業務効率化の本当の意味とは?アイデアを実現し利益につなげる方法

効率化 時計
  • 業務効率化とよく聞くが、結局何を指すのだろう?
  • 実現したときにどのようなメリットがあるのだろうか?
  • どのように実施して業務効率化のアイデアを実現すべきか?
  • 企業や部署の業務効率の低さをなんとかしたい

上記のように考えている経営者・マネージャーは多いでしょう。ビジネスにおいて、効率化の課題は永遠のテーマともいうべき存在。

油断するとすぐに非効率化して、気がついたときには競合他社から置き去りにされることもしばしばです。このような事態を避け、むしろ効率的に動いてリードするために、本記事では以下について解説します。

  • 業務効率化の意味と実施するメリット
  • 実際に業務効率化を進めてアイデアを実現する方法

業務効率化、ひいては成果や売り上げの向上を図りたい経営者・マネージャーはぜひご参考にしてください。

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業務効率化とは?企業における強烈なメリット4つ

回転

最初に業務効率化の定義を確認しておきましょう。そしてなぜ進んで取り組む必要があるのか、重要なメリット4つについて解説します。

業務効率化=ムダとムラとムリをなくすこと

業務効率化とは、成果になんら関連しないムダ・ムラ・ムリをなくすことだと表現できます。その一例として以下が挙げられるでしょう。

  • ムダ→何の成果も得られないミーティング、誰も確認しない議事録
  • ムラ→ルール付けや業務の均一化がなされていないことが原因で、人によって成果物や結果に大きな違いがある状態
  • ムリ→およそ現実的ではない数値目標やノルマを設定し、会社自体のパフォーマンスがむしろ低下している状態

ムダ・ムラ・ムリはどの会社にでもあるものです。これらを一つずつでも解決していくのが業務効率化に当たります。

たとえば、何の成果も得られない、ただの顔合わせにしかすぎないミーティングを廃止できたなら、ムダなリソースと時間が温存される立派な効率化となるわけです。適切な業務効率化がなされた場合、以下のようなメリットが期待できるでしょう。

  • コストとリソースを削減して利益率を高められる
  • 労働時間を短縮して新しいビジネスチャンスを開拓できる
  • 従業員満足度を高められる

それぞれについて詳しく解説するので、参考にしてください。

メリット1.コストとリソースを削減して利益率を高められる

業務効率化を図る最大のメリットは、コストとリソースを削減して利益率を高められることです。

先ほども触れたとおり、業務を効率化すれば「ムダ・ムラ・ムリ」は少しずつでも減らせます。そうするとかかるコストやリソースも低減されるわけです。

つまり、成果物に対する消費がおさえられるので、おのずと利益率は高くなります。

ビジネスにおいて売り上げを増やしたり、新規顧客を獲得したりすることは重要です。しかしコストやリソースを削減して利益率を高く保つことは、売り上げを立てるのと同等もしくはそれ以上に会社の利益に貢献します。

メリット2.労働時間を短縮して新しいビジネスチャンスを開拓できる

業務効率化を実現すれば、労働時間を短縮して新しいビジネスチャンスが開拓できるようになります。

新事業を始めるには、当然ながら多くのコストとリソースが必要です。しかし業務が非効率で、毎日のタスクに追われるままでは、とても新しい挑戦はできません。

しかし、業務効率化によって、少しずつ温存されたコストとリソースを抽出することが可能です。これらを用いて、新しいビジネスチャンスを開拓する方法も、十分に考えられます。

メリット3.従業員満足度を高められる

従業員満足度は、業務効率化と密接に関係しています。非効率な環境では労働時間やタスクも多くなり、従業員は以下のような不満を感じるでしょう。

  • なぜこれほど長い時間働かなければいけないのだろうか?
  • このようなタスクは、無駄ではないのか?
  • 非効率な状況を放置して、上層部は何を考えているんだろうか?

