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営業はタスク管理で業務効率化！必要性・メリット・ポイントを解説

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営業のタスク管理は、売上獲得や業務効率化に効果のある取り組みです。
しかし、営業のタスク管理に苦手意識を持っている人が多く、思うように取り組みが進まないという企業も多いのではないでしょうか？

本記事では、営業にタスク管理が必要な理由や、営業タスク管理の手順を解説します。
営業のタスク管理を成功させるためのポイントも、あわせてご覧ください。

なお、株式会社soraプロジェクトでは営業代行の基礎をまとめた資料「マーケ・営業・IS担当者必見！はじめての営業代行」を無料で配布しています。

営業にタスク管理が必要な3つの理由とは？

営業のタスク管理は、業務の効率化が最たる目的です。
営業業務は、顧客管理・日程調整・報告業務などと多岐にわたり、適正なタスク管理によって効率化につながります。

本章では、営業にタスク管理が必要な3つの理由を解説します。

理由1.タスク管理で必須業務を絞り込める

営業パーソンの中には、振られた順番に業務をこなしている人が散見されます。
そのためタスクに追わる結果となってしまい、タスク管理が二の次になってしまうのです。

しかし、タスクには以下のようなケースがあるため、振られた順番に遂行するのは非効率的。

  • 実際は遂行する必要がないタスクが含まれていた
  • 他のタスクと同時に遂行したほうが効率的だった

上記のようなケースを防止するには、自分の手元に舞い込んだタスクを整理して、効率的に遂行する方法を探る必要があります。
タスクを整理して業務がスリムになれば、顧客対応にあてがう時間を増やせるため、生産性向上にも期待できるでしょう。

理由2.業務遂行の効率化にタスク管理が有効

自分に与えられたタスクの全てを、全力でこなそうとするのは間違いではありません。
しかし、タスクを重要度の高い順に並べ替えてから取り組んだほうが効率的です。

例えば、デスクの上に散乱している数十枚の書類、一枚一枚がタスクだったとしましょう。
書類を整理しないまま取り組むよりも、重要度や関連性のある順に整理してから取り組んだほうが効率的なのは明らかです。

タスクに取り組む前に「整理」のワンステップを配置するだけで、業務は効率化されて、営業パーソンの負担減少につながるでしょう。

理由3.タスク管理で残業時間を減少できる

営業部門は、顧客以外にも他部門との連携調整が必要となるため、業務は煩雑化しがちです。
結果的に残業が増えてしまい、タスク管理に充てる時間がなくなってしまうことも。

しかし、タスク管理で営業業務を効率化できれば、タスク遂行にかかる時間が減少するため残業時間の減少にもつながります。
「仕事が忙しくてタスク管理ができない」「タスク管理する時間があるなら早く帰りたい」と感じるのであれば、タスクに手を付ける前に、タスク管理を実施してみましょう。

タスク管理で1日の時間の流れが可視化されて、より効率的な業務遂行につながり、残業時間が減少します。

営業タスク管理の4ステップとは？

営業のタスク管理は、煩雑化しがちな業務を整理して効率化するのに効果的です。
面倒に感じる人も多い一方で、より高い成績を獲得するには必須。

本章で解説する営業タスク管理の4つのステップをこなしながら、業績向上を目指して取り組んでみましょう。

ステップ1.営業タスクを仕分ける

営業の業務は、顧客管理・案件管理・社内業務など多岐にわたります。
そのため、最初に業務の種類に応じて、仕分け整理することが大切です。

タスクは、顧客関連・社内業務・事務業務などで分類し、効率的に管理しましょう。

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ステップ2.優先順位の高い営業タスクをチェック

営業のタスクで最優先すべきは、確度の高い商談を行っている顧客関連のタスクです。
続いて期日が迫った社内・事務業務などを優先します。

優先度の高い業務を中心にタスクを組み合わせる中で、タイミングを見ながら優先度の低いタスクをこなすイメージです。
売上に直結する業務を優先することで、効率性と生産性の両立を狙います。

