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問い合わせフォーム営業で成功する秘訣を解説！正しいメールの作法も

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問い合わせフォーム営業は、少人数体制下での営業活動の省力化に有効な手法です。
なぜなら、顧客のもとに訪問する必要がないからです。

しかし、問い合わせフォーム営業には、リードに悪影響を与える原因になることも少なくありません。
本記事では、問い合わせフォーム営業の基礎知識とともに、成功するためのポイントを解説します。

なお、株式会社soraプロジェクトでは営業代行の基礎をまとめた資料「マーケ・営業・IS担当者必見！はじめての営業代行」を無料で配布しています。

問い合わせフォーム営業とは？

まずは問い合わせフォーム営業の基礎知識を解説します。
問い合わせフォーム営業が、どのような手法に分類されるのかもあわせてご覧ください。

1.法人の問い合わせフォームを使った営業手法

問い合わせフォーム営業とは、企業や法人の公式サイトに設置されている、問い合わせフォームを活用した営業手法です。
企業やサービスサイトの問い合わせフォームに営業メールを送付して、新規顧客の獲得を目指します。

問い合わせフォーム営業は、オンラインで営業活動する必要性が高まる中で、活用する企業が増加しました。
関連サービスとして、問い合わせフォーム営業の代行会社やツールもあります。

2.問い合わせフォーム営業は「プッシュ型」に分類される

問い合わせフォーム営業は、訪問営業やテレアポと同様に、プッシュ型の営業手法に分類されます。
上手く活用できれば、潜在的なニーズの掘り起こしができる反面、営業手法に勝手さを感じる人には悪影響を与える可能性も否めません。

問い合わせフォームに営業メールを送付するのは、違法ではありませんが、社外からの営業を目的に設置している訳ではありません。
送付先によってはクレームにつながるリスクがあるため、相手は慎重に選ぶべきでしょう。

問い合わせフォーム営業のメリットとデメリット

問い合わせフォーム営業のメリットとデメリットを、それぞれ2つずつ解説します。

メリット1.問い合わせフォーム営業で新規顧客を獲得可能

問い合わせフォームを活用すると、これまでに面識のなかった企業へのアプローチが可能です。
従来の営業活動のように、展示会やセミナーでの名刺交換も不要となります。

問い合わせフォームから企業の総合窓口を経由して、より効率的な新規顧客開拓につながる可能性があります。

メリット2.高確度の営業活動につながる

問い合わせフォームには、顧客からの要望をはじめ、重要度の高い相談が寄せられます。
そのため、問い合わせフォームの対応は決裁者が対応する企業がほとんどです。

決裁者が対応するケースは、中小企業が特に多く、確度の高いアポイント獲得につながります。

問い合わせフォームに送付したメールに返信があった場合は、さらに確度が高まります。
メールへの返信は、相手企業のニーズを自社の製品やサービスで満たせる可能性があるためです。

以上の理由から、問い合わせフォーム営業は確度の高い営業活動と言えます。

デメリット1.問い合わせフォームに送信するメール数が莫大

問い合わせフォーム営業は、メールの送信数勝負です。
仮に、反響率が0.5%だとすると、10件の反響を得るには5,000件以上のメール送信が必要です。

営業先のリスト準備も必要なため、営業担当者の業務負担が増大するリスクも想定できます。

デメリット2.送信するメールのパーソナライズが手間

問い合わせフォーム営業で送付するメールの作成は、手作業が必須となります。
なぜなら、メールにはある程度のパーソナライズが必要となるからです。

例えば、宛名は相手が「自社に送付されたメール」とわかるように、相手の企業名を入力するのが一般的です。
さらに、相手が抱えている課題や魅力を感じるサービスはさまざまで、それぞれに合わせた文面を作成しなければなりません。

顧客が魅力を感じるメールを作成するには、相手が抱えるニーズや課題など、情報のリサーチも必要です。
情報のリサーチと、リサーチ結果に基づいたメール文面の作成は、多くの時間と手間を要する作業であることを把握しておきましょう。

問い合わせフォーム営業を実施、4つの手順とは？

問い合わせフォーム営業の手順は以下の4つです。

  1. 問い合わせフォーム営業の対象企業をリストアップ
  2. 送付するメールを作成
  3. 相手の問い合わせフォームにメールを送信
  4. 相手の返信に対応

順に解説します。

手順1.問い合わせフォーム営業の対象企業をリストアップ

最初は、問い合わせフォーム営業の対象とする企業をリストアップします。
企業ごとの問い合わせフォームのURLと企業名を、ExcelやGoogleスプレッドシートに記載する工程です。

なお、リストアップの際は相手企業のニーズに見当をつけて、URLと一緒に記載しておくと便利です。
次に解説する手順の作業が効率化されます。

手順2.送付するメールを作成

送付するメールを作成する際は、簡潔かつ具体的な提案を大切にするのがポイントです。
特に下記の3つは必ず記載しておきましょう。

  • メールを送付した目的
  • 自社ソリューションと使用するメリット
  • 顧客にとって欲しい行動

最初に記載するのは目的です。
サービスの提案なのか、それともセミナーや展示会などの案内なのかが、ひと目でわかるようにします。

続いて、提案や案内の具体的な内容を、メリットとともに記載します。
製品やサービスの提案であれば、どのようなソリューションであり、どのようなメリットがあるかなどです。