非効率な作業が定着してしまった状態では、従業員の満足度は決して高くなりません。しかし、業務を効率化すれば、労働時間やタスクにも少しずつ余裕が生まれてきます。

また、業務効率化によって高度な仕事ができるようになり、やりがいや使命感といったものを得られるようになることも。それらはすべて従業員満足度を高めるところへと繋がっていきます。

業務効率化をスムーズに進める方法

進行

業務効率化をスムーズに進める方法としては、以下3つがポイントとなるでしょう。

  • 現状の業務内容を把握して非効率な点を洗い出す
  • スケジューリングして業務改善策を実施する
  • 実施した改善策が効果的か判断する

業務効率化にはさまざまなアプローチがあります。ただ基本となるのは、やはり上記3点です。それぞれについて詳しく解説するので、参考にしてください。

現状の業務内容を把握して非効率な点を洗い出す

業務効率化で基本となるのは、業務内容から非効率な点を洗い出すこと。ここで見つかった課題を一つずつ解消していくことが基本的な戦略です。

たとえば、以下に該当する問題が、自社にはないでしょうか?

  • 作業に対して過剰な従業員が配置されている
  • 自社でもすぐにできるような作業が外注されている
  • 業務フローが整っておらず、無駄な作業がある
  • 明らかに時間がかかりすぎている作業がある
  • 作業容量が大きいのに、十分なリソースと人員が確保できていない
  • 必要のない書類作成作業がある
  • ツールやシステムのよって効率化できることがマンパワーで実施されている

非効率のあり方はさまざまですが、多くの場合それを見つけるのは簡単ではありません。現状の業務内容をはっきりと見えるようにして、非効率な点を洗い出すようにしましょう。

そこに対して適切な対策を講じることが、業務効率化の基本です。

スケジューリングして業務改善策を実施する

業務効率化に真剣に取り組むなら、正確なスケジューリングが必要です。以下のような手順に基づき、スケジュールを組んでみましょう。

  1. 改善すべき点が何なのかを割り出す
  2. 今すぐに解決できる点は、すぐに効率化する
  3. 時間がかかる点について、いつまでに効率化を達成したいのか期限を切る
  4. それらをスケジュールとして、いつ何をやるか振り分けていく
  5. 達成できなかった項目は、もう一度スケジューリングして達成されるまで改善に取り組む

なぜスケジューリングが必要かというと、業務効率化は継続が難しいからです。ある程度効果が得られると満足してしまい、効率化の余地があるのに放棄してしまうことも。

だからこそスケジューリングで目標と日程を定めて、最後まで施策を実行することが大切です。

実施した改善策が効果的か判断する

実施した改善策が効果的か判断するのも大切です。スタンダードですが、ここはPDCAサイクルを回すのがよいでしょう。

  1. 業務効率化を実現する方法を考える
  2. 実際にその手法を取り入れる
  3. その手法において、どの程度業務が効率化されたのか測定する
  4. 業務効率化で得られた効果に不足があるなら①に戻る

これを繰り返すことで、より適切な業務効率化を実現できます。また一度効率的になったものが再び非効率になる現象も予防することが可能です。

業務効率化を実現させる手法とアイデア

効率化

業務効率化を実現する手法とアイデアとして以下が挙げられます。

  • ムダな作業や業務を一度無くしてみる
  • マニュアルや取扱説明書、フローチャートを作成する
  • 業務をグルーピングして分業する
  • 作業内容をチャンクダウンしスピードアップする
  • 外注化もしくは自動化する

業務効率化にはできうる施策が数多くあり、それでいて実行してもさほど大きなデメリットはありません。積極的に試していきましょう。

上記それぞれについて詳しく解説するので、参考にしてください。

ムダな作業や業務を一度無くしてみる

業務効率化を実現するなら、まずは無駄な作業や業務を見つけてなくしてみましょう。以下に当てはまる業務、あるいは類似したものはないでしょうか?