ステップ3.集中すべき営業タスクの取捨選択

より多くの売上を獲得するためには、より多くの顧客へのアプローチが必要に感じるかもしれません。

確かに、多くの顧客にアプローチすると、商談のチャンスが増加するのは事実です。
しかし、中には確度の低い顧客が一定数存在するため、全ての顧客にアプローチするのは非効率的といえるでしょう。

効率的かつ生産性の高い営業活動には、適度な取捨選択が必要です。

ステップ4.効率的な営業タスク遂行のためのスケジューリング

スケジューリングをする際は、1つ1つのタスクをブロックとイメージして組み込むと良いでしょう。
イメージするブロックは、タスクの遂行に必要な時間や手間などの大きさに比例して考えて、業務を組み立てます。

業務のスケジューリングは、自分が抱えるタスクの可視化にもつながるため、より効率的な業務遂行が実現します。

営業がタスク管理を実施する4つのメリットとは？

営業のタスク管理は、効率化だけがメリットではありません。
必要性が要求されている業務の可視化や顧客満足度向上、生産性向上などのメリットにも期待できます。

本章では、営業にタスク管理を導入するメリットを、具体的に解説します。

メリット1.タスク管理で生産性向上できる

タスク管理は業務効率化に有効な取り組みです。
そして、業務効率化の先にあるのは生産性向上。

タスクを管理できた場合は、先に遂行すべき業務が明確になるため、1日を通してのスケジュールが適正化されます。
その結果、スケジュールに余裕が生まれ、社内業務をはじめとした細かな業務がスムーズに遂行できるでしょう。

業務効率化で生まれた余裕は、新規顧客開拓・既存顧客へのフォローなどへも費やせるため、業績向上にも期待できます。
つまり、タスク管理で業務を効率化できれば、生産性の向上につながるということです。

働き手不足の中で、生産性を高めるためには、タスク管理を導入するのが効果的だといえるでしょう。

メリット2.ヒューマンエラー防止にタスク管理が有効

取り組むべきタスクが整理されていない場合に、発生するのが「漏れ」です。
タスクが未整理のままでは、未完了タスクと完了タスクのチェックができていない状況が発生します。

結果的にタスクの漏れというヒューマンエラーにつながるのです。
期日ぎりぎりに仕上げたタスクは、焦りからさらなるヒューマンエラーを引き起こす原因にもなるため、対策は必須。

タスク管理は、タスクごとの期日や進捗状況などの把握が容易になるため、様々なヒューマンエラー対策に有効です。

メリット3.タスク管理で業務の可視化が可能

仕分けたタスクは、時系列でリスト化すると業務の可視化が実現します。

例えばカレンダー方式のリストで、タスクの期日や内容などを管理した場合では、どの程度のペースで業務を進行すべきかが一目瞭然です。
複数のタスクとの兼ね合いを考慮しながら、無理のないペース配分が可能になります。

上記のように、タスク管理は業務の可視化を実現するための手段にもなり得るでしょう。

メリット4.顧客満足度がタスク管理で向上

タスク管理による業務効率化・ヒューマンエラー防止は、顧客満足度の向上に有効です。
なぜなら、効率的なタスク管理により、業務の質が向上して付加価値を創出できるため。

例えば納期が守られているだけの仕事と、納期遵守と質の高さが両立している場合は、質の高い仕事のほうが良いと感じるのは当然です。
上記は極端な例ですが、顧客は「期待を超える仕事ができる営業パーソンに仕事を任せたい」と思うでしょう。