最後に、顧客にとってもらいたい行動を記載します。
詳しくは後述しますが、メール返信や資料請求を促進する内容が適切です。

手順3.相手の問い合わせフォームにメールを送信

問い合わせフォームにメールを送信するときに注意すべきは、フォームによって文字数や項目などの仕様が異なる点です。
準備したメールがフォームの使用に沿わない場合は、臨機応変に対応せざるを得ません。

対応の例としては、フォームの仕様に合わせて書き直して後日送信したり、その場で書き直して送信したりなどです。
作業効率を重視したい場合は、送信できなかった顧客をリスト化して、書き直したメールを後日送信する方法が良いでしょう。

問い合わせフォーム営業の体制や人数などに合わせて、柔軟に対応してください。

手順4.相手の返信に対応

相手からの返信に対応するときは、スピード感が最も大切です。
興味や関心は時間の経過とともに薄れてしまうため、スピーディに対応できれば、アポイントや商談に持ち込める確立が高まります。

スピーディな対応を可能にするためのポイントは下記の2つです。

  • 1次受付用のテンプレートを準備する
  • 商談に対応する従業員と情報を共有し、連携しておく

メールのテンプレートは、相手の企業名やアポイントの候補日などを提案できる内容が適切です。
商談に対応する従業員と連携できていれば、アポイントの候補日を素早く確認でき、スピード感のある対応につながります。

問い合わせフォーム営業に必須、メールの正しい作法とは？

問い合わせフォーム営業では、作法を守った正しいメール作成が何よりも大切です。
身に付くまでは、作法のメモをすぐに確認できる場所に張り付けておくと良いでしょう。

作法1.問い合わせフォームの営業を禁止している企業に送信しない

企業の中には、問い合わせフォーム営業が禁止されている場合があります。
禁止されている場合は、サイトポリシーや注意事項などに記載されているため、必ずチェックしましょう。

万が一、問い合わせフォーム営業を禁止されている企業にメールを送信した場合は、速やかに電話で謝罪しましょう。

作法2.特定の役割がある問い合わせフォームにメールを送付しない

問い合わせフォームには、雇用・顧客・代理店向けなど、特定の役割がある場合があります。
特定の役割を持った問い合わせフォームでの営業行為は、悪印象につながりやすいため、送らないのが賢明です。

問い合わせフォームに特定の役割がある場合は、担当者や決裁者にメールが届きにくい点にも注意してください。
専任のオペレーターが対応しているケースが多く、担当者や決裁者にメールが転送される可能性が低いためです。

オペレーターの業務効率低下に起因したクレームにつながるリスクもあるため、問い合わせフォーム営業は総合窓口に限定しておくべきでしょう。

作法3.テンプレートをコピーしただけのメールは避ける

明らかにテンプレートとわかるメール文は、相手に悪印象を与えます。
例えばメールの冒頭に企業名が記載されておらず「担当者様御中」といった文言のみでは、テンプレートのまま送信したと感じるでしょう。

相手のニーズを汲まず、自社製品やサービスの特徴や魅力を書き連ねるのも控えるべきです。
相手企業のニーズに対して、自社製品やサービスがどのように役立つのかを記載し、購買意欲を高める文面にするのが効果的です。

最後は「お役立てください」といった抽象的な表現は避け「興味が湧いた場合は、ご連絡ください」と具体的な内容で締めくくります。
次の行動が具体化されていれば、顧客の行動促進につながります。

作法4.営業メールの頻度は2～4週間に1度に設定

営業メールは、短期間に何度も送信しても効果は高まりません。
執拗なメールは、相手の気分を害しやすく、クレームにつながりやすいためです。

営業メールの頻度は2～4週間に1度が適切ですが、最初のうちは4週間に設定しておくのがおすすめです。
4週間あれば、メインとなっている営業活動に支障をきたすリスクが軽減でき、担当者の負担が過多になるのを防止できます。

その後は、相手の反応や担当者の状況に合わせて調整すると良いでしょう。

問い合わせフォーム営業に役立つツールをお探しの方へ

本記事では、問い合わせフォーム営業の基礎知識やメリット・デメリットに加えて、手順や注意点を解説しました。
特に大切なのは下記2つのポイントです。

  • 問い合わせフォーム営業は新規顧客の開拓が可能な反面、一定のリスクや手間が生じる
  • 適切なメール作成には知識と経験を積む必要がある

問い合わせフォーム営業に必要な企業リスト作成も、どの企業が営業先として適しているのかの判断に困る場合もあるでしょう。
当メディアを運営する株式会社soraプロジェクトでは、業界ごとの企業データベースや専門リストなどを提供しております。

ご興味のある方は、ぜひ資料請求をしてお問い合わせください。

投稿者プロフィール

樋口 裕貴
樋口 裕貴
1985年福岡生まれ
福岡発のインサイドセールス支援会社、soraプロジェクトの代表
スタートアップから外資大手まで700以上の営業支援プロジェクトの実績を持つ。
営業活動でお困りの会社様に
ターゲットリスト作成から見込み客育成、アポの獲得まで、新規開拓の実行支援が専門分野。