で、下記のようなクッション言葉を使用して、低姿勢で交渉してください。

• 大変恐縮ですが
• 心苦しいのですが
• ご事情もおありかと存じますが
• 誠に申し上げにくいのですが

交渉する理由や背景を説明する

交渉の際には、ただ闇雲に値下げや納期の相談をするのではなく「なぜ交渉しているのか」理由や背景を説明してください。

社会情勢が理由なのか、他社と比較した上での値引き交渉なのか、具体的な理由と背景を説明することで、相手に納得した上で検討してもらえます。

ただ「値引きをお願いします」と、理由を伝えずに価格交渉すると取引先からの信頼が失われるため注意しましょう。
交渉材料となるデータや資料を提示できれば、説得力が増して交渉をスムーズに進められます。

具体的な金額や即決できるポイントを伝える

ただ「価格を下げてほしい」「納期を早めてほしい」と曖昧な条件交渉をするのではなく、具体的な金額や即決できるポイントを伝えると、交渉に応じてもらえる可能性が高まります。

「現在の提示価格より10万円値下げしてもらえれば、貴社と契約したい」など、交渉に応じた場合は即決する意思を示してください。

他社の見積もり情報を伝えるのではなく、相見積もりの結果「なぜ貴社に依頼したいのか」理由を明確に伝えられると、交渉力が増します。

交渉に応じてもらった場合はお礼を伝える

交渉はあくまでお願いベースでするものであり、条件を飲んでもらった際にはお礼を伝えましょう。
メールでお礼を伝えるだけでなく、電話や対面で直接お礼を言えば、相手に誠意が伝わります。

交渉に応じてもらえない場合も「無理なご相談をしてしまい申し訳ございません」「ご検討いただきありがとうございます」など、交渉を検討してもらった事実に対してお礼を伝えると親切です。

テレアポで相見積もり業務を効率化できる

相見積もりは適正かつ公正な取り引きには欠かせない存在です。

しかし、相見積もりは複数業者とのやり取りがあり、担当者の業務負担が大きくなりがちです。
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投稿者プロフィール

樋口 裕貴

1985年福岡生まれ
福岡発のインサイドセールス支援会社、soraプロジェクトの代表
スタートアップから外資大手まで700以上の営業支援プロジェクトの実績を持つ。
営業活動でお困りの会社様へターゲットリスト作成から見込み客育成、アポの獲得まで、新規開拓の実行支援が専門分野。

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