アジェンダとは？レジュメとの違いや作り方のポイントを簡単に解説！無料テンプレートも紹介

会議を成功に導くためには、事前にしっかりと準備することが欠かせません。
アジェンダとは、会議の議題やスケジュールが書かれたもののことです。

アジェンダを事前に共有すれば、参加者全員に会議の内容を周知できるので、効率的に会議を進められます。
しかし、アジェンダと似た言葉にレジュメがあり、違いがわからない方や、スムーズな会議をするためにどのようにアジェンダを作れば良いのかわからないという方もいるのではないでしょうか。

本記事では、アジェンダとレジュメの違いや必要な項目、作り方のポイントを解説します。

なお、株式会社soraプロジェクトでは営業代行の基礎をまとめた資料「マーケ・営業・IS担当者必見！はじめての営業代行」を無料で配布しています。

アジェンダの意味やレジュメとの違いとは

Agenda（アジェンダ）とは、（検討すべき）課題、予定、スケジュールという意味を持ちます。
会議で使われるアジェンダには、会議の流れや要点などがまとめられており、事前資料のような役割があります。

ビジネスでアジェンダを作る意味とは

アジェンダは、会議において5W1Hを明確にするためにも重要な役割を持ちます。

• When（いつ）
• Where（どこで）
• Who（だれが）
• What（なにを）
• Why（なんのために）
• How（どのように）

これらをはっきりと明確化すれば、会議に参加する人に内容を簡潔に共有できます。
また、会議の目的も把握でき、会議を効率的に行えます。

レジュメとの違い

レジュメとは、会議で発表する内容を簡潔にまとめた資料のことです。
発表者自身が内容を理解し、スムーズに発表するために使われます。

一方、アジェンダは会議の参加者全員が同じ方向を向いて議論するために使用します。

会議でアジェンダを利用するメリット

会議でアジェンダを利用するメリットには、以下の3つが挙げられます。

• 会議の方向性を事前に把握できる
• 会議を効率化できる
• 有益な話し合いができる

ここでは、それぞれの詳細を解説します。

会議の方向性を把握できる

アジェンダを会議前に配布すれば、全員が会議の方向性を把握できます。
つまり、会議の中で議論が脱線する心配がなくなるということです。

アジェンダをもとに話す内容や資料を用意できるため、無駄な意見や発表を防げ、会議が長引くことを防げます。

会議を効率化できる

アジェンダには、会議の目的や議題、スケジュールなどが記載されています。
参加者に途中から参加する人やプロジェクトの詳細を知らない人がいる場合、会議のはじめに目的や議題などを説明しなければなりません。

アジェンダがあれば説明が不要になり、効率的に時間を使えます。
時間配分も記載されているため、一つの議題に予定以上の時間を使う心配もありません。

会議の中で話し合う内容が複数あると議論し忘れる恐れもありますが、アジェンダがあれば予定していた議題を忘れることなくスムーズに話を進められます。

有益な話し合いができる

アジェンダで事前に会議の詳細が共有できていれば、有益な話し合いが可能です。
会議の内容が把握できていない場合、会議の中で理解し、自分の意見をまとめなければなりません。

特に、はじめて参加するような人だと、内容を理解しきれずに終わってしまうケースがありがちです。
アジェンダがあれば、事前に会議に関係する資料に目を通したり調べたりできるため、より建設的な話し合いが可能です。

アジェンダの基本的な項目と書き方の具体例

アジェンダには、記載しておくべき基本的な項目があります。
ここでは、項目と書き方の具体例を解説します。

会議名

会議名を記載しましょう。
会議の名称は、参加者が理解しやすいものにすることが大切です。

【会議名の具体例】

• 〇〇商品販促会議
• 新製品開発会議
• 月次定例営業会議

会議目的

何のための会議か、会議の目的を記載します。
目的を明確にしないと、会議に参加する人や議題の決定は困難です。

会議中に方向性を見失ったときに、また本題に戻れるようにわかりやすく記載することが大切です。

【会議目的の具体例】

• 新製品のアイデアを数多く出し合う
• 採用における方針を決定する
• 〇〇戦略についての共有

参加者名、場所、進行役など

会議に参加する人や場所、割り振られる役割などを記載します。
社外の人が会議に参加する場合には、わかりやすいように地図を添付しましょう。

【記載する内容一覧】

• 会議日時
• 参加者名
• 場所
• 進行役
• タイムキーパー名
• 記録者名

議題・タイムテーブル

目的を達成するために必要な議題と順序を決定し、タイムテーブルを作成します。

【議題・タイムテーブルの具体例】

議題例が気になる方は、以下の記事を参考にしてください。

配布資料

配布資料の項目は、参加者全員に必要な書類が配布できているかを確認するために記載します。
特に、会議前に読んでおいてほしいものがあれば、「事前にご確認ください」と書いておきましょう。

備考

参加者に伝えるべき情報を記載します。
社外の人がいる場合は、会議について質問があるケースも考えられるため、問い合わせ先（担当者名も）を記載しましょう。

アジェンダの作り方の手順

アジェンダをどのように作っていけば良いか、わからない方もいるのではないでしょうか。
ここでは、アジェンダの作り方手順を解説します。

会議の目的・ゴールを決定する

会議をスムーズに進めるためにも、目的とゴールの決定は欠かせません。
はじめに、なぜ会議を行うか（目的）と、会議を通して何を達成したいのか（ゴール）を明確にしましょう。

