目次
- 失注メールが届いたら、どのように返信すべきなのか？
- 状況ごとで文面はどのように変えればよいか？
- 失注の理由を聞き出せないか？
上記の疑問を持っている担当者は多いでしょう。
失注メールに対する返信は、自社の印象を左右する重要な要素。今後の発注があるかどうか、ここで左右されるかもしれません。
しかし失注メールに対する適切な返信を知らず、損をしている担当者と企業は多いもの。そこで本記事では以下の点を解説します。
なお、株式会社soraプロジェクトでは営業代行の基礎をまとめた資料「マーケ・営業・IS担当者必見！はじめての営業代行」を無料で配布しています。
- 失注した場合の返信例（テンプレート）
- 失注したメールに返信する場合の注意点
本記事を読めば、第一に失注メールに対する適切な返信方法がわかります。さらに今後の発注の可能性を多少なりとも高められるでしょう。ぜひご参考にしてください。
失注メールの返信例一覧
まずは失注メールの返信例を解説します。今回は新規取引・ビジネス提案・注文や接待など、あらゆる場面を想定して多種多様なテンプレートを用意しました。
自社の置かれた状況に合わせたテンプレートを使いましょう。
※文面の最後部にある自社側の連絡先などの記載は割愛しています。
新規取引を断られた
⚪︎⚪︎商事
営業部 △△さま
お世話になっております。
ご連絡をいただきまして、感謝申し上げます。
貴社のご状況につき、承知いたしました。この度は状況に応じたご提案ができず、大変失礼いたしました。また弊社とのお取引をご検討いただき、誠にありがとうございます。
また別の形で貴社に貢献できるよう、今後も尽力いたします。
ご縁がございましたら、何卒よろしくお願い申し上げます。
見積もりを断られた
⚪︎⚪︎商事
営業部 △△さま
お世話になっております。
見積りにつきましてご返信いただきまして、ありがとうございます。
この度の見積りに際し、見送られるとのこと承知いたしました。貴社がご希望される条件をご用意できず、申し訳ございません。弊社製品のご利用をご検討いただきまして、誠にありがとうございました。
今後も貴社のお力になれるようなサービスやプロダクトをご提供できるよう、弊社一丸となって日々努力してまいります。その際は何卒、ご検討いただけますと幸いです。
引き続き、よろしくお願いいたします。
ビジネス提案を断られた
⚪︎⚪︎商事
営業部 △△さま
お世話になっております。
ご連絡をいただきまして、感謝申し上げます。
先日お伝えしましたご提案につき、見送られるとのこと、承知いたしました。
貴社のご期待に沿えなかったこと、お詫び申し上げます。
また弊社の提案についてご検討いただけたことに、改めて感謝申し上げます。
この度はこのような結果となってしまいましたが、今後も貴社のお力になれるように、社員一同尽力して参ります。
何卒お付き合いのほどよろしくお願い申し上げます。
注文がキャンセルされた
⚪︎⚪︎商事
営業部 △△さま
お世話になっております。
ご多用のところご返信をいただき、ありがとうございます。
以下の商品に関しまして、注文を取り消される旨、確かに承りました。
商品名：
数量：
金額
今後とも何卒ご愛顧いただけますよう、引き続きよろしくお願いいたします。
値引きを要請したものの断られた
⚪︎⚪︎商事
営業部 △△さま
いつもお世話になっております。
この度はご返信をいただき、誠にありがとうございます。
お値引きが難しいこと、承知いたしました。弊社の都合でご無理を申し上げてしまい、大変申し訳ございませんでした。
一度上長に相談したうえで、再度ご連絡させていただきます。
今回はお値引きに関して特別なご検討をいただき、誠にありがとうございます。
引き続きお付き合いいただけますよう、よろしくお願いいたします。
商談の場を断られた
⚪︎⚪︎商事
営業部 △△さま
お世話になっております。
ご多用のところご返信をいただき、ありがとうございます。
今回は打ち合わせの時間を設けるのが難しいとのこと、承知いたしました。貴社のご状況を理解せず、ご無理な相談をしてしまい、大変申し訳ございませんでした。
またお忙しい中スケジュールをご検討いただき、誠にありがとうございます。
今後もし弊社のサービスが必要となった場合は、いつでもお声掛けくださいませ。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
接待などを断られた
⚪︎⚪︎商事
営業部 △△さま
お世話になっております。
ご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
さて、先日ご連絡いたしました接待の件、お時間が合わないとのことで承知しました。
ご多用の中、ご無理を申し上げてしまい大変失礼いたしました。
またお忙しいところスケジュールを検討いただき、誠にありがとうございます。
またご都合が合いましたら、会食の中で今後について打ち合わせをさせていただければと存じます。
その際は何卒、よろしくお願い申し上げます。
参考｜返信しつつ失注理由を聞き出す方法は？
⚪︎⚪︎商事
営業部 △△さま
お世話になっております。
ご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
今回は商品の購入を見送られるとのこと、承知いたしました。貴社のお力になれなかったことを、お詫び申し上げます。