  • 顔合わせ程度の意味しかないミーティング
  • パソコンでやればすぐに終わる日報や書類の記入
  • まったく参照されない会議資料の作成

こういった作業や業務はタイムロスにしかならず、まさにムダだといえるでしょう。もし該当するものがあれば、思い切ってやめてしまうのがおすすめ。

それで支障が出ればもう一度導入すれば問題ありません。また現状のフローにムダがないか、日頃から目を光らせる意識が必要だといえるでしょう。

マニュアルや取扱説明書、フローチャートを作成する

業務効率化を達成するためには、マニュアルや取扱説明書、フローチャートの作成をおすすめします。

これらは最短最速の手順を、誰でも簡単に再現するための便利なツールです。マニュアルがあればオペレーションをミスすることなく、企業や担当者側が想定したとおりに作業が行われます。

もちろん従業員によって多少の違いは出るでしょうが、少なくとも目に余るようなムラはなくなるはずです。

マニュアルや取扱説明書がない状態で動いている業務がないか確認し、必要であれば作成しましょう。

業務をグルーピングして分業する

業務効率化では、業務そのものをグルーピングするのもおすすめです。グループごとに分けて一気に取り組めば、全体として作業が早く終わりやすくなります。

たとえば「テレアポ・対面営業・DM営業」というように、何らかの軸でグルーピングしてみましょう。そうすると、なぜか「テレアポの業務がDM営業の業務に付帯している」といった不都合に気づくはずです。

それをグループ分けすることで、今までよりも効率よく作業を消化できる可能性があります。

バラバラになった業務を再統合し、順序よく終わらせられるように工夫してみましょう。

作業内容をチャンクダウンしスピードアップする

シンプルな解決法ですが、作業内容をチャンクダウンしてスピードアップすることも重要です。

なぜ作業が遅くなって非効率化するかというと、一つの原因として「作業難易度を高く捉えている」点が挙げられます。つまり、作業難易度=チャンクのサイズが大きすぎて、同時に処理する物事が多すぎるというわけです。

チャンクダウンしてみると、何をやるべきか明確に把握でき、スピードアップできるケースがあります。たとえば営業資料を作成するとして、

  • 情報収集
  • ユーザーニーズの把握
  • 営業担当者のアサイン
  • 営業資料の作成
  • 印刷
  • 最終確認

と、細かく区分けしてみましょう。そうすると各作業でのスピードアップするためのヒントが見えてくるはずです。作業が効率でないと感じたら、一度チャンクダウンして、どこに非効率な要素があるのか探ってみましょう。

外注化もしくは自動化する

どうしても作業効率化が達成されないときは外注化、自動化を検討するのもよいでしょう。

いくら効率を高めようとしても、物理的な限界というものがあります。たとえば従業員5人を投じても1日かかる仕事を、3人で半日以内に終わらせる方法はないわけです。

そのような限界を感じたら、まず外注化を検討しましょう。コストはかかりますが、それまで投じていたリソースが温存されるので、作業ベースで見れば効率的です。

自動化を検討するのもよいでしょう。たとえばコールセンターのパフォーマンスを手動で記録していたとします。しかしそれを自動的にツールで計測・記録したなら、手動記録にかけていた時間が温存されて効率的になるわけです。

自社内での工夫ではどうにもならないときは、外注化もしくは自動化を検討しましょう。

業務効率化の事例|では、テレアポによる営業は非効率なのか?

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業務効率化の話が出たとき、よく「テレアポによる営業は非効率なのでは?」と言われます。DXやRPA全盛の昨今において、架電による営業活動はいかにも効率が悪そうです。

特に以下のような疑問は、よく聞かれます。

  • 架電では売り上げに対して遠回りでは?
  • テレアポは従業員のスキルアップにつながらないのでは?
  • テレアポで顧客獲得は期待できないのでは?

上記によってテレアポは非効率だと言われますが、実際にそうだとは限りません。それぞれについて詳しく解説するので、参考にしてください。

電話でのコンタクトは売り上げに対して遠回りなのでは?