目的とゴールを明確にすれば、参加者や議題、時間配分などの検討にも役立ちます。

参加者を決定・情報提供を求める

会議への参加者を決定し、必要であれば参加者に情報提供を求めましょう。
情報提供を求めることで、会議で欠かせない内容が出てくる可能性があります。

また、出席者に積極的に会議に参加してもらうことにもつながります。

議題を列挙し、所要時間を予測する

参加者からの情報提供も含め、当日に話し合う議題を列挙しましょう。
その上で、予定する会議においてのその議題が本当に必要かどうか、吟味が必要です。

議題の優先順位を決め取捨選択を行い、それぞれの議題の所要時間を予測します。
議論が長くなりそうなものには時間を多く割り振り、話し切れずに終わらないように時間配分しましょう。

話し合う議題の順番を決定する

議題が決まったら、それらの議題の順番を決定しましょう。
優先度が高いものや簡単に終わる議題をはじめに持っていけば、効率的に会議を進められます。

特に重大な議題は、前半部分に時間配分すると十分な議論の時間を確保できます。
また、関連性のある議題はまとめておくと、スムーズな会議が可能です。

進行役、会議場所、配布資料などを決定する

会議に必要な、進行役や会議場所などの項目も決定していきます。
進行役は、それぞれの議題に関係が深い人物を選ぶとスムーズに会議が進みます。

また、人数に合った会議室、配布資料などを決定していきましょう。

アジェンダの作り方のポイント

アジェンダは、適当に作ってしまうと意味がありません。
参加者全員に会議の内容を把握してもらい、スムーズに進めるために重要です。

ここでは、アジェンダの作り方のポイントを解説します。

会議の目的を明確化する

会議が何のために行われるかの目的を明確化することが重要です。
なぜなら、目的が定まっていないと、本題から逸れたり結論が出ないまま終わったりする恐れがあるからです。

また、参加者の選定にミスが生じる場合もあります。
アジェンダを作る際は、必ず目的を明確化してから参加者や議題などを決定していきましょう。

質疑応答の時間を入れる

アジェンダには、質疑応答の時間も入れておきましょう。
会議中に疑問が湧いた場合、質疑応答がないまま終了してしまうと、あとあと質問に対応しなければなりません。

会議の後に質疑応答の時間を設けておけば、そこで疑問の解消ができるだけでなく、振り返りにも役立ちます。

事前共有を徹底する

アジェンダを作ったら、参加者全員に共有しましょう。
事前に共有すれば、事前に調べたり自分の意見をまとめたりできるため、有意義な会議を行えます。

他に、配布資料があれば一緒に共有し、万全な体制で会議に臨んでもらえるようにしましょう。

優先順位や時間配分を決めておく

会議をスムーズに進めるために、優先順位を決めておくことが大切です。
効率的に進めるためには、簡単な議題や優先順位の高いものから始めましょう。

適切な時間を議題ごとに設定すれば、参加者全員がその時間に終了できるよう意識づけができ、効率的な会議が可能です。
また、議題を詰め込み過ぎて会議中に話し終わらないという事態を防げます。

会議の全体の時間と議題ごとの優先順位、適切な時間配分を意識してアジェンダを作りましょう。

アジェンダの無料テンプレート

アジェンダは、ExcelやWordなどで一から作ることもできますが、テンプレートがあったほうが簡単に作れます。
また、項目の入れ忘れ防止にもつながります。

ここでは、無料で使えるアジェンダのテンプレートを紹介するので、参考にしてください。

Microsoft

出典：Microsoft

Microsoftでは、日本語のものはもちろん、英語のアジェンダもあります。
デザインもおしゃれなものからシンプルなものまであるので、好みのテンプレートを使用しましょう。

日本の人事部

出典：日本の人事部

日本の人事部では、シンプルなアジェンダを配布しています。
日時や場所など、必要項目がすべて入っているので、それに沿って入力すればアジェンダが簡単に作れます。

営業会議で効率的なアジェンダを作成しよう

アジェンダには、議題やスケジュールなどが書かれており、出席者に内容を簡潔に伝えるために用いられます。
また、アジェンダがあることで、会議の効率化や有益な話し合いが可能です。

アジェンダを効果的に利用するためには、目的の明確化や事前共有、時間配分の決定などが重要です。

営業会議をスムーズにすすめるためにも、効率的なアジェンダを作成しましょう。

株式会社soraプロジェクトでは、インサイドセールス代行やマーケティング支援など、営業代行を行っています。
営業に課題を抱えている方は、ぜひご相談ください。

また、営業代行サービスの種類や内容、内製化と比較したメリット・デメリットなどの有益な情報を無料で提供しています。
気になる方は、ぜひ資料をご請求ください。

投稿者プロフィール

樋口 裕貴

1985年福岡生まれ
福岡発のインサイドセールス支援会社、soraプロジェクトの代表
スタートアップから外資大手まで700以上の営業支援プロジェクトの実績を持つ。
営業活動でお困りの会社様へターゲットリスト作成から見込み客育成、アポの獲得まで、新規開拓の実行支援が専門分野。

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