タスク管理は、高品質なサービス提供に必要な取り組みであり、新たな付加価値の創出を可能にします。

営業のタスク管理を成功に導く6つのポイントとは？

営業のタスク管理は、タスクを分類して可視化するだけでは不十分な場合もあります。
そして、タスク管理に失敗して取り組みが頓挫しては、元も子もありません。

本章では、営業のタスク管理を成功させるために必要な6つのポイントを解説します。

ポイント1.タスク分類のルールは明確に

タスクを分類するときのルールが不明確では、仕分ける手間の増加につながってしまうため非効率的です。
逆に、タスク分類のルールが明確であれば、最初は何度も確認する必要があるものの繰り返すうちにルールが記憶されて効率化するでしょう。

なお、チームで共有するタスクがある場合は、部門全体で分類のルールを決めておくと効果的です。
担当の営業パーソンが不在の場合に、引き継ぎがスムーズになるため、顧客対応の質が向上します。

ポイント2.タスク遂行スケジュールは余裕を持たせる

営業業務には、突発的な依頼などで予期せぬ対応に追われるシーンもあります。
そのため、タスクのスケージュールは、余裕を持たせて組むようにしましょう。

会議前後は15分・顧客訪問の前後は10分など、スケジュールに対して与える余裕を、普段の状況に照らし合わせながら決めておくと効率的です。

ポイント3.管理するタスクの内容は具体的に記載

タスク管理では、ひと目でタスクの内容が把握できるようにしておくと良いでしょう。
タスクの内容が具体的に記されていれば、時間の経過とともに忘れてしまった場合や、他の営業パーソンへの引き継ぎが必要になったときに便利です。

例えば顧客訪問のスケジュールを記入するときは、資料配布・商談・日程調整などの情報とともに記すのがポイントです。
具体的な内容が把握できていれば、スケジュールに対して必要な資料や物品などの準備もスムーズになり、さらなる業務効率化が図れます。

ポイント4.各タスクに充てる時間を決める

タスクは「設定した時間内で終わらせる」のが基本です。
時間の延長を繰り返した場合は、スケジュールを組み立てた意味が失われてしまうためです。

しかし、ときには予定時間よりも長くなってしまう場合もあります。
やむを得ず時間を延長した場合は、次以降のタスクで、どのように失った時間を取り戻すかを考えて行動してください。

ポイント5.簡単なタスクはすぐに遂行

極端な表現ですが、片手間でできるようなタスクはすぐに遂行しましょう。
タスクは、簡単であるほど忘れてしまいがちになり、結果的に漏れにつながるためです。

同時に、重要性の低いタスクにかける時間は最低限に抑えることもポイント。
タスクが短時間で済めば、すき間時間を活用して、より効率的な業務遂行が可能です。

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ポイント6.タスク管理にデジタルツールを導入

タスク管理は、デジタルツールを導入するのが効率的です。
導入にはコストを要する場合もありますが、機能のほとんどを無料で利用できるものもリリースされています。

例えば、営業業務の総合的支援を目的とした統合型CRM「HubSpot」は、無料で利用できるツールの代表例です。
HubSpotは、営業業務を様々な場面で支援する機能を備えているため、必要に応じて利用を検討しましょう。

営業のタスク管理で業務効率化を目指したい方へ

本記事では、営業のタスク管理が必要な背景やメリット、取り組むときの注意点などを中心に解説しました。
営業のタスク管理は、デジタルツールの導入で大幅な効率化が可能ですが、新ツールの導入に不安を感じる企業が多いのではないでしょうか。

当メディアを運営する株式会社soraプロジェクトでは、営業代行・テレアポ代行などの事業を展開しております。
HubSpotを活用した営業代行にも対応しておりますので、営業活動の効率化にお悩みの際は、お気軽にお問い合わせください。

投稿者プロフィール

樋口 裕貴
樋口 裕貴
1985年福岡生まれ
福岡発のインサイドセールス支援会社、soraプロジェクトの代表
スタートアップから外資大手まで700以上の営業支援プロジェクトの実績を持つ。
営業活動でお困りの会社様へターゲットリスト作成から見込み客育成、アポの獲得まで、新規開拓の実行支援が専門分野。