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リストクリーニングとは？メリット・実施手順・注意点を解説

この記事を読むのに要する時間：約 2 分

リストクリーニングとは、営業リストやメーリングリストなどを定期的に見直して最新の情報に保つことです。
各種リストの定期的な更新の実施により、連絡先を間違える・顧客と連絡が取れないなどの課題を解決できます。

本記事では、リストクリーニングの基礎・メリット・手順を解説します。
リストクリーニングを実施するときの注意点も、あわせてご覧ください。

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リストクリーニングとは顧客情報を整理すること

リストクリーニングとは、顧客や見込み客の電話番号やメールアドレスなどの情報を整理する作業です。

顧客情報は、企業にとって重要で価値のあるリソース。
ゆえに、リストクリーニングによって情報の最新性を保ち、価値を維持したり高めたりしなければなりません。

リストクリーニングによって整理すべき情報は、おもに以下の4つです。

  • 電話番号
  • メールアドレス
  • 顧客の会社名・部署・役職など
  • 顧客の属性

リストを更新することで、より効果的な営業活動の実施につながります。

リストクリーニングの5つのメリット

リストクリーニングを実施するには、時間と労力が必要です。
しかし、リストクリーニングは時間と労力をかける価値のある業務です。

本章では、リストクリーニングの実施で得られる5つのメリットを解説します。

メリット1.効率性の向上

リストクリーニングによって不要な情報を削除できれば、業務効率向上が見込めます。
なぜなら、誤情報による不要なコンタクトが減るためです。

つながらない電話や届かないメールの発信などは非効率的。
さらに、顧客の役職名や会社名を間違えた場合を想定すると、相手からの信頼を損ねかねません。

リストクリーニングは作業効率性の向上と、顧客との関係性向上に期待できます。

メリット2.コスト削減

つながらない架電や届かないメールの発信は、ムダなコストを生み出します。
そのため、リストクリーニングによる情報整理が欠かせません。

リストクリーニングがコスト面で効果を発揮するのは、架電やメール発信だけではありません。
リストのデータ量削減が実現するため、クラウド使用料をはじめとしたコスト削減にも期待できます。

リストクリーニングによるコスト削減は、企業全体で考えると大きなものではないかもしれません。
しかし「塵も積もれば山となる」ということわざにあるように、積み重ねることで大きなコスト削減につながります。

メリット3.アプローチを適正化

リストクリーニングによって、顧客の属性や購入履歴を最新化することで、アプローチの最適化が実現します。
顧客のクロスセル・クロスアップには、属性や購入履歴の分析による最新のニーズ情報が欠かせません。

リストクリーニングによって最新のニーズを把握し、リストの情報に追加できれば、営業やカスタマーサポートのアプローチが最適化されます。

メリット4.顧客の信頼を獲得

リストクリーニングで正しい情報を維持できれば、誤った番号への架電・メール発信や重複したアプローチなどを回避可能です。

近年では、顧客との良好な関係性を構築するマネジメント手法であるCRM（Customer Relationship Management）に取り組むのが一般的です。
顧客との関係性を深めて、信頼を獲得するにはリストクリーニングの実施が不可欠でしょう。

メリット5.リストのブラックボックス化を回避

営業リストや架電リストに誤情報が混在している場合は、信頼性が薄れるため、営業活動に活用できなくなります。
結果的にリストが放置されてしまい、ブラックボックス化へとつながるのです。

リストクリーニングによって最新で正確な情報を維持できれば、ブラックボックス化を回避できます。

リストクリーニングの5つの実施手順

リストクリーニングを実施する際は、作業内容を標準化する目的でマニュアルを作成する企業もいるでしょう。
本章では、リストクリーニングの実施手順を解説します。

自社の特色を加えながら、マニュアルを作成するときの参考としても活用してください。

手順1.重複した情報を削除

営業活動において、アプローチが重複するのは大きな損害となり得ます。
そのため、最初に重複した情報がないかをチェックして、発見した場合は統合します。

重複したデータを統合した後に、不要なデータは削除してください。

手順2.無効なデータを削除

無効な電話番号やメールアドレスを削除します。
無効な電話番号やメールアドレスを確認する方法は下記の通りです。

  • 電話番号：市外局番・加入者番号などの形式と最近のコミュニケーション履歴から確認
  • メールアドレス：最新の履歴を確認

その他に、会社名・住所・役職などの情報も確認します。
会社名や住所はホームページで、役職は名刺データから確認できます。

手順3.顧客情報を更新・修正

手順2までを終了した段階で、不要なデータのほとんどは削除されます。
しかし、最近のコミュニケーション履歴がないコールドリードのような顧客の確認は残っている状態です。

上記のようなデータの場合は、会社名や住所などはインターネット上で確認するのが確実です。

しかし、役職名や電話番号に不安がある場合は、直接確認する方法も有効です。
「失礼がないよう、名刺データを確認している」といった口実で電話することで、データ確認と同時に、顧客の掘り起こしを実施できます。

