テレアポ

テレアポにおすすめのオートコールとは？メリットや活用例を解説

この記事を読むのに要する時間：約 2 分

テレアポなどのオペレーターから顧客へ電話をかける際に有効な「オートコール」。
業務の効率化やコスト削減に悩んでいる企業におすすめのシステムです。

そこで今回は、オートコールのメリットや具体的な活用例をご紹介します。
実際の活用に向いているシーンを紹介するので、自社の業務に適しているか確認できます。

併せてテレアポに活用する際の注意点も解説するので、テレアポに課題を抱えている企業はぜひチェックしてみてください。

なお、株式会社soraプロジェクトでは「テレアポの評価基準設定と改善方法」を無料で配布していますので併せてチェックしてみてください。

オートコールシステムとは

オートコールシステムとは、事前に録音したアナウンスを利用して、電話を一斉発信する仕組みのことを指します。
電話受信者が電話機のボタンを操作して回答することで、双方向のコミュニケーションをとれるのが特徴です。

本システムでは指定した電話番号に自動発信できるので、アウトバウンド業務においてオペレーターが1件ずつ電話をかけなくて良いのが大きなメリット。
オペレーターの負担軽減はもちろん、時間や労力に対するコストパフォーマンス向上などの効果も期待できます。

アウトバウンド業務は、労力やコストのわりに成果が出にくいこと点が大きな課題です。
オートコールシステムのメリットやデメリットを理解したうえでうまく活用すれば、アウトバウンド業務において現在抱えている課題の解消につながるでしょう。

関連記事アウトバウンドコールとは？インバウンドコールとの違いやアポイント率を高めるコツを解説

オートコールのメリットとデメリット

オートコールはすべての電話発信業務に向いているわけではありません。
適していない業務に活用すると効果が出なかったり、逆効果になってしまったりする可能性もあります。
オートコールの活用が向いていないケースも理解するために、メリットとデメリットをしっかりと把握することが重要です。

ここからは、オートコールのメリットとデメリットについて詳しく解説していきます。

メリット：効率的に数多くの架電ができる

オートコールの大きなメリットのひとつが、一斉に大量の架電ができる点です。
オペレーターが架電業務を行う際、1人あたりの架電件数は1日200件程度と言われています。

しかし、オートコールを活用すれば、指定した何千～何万件もの顧客へ架電が可能。
大量の顧客に効率的にアプローチしたい際におすすめです。

また、架電日時の設定もできるので、アプローチする顧客の属性に合わせて確実に架電できます。
平日の夕方以降や土日の午前中など、顧客の在宅率が高い時間に架電できるのも大きなメリットと言えるでしょう。

メリット：電話の質を統一できる

電話の質にばらつきが出ない点も大きなメリットです。
オペレーターの場合は個人によってコミュニケーションスキルなどの質が異なるので、人によっては成果が出にくいことやクレームになりやすいことが特徴です。
しかし、オートコールであれば個人のスキルに依存しないので、誰でも同じ質で対応できます。

また、オートコールでは、事前に電話で伝えたい内容を設定できます。
万が一、急な変更があっても、設定している発信内容を変更すれば良いだけなので、すぐに内容を差し替えられるのも魅力的です。

関連記事【見本あり】わかりやすいトークスクリプトとは？作成方法3つを紹介

メリット：人材確保・教育コストを軽減できる

オートコールを導入すればオペレーターは不要なので、人件費や教育費を抑えられるのもメリットのひとつです。

大量に架電が必要な業務の場合、オペレーターを確保するために人材採用や雇用・教育に膨大なコストが発生します。
また、採用してすぐに即戦力になるわけではないので、スキルを身につけるまでに時間がかかってしまうことも多いでしょう。

しかし、オートコールであれば導入費・通話料のみで運用が可能です。
発信内容を簡潔にまとめればやりとりをスムーズにして、通話料も抑えられます。
初期費用を抑えられるサービスもあるので、比較・検討してみると良いでしょう。

オートコールは、架電業務のコスト削減を考えている企業におすすめの仕組みです。

デメリット：個々に合わせた柔軟な対応ができない

メリットの多いオートコールですが、事前に録音したアナウンスを流すため、個々に合わせた柔軟な対応ができない点がデメリット。
顧客からの質問や要望に応えられないので、臨機応変な対応が求められる場面には注意が必要です。

内容によっては、すべてオートコールに切り替えるのではなく、オペレーターとの二本柱で運用するのも良いでしょう。
必要に応じてオペレーターと直接話せるようにするなど、設定内容を工夫することで細やかな気遣いを実現できます。

一度オートコールのみで運用してみて、ニーズに合わせて設定を改善していくのもおすすめです。

オートコールをテレアポに活用する際の注意点

オートコールはテレアポに有効な仕組みですが、活用時にはいくつかの点に注意が必要です。
オートコールの特徴に合わせて活用することで高い効果が期待できるので、ぜひチェックしてみてください。

顧客の回線状況を確認する

まず、顧客の回線状況は事前に確認するようにしましょう。

オートコールサービスは複数の種類がありますが、固定電話にしか対応していないサービスが多いので注意が必要です。
ターゲットが若年層やニューファミリー層の場合、固定電話を所有していない方が多いため、スマートフォンに発信が可能なサービスを使わなければいけません。
スマートフォンに対応しているサービスはまだ少ないため、選択肢の少なさが難点のひとつです。