また弊社商品の購入をご検討いただけたこと、誠にありがとうございます。
私個人といたしましては、⚪︎⚪︎様とご一緒させていただき、貴社の新規ビジネス戦略の立案を後押ししたいと思っておりましたので、自身の力不足を大いに反省しております。
差し支えないようであれば、今回商品の購入をお見送りされた理由、もしくはそのヒントなどお教えいただけないでしょうか？
重ね重ねお手数をおかけして申し訳ございませんが、何卒ご教示いただければ幸いでございます。
失注メールに対して返信するタイミングは、自社製品や自身のセールスに関して直接的なフィードバックを取り入れる絶好のチャンス。可能であれば上記のように失注理由を聞き出しましょう。
ただし失注理由はメールで聞いても、本音が返ってこないケースも多々あります。「なぜあなたにそれを教えなければいけないのか」と思われやすいからです。
もし本音を聞き出したいならメールではなく、面会や電話連絡時に話の流れを組み立ててから聞くようにしましょう。これであれば「せっかく熱心に聞いてくれているのだから」といった具合で本当の理由を聞き出せるかもしれません。
失注メールを返信する際の注意点
上記が失注メールに返信する場合のテンプレートです。参考にしていれ概ね問題はありません。
ただし丸のままコピーして使うと、状況に合致しない場合もあります。以下のような注意点をおさえて、失礼のないメールを返信するようにしましょう。
- 検討に対するお礼
- 断りを受け入れた旨を表明
- 状況に応じたお詫び
- 次に繋がる言葉での締めくくり
それぞれ詳しく解説するのでご参考にしてください。
検討に対するお礼を述べる
まず、検討に対するお礼を述べるのが大切です。
今回たしかに失注こそしたものの、取引先はその点に関して多少なりとも検討はしています。つまり自社に対して時間を使っているわけです。中には検討に検討を重ねて、やっとの思いで決断したケースもあるでしょう。
ビジネスでは「お時間を頂戴する」という言い回しがよく使われます。つまり取引先が検討した時点で、自身もしくは自社は時間をいただいており、これにお礼を伝えるのが自然です。
すでに例文にも記載はありますが、これは削除せず、あるいは必要に応じて適宜編集して検討に対する適切なお礼を述べましょう。
断りを受け入れた旨を表明する
失注メールでは断りを受け入れた旨をはっきりと表明しましょう。ここが曖昧だと相手に不安を与えかねません。
断りを受け入れた旨は、冒頭の挨拶が終わった直下に記載しましょう。
はっきりと表明しなかった場合、「まだ何か売り込もうとしているのか」とあらぬ疑いをかけられるかもしれません。そうなると、実際には相手の言い分を受け入れているにもかかわらず自社の印象が悪くなるため注意が必要です。
なお断りに関しては、よほどのことがない限り受け入れるのが基本です。それ以上深追いはしないようにしましょう。
状況に応じてお詫びする
状況に応じてお詫びするのも大切のも大切です。特に接待の機会や値引きを求めるのは、相手型に相当な負担がかかります。この点に対しては必ずお詫びの文面を残しましょう。
また、たとえお願いした内容が無理ではないと感じても、相手方からすれば慎重な検討が必要だったかもしれません。自身の価値観で判断せず、迷ったらお詫びの文面を残すのが基本です。とにかく失礼がないように基本的にはリスクがないほうを選びましょう。
次に繋がるような言葉で締めくくる
次に繋がるような言葉で締めくくるのも、失注メールに対する返信では重要です。
すでに例文には記載していますが、「今回は失注という結果に終わったものの、今後とも何かあれば」というのが基本的な締め方になるでしょう。
ただしこれだけだとテンプレートにすぎないので、先ほど触れたように失注理由を聞き出したり、あるいはその状況に応じた一文を添えたりすれば、次の取引に繋がる可能性がわずかながらでも高まるでしょう。
ただし注意したいのは、メールの文面で次につなげるにも限界があること。実際に新しい商談へつなげるには、電話連絡や直接対面するなかでのコミュニケーションが重要である点は忘れてはいけません。
まとめ：失注メールの返信は次のビジネスチャンスに繋がる
本記事では失注メールに対する返信例を解説しました。テンプレートを使えば問題ないコミュニケーションが取れます。ただしあくまでもテンプレートであるため、場面ごとで使い分けるのが重要です。
また今後のお付き合いや新しい発注に繋がるように、少しでも文面を工夫できないか常に考えるようにしましょう。
投稿者プロフィール
-
1985年福岡生まれ
福岡発のインサイドセールス支援会社、soraプロジェクトの代表
スタートアップから外資大手まで700以上の営業支援プロジェクトの実績を持つ。
営業活動でお困りの会社様へターゲットリスト作成から見込み客育成、アポの獲得まで、新規開拓の実行支援が専門分野。
最新の投稿
- 2024年4月25日営業代行相見積もりとは？基礎知識とメリット、マナーや注意点を解説
- 2024年4月23日マーケティングTikTok Liteは広告を出稿できる？具体的な方法を詳しく解説
- 2024年4月22日営業代行潜在ニーズとは？引き出す方法やコツ・成功例を解説
- 2024年4月18日営業代行リベートとは？意味や活用シーン・会計処理方法を具体的に解説