手順4.情報をセグメント化

情報の整理と最新化の完了後は、顧客を一定のルールで分けてグループ化するセグメント化を実施します。
分別の条件は年齢・性別・居住地域を基本として、必要に応じて購入履歴や購入金額などを追加すると良いでしょう。

セグメント化により、顧客の情報分析が効率化され、より効果的な営業活動につながります。
ただし、セグメント化で分類するグループを増やしすぎるのは逆効果な点に要注意。

メルマガを例にして考えると、グループが多いほどにパーソナライズに手間がかかり、対応しきれなくなるリスクが生じます。
その場合は、業務が非効率的になる可能性もあるため、作業量とグループ量のバランスを考慮しながらセグメント化を進めてください。

なお、メルマガを活用した効果的な取り組みについては「インバウンドリードとは？基礎知識・獲得方法・ナーチャリングを解説」に掲載しています。

手順5.リストを統合

営業活動が属人化している場合は、複数のリストが存在するケースが散見されます。
しかし、複数のリストによる情報管理は、多大な労力が必要なため統合して効率化を図りましょう。

複数のリスト統合をきっかけに、リストの形式を統一するとさらに効果的。
データ管理が容易になるため、管理業務全体の効率化を図れます。

リストクリーニングの3つの注意点

リストクリーニングの効果を高めるためにも、注意点を把握しておくのは重要なことです。
本章では、リストクリーニングを実施する際の3つの注意点を解説します。

注意点1.定期的にリストクリーニングを実施

リストクリーニングは、データ量に合わせて3ヶ月に1度・半年に1度などと定期的に実施しましょう。
定期的にリストクリーニングを実施することで、リストの鮮度と価値が高まります。

その他にも、展示会に参加したときのように、多くの顧客情報を入手したタイミングで実施するのも効果的です。
入手した顧客情報を精査しながらリストクリーニングが実施できるため、効率的に作業できます。

リストクリーニングは、営業活動を効率的かつ効果的なものにするために、1度きりで終わらないよう気を付けてください。

注意点2.実施前にデータをバックアップ

リストクリーニングを実施する前に、必ずバックアップをとっておくべきです。
その理由は、リストクリーニングの過程で重要なデータを削除してしまう可能性があるためです。

最悪なのは、重要なデータを削除したことに気が付かず、リストの活用開始後に発見されるケース。
どのデータを削除したのかを把握できていないため、再チェックも困難でしょう。

バックアップをとっていれば、削除したデータの復旧を即座に実施できます。
他にも、重要なデータを削除していないかのチェックが容易です。

リストクリーニングを人の手で実施する以上は、ヒューマンエラーに備えてバックアップをとるのが確実です。

注意点3.ツール・システムで作業を効率化

リストクリーニングは営業効果や成果を高めるのに効果的である一方で、多大な労力を費やす作業であるのも事実です。
そのため、人材不足が深刻化する近年においては、リストクリーニングに割く人員がいないという事態も想定できます。

そして、リストクリーニングに割くリソースを最小限に留めながら、適切に実行できるのがツールやシステムです。
リスト管理機能を備えたツール・システムを活用することで、リストクリーニングを的確に実施しながら営業活動に専念することも可能。

様々なツール・システムがある中でも、特におすすめなのは顧客管理システムです。
CRMはリストクリーニング機能が備わっているものも多く、顧客管理の労力を大幅に削減できます。

なお、顧客管理システムの詳細は「CRMとは？顧客を管理できるシステムの機能やメリット・選び方を解説」をご覧ください。

リストクリーニング機能があるツールをお探しの方へ

本記事では、リストクリーニングのメリット・実施手順・注意点を解説しました。

リストクリーニングは営業効果や成果の向上に期待できる反面、多大な労力が必要です。
ヒューマンエラーによるデータの誤削除といったリスクもあるため、手順と注意点を守って実施しましょう。

CRMシステムの機能を活用すれば、リソースを割かずに的確なリストクリーニングができます。

当メディアを運営する株式会社soraプロジェクトでは、統合型CRM「HubSpot」を活用した営業支援サービスを提供しております。
HubSpotにはリストクリーニング機能が備わっており、迅速・確実なリストクリーニングが可能です。

「リストクリーニング機能が備わっているツールが欲しい」「リストクリーニングに割く人員がいない」などとお悩みの際は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

投稿者プロフィール

樋口 裕貴
樋口 裕貴
1985年福岡生まれ
福岡発のインサイドセールス支援会社、soraプロジェクトの代表
スタートアップから外資大手まで700以上の営業支援プロジェクトの実績を持つ。
営業活動でお困りの会社様へターゲットリスト作成から見込み客育成、アポの獲得まで、新規開拓の実行支援が専門分野。