若年層へのアプローチを考えている場合は、適したオートコールサービスがあるかどうかをチェックしてから導入を検討してみてください。

顧客に通話を切られないための工夫が必要

事前に録音したアナウンスを流すと、すぐに顧客に通話を切られてしまう可能性が高い点にも注意が必要です。
自動音声によって相手に不信感を与えてしまうと早い段階で切られてしまうため、最初に「自動アナウンスである旨」「どのような目的の電話であるか」を簡潔に伝える内容を設定しましょう。

また、一方的に早口で音声を流して嫌悪感を与えないよう、話すペースやトーンも調節するのがおすすめです。
だらだらと話すことのないように、要点を簡潔にまとめることを意識してみてください。

忙しい時間帯の電話も敬遠されてしまうので、顧客であるターゲット層の行動をしっかり分析したうえで架電時間を設定しましょう。
在宅率の高い時間であることはもちろん、家事や仕事の合間を狙うのがポイントです。

ターゲットに合わせた発信内容を考慮する

ターゲットに合わせて、発信内容の配慮も忘れないようにしましょう。

例えば、高齢者向けの電話でカタカナや専門用語を多用してしまうと、そもそも内容が伝わらない可能性があります。
また、決めつける内容だったり、威圧的な内容だったり、配慮に欠ける内容は相手に不快感を与えてしまうので注意が必要です。

事前に録音したアナウンスを流す場合でも、相手への気遣いを忘れないようにすることで受け入れられやすさが変わります。
気分良く対応してもらえるよう、ターゲットに合わせた発信内容を考慮してみてください。

オートコールの活用がおすすめのシーン例3選

オートコールはテレアポだけでなく、さまざまなシーンで役立つシステムです。
ここからは、具体的な活用例を3つご紹介。
自社の業務内容と照らし合わせてチェックしてみてください。

シーン1. 休眠顧客に対するテレアポ

まず、休眠顧客を掘り起こす際に活用できます。
休眠顧客は過去に取引実績があるため、タイミングや内容によっては高確度の見込み客になり得ます。
しかし、優先度としては既存の見込み顧客よりも低くなってしまうため、まずは確度を確認するためにオートコールを活用したテレアポがおすすめです。

休眠顧客へのテレアポは、以下のような手順で行ってみると良いでしょう。

  1. 休眠顧客をリストアップし、オートコールによるテレアポリストを作成する
  2. 休眠顧客へオートコールで一斉に架電する
  3. 興味関心を示した休眠顧客へオペレーターもしくは営業担当が架電する

オートコールによるテレアポを行った後、確度の高い顧客にのみ素早くコールバックすることで、効率的に営業活動ができます。

関連記事テレアポとは？意味や種類、仕事内容と向いている人の特徴、成約率を上げるコツを解説

シーン2. 顧客満足度調査のためのアンケート

次に、顧客満足度調査のためのアンケートにも活用できます。
アンケートはWebやハガキが主流ですが、「後で回答しよう」と後回しにされたまま忘れられてしまうことが多く、回答率の低さが課題のひとつです。
オートコールによるアンケート調査であれば、音声に従って電話機のボタンを押すだけなのですぐに対応でき、回答率向上が期待できます。

また、オートコールによるアンケート調査では、自動でデータ集計できるのも魅力のひとつ。
人手が必要なく、調査後すぐに集計できるので、コストや時間の削減にもつながります。

シーン3. 遅延や滞納に対する督促

最後に、未納者に対する督促コールでも役立ちます。
督促は特殊なコールであり、多くはつながりやすい架電時間帯が夜間です。
オペレーターには業務時間の面で負担がかかるほか、暴言などによる精神的な負担も大きいので、オペレーターの確保も難しくなります。

オートコールであれば、オペレーターの負担なく、つながりやすい時間帯に一斉架電が可能。
電話のかけ直しや長時間のやりとりも不要なので、運用コストを抑えられるのもメリットと言えるでしょう。

まとめ：成功率を高めたいならテレアポ代行会社もおすすめ

オートコールは、テレアポなどの架電業務の効率化に有効なシステムです。
活用方法によってはコスト削減や顧客満足度向上も期待できるので、架電業務に課題を抱えている企業に適しています。

テレアポの成功率を高めたいなら、テレアポ代行会社もおすすめです。

株式会社soraプロジェクトでは、BtoBに特化したテレアポ代行を行っています。
業歴16年・300万件以上のコール実績をもとに、成約につながりやすい確度の高いアポを提供。
営業戦略の立案やテレアポリストの作成、トークスクリプトの作成支援も行っているので、気になる方はぜひ気軽にお問い合わせください。

投稿者プロフィール

樋口 裕貴
樋口 裕貴
1985年福岡生まれ
福岡発のインサイドセールス支援会社、soraプロジェクトの代表
スタートアップから外資大手まで700以上の営業支援プロジェクトの実績を持つ。
営業活動でお困りの会社様へターゲットリスト作成から見込み客育成、アポの獲得まで、新規開拓の実行支援が専門分野。