「電話でのコンタクトは売り上げに対して遠回りすぎる」という指摘もあります。しかし結論から言えば、テレアポは売り上げに対して近道であるケースが大半です。

テレアポは、商談やZoomミーティングなどを除けば、唯一顧客と会話ができる手法。だからこそ質問や疑問に答えたり、あるいはニーズを聞き出したりして、リアルタイムで製品やサービスをサジェストできます。

これはWebサイトなどではあり得ないアプローチだと言えるでしょう。会話でなければ拾えない契約があるので、テレアポは非効率だとは言い切れないわけです。

テレアポをしたところで、従業員のスキルアップにつながらないのでは?

テレアポが非効率だと言われる理由として、「従業員のスキルアップにつながらない」と言われることもあります。

しかし実際には、テレアポは営業力を高めるよい機会です。電話口では相手の声しか聴こえない中、相手のニーズや考えを探っていく必要があります。

これは営業には欠かせない傾聴力や問題解決力を鍛えるうえで、よい反復練習になるでしょう。

またテレアポでは、時として理不尽な物言いをされる場面もあります。もちろんストレスを感じる場面ではありますが、こういったシーンはビジネス上何度も訪れるものです。

そういった場面でも冷静に対応するための訓練として、テレアポはうってつけ。無理やり理不尽な場面を経験させるのは考えものですが、決してこの経験は無駄にはならないでしょう。

テレアポでの顧客獲得は期待できないのでは?

テレアポでの顧客獲得は期待できない、という批判もあります。テレアポで新規顧客を獲得できる確率は0.1%から0.3%程度。この数字だけを参照すれば、非効率的だと言われるのも無理はありません。

しかし重要なのは、潜在的顧客層にアプローチができるということです。Webサイトや展示会などのいわゆるインバウンドの手法では、獲得できるのは顕在的な顧客層に限られます。

そもそも潜在的顧客層から成約する確率が低いもので、他のインバウンド手法における成約率との比較自体が成り立ちません。

新しいニーズや契約を獲得するために、テレアポは必要不可欠なわけです。

テレアポ自体の効率を上げるには、どうすればよい?

テレアポ自体の効率を上げるなら、テレアポ代行サービスに外注するのもひとつの選択肢です。

やはり自社にできる業務効率化の手法には限界があります。しかし外注することで、それ以上の効率化を図ることが可能です。具体的には以下のような変化が期待されるでしょう。

  • フィールドセールスをブラッシュアップすることに集中できる
  • テレアポにかかる人件費をおさえられる
  • プロに依頼することで、より効率的かつ効果的なテレアポ業務が実践できる

これらはすべてテレアポのコストダウンと生産性の向上、つまり業務効率化に直結する部分です。もし自社で限界を感じたら、外注も検討してみましょう。

まとめ:業務効率化は実現を目指すことが重要

効率アイデア

本記事では業務効率化について詳しく解説しました。最後に重要なポイントをおさらいしておきましょう。

  • 業務効率化とは、ムダ・ムラ・ムリを削減すること
  • 実施することでコストやリソースをおさえて利益率を高められる
  • 新規ビジネスチャンス創出、従業員満足度の向上などのメリットがある
  • 業務効率化をスムーズに進めるうえでの基本は、徹底した作業の洗い出し
  • スケジューリングして、計画的に業務効率化に取り組むのも大切
  • まずはムダな作業をやめることからスタートしてみよう
  • テレアポは非効率だと言われるが、決してそんなことはない
  • 直接会話してソリューションを提供したり、潜在顧客にリーチしたり他には変えられないメリットがある

業務効率化は、ビジネスが続く限り永遠のテーマとなります。どこまで効率を追求できるか、すべての経営者・担当者にとって重要なのは言うまでもありません。

本記事を参考に、本格的な業務効率化に取り組みましょう。その取り組みが終わることには、ムダ・ムラ・ムリのない業務フローが形成されるでしょう。