SFAにはどのような機能が搭載されているのか?選び方も解説!

最近では、続々とSFAを導入する企業が増えています。

しかし、営業現場の実状に合わないSFAを導入してしまったために、うまく機能していない企業も珍しくありません。

一口にSFAといっても多くの種類があり、その機能もさまざまです。

今回はSFAのおもな機能と、自社に最適なSFAを導入するためのポイントについてご紹介いたします。

インサイドセールス代行お役立ち資料ダウンロード

営業を効率化するSFAとは何か?

SFAとは、「Sales Force Automation」の頭文字を取ったもので、日本では営業支援システムと呼ばれます。

その中身は、営業担当者の営業活動を可視化して営業効率を高めるための各種機能です。

SFAを活用することで、営業情報や顧客情報が蓄積・共有され、売上増、利益増などの効果を期待できます。

従来の営業方法では、顧客にアプローチするタイミングやその内容について、各営業担当者の判断に委ねられていることが多いでしょう。

また、営業担当者だけが持っていて共有されていない顧客情報もあります

つまり営業活動に必要な情報や判断が、それぞれの営業担当者に依存していたのです。

これをいわゆる「営業の属人化」と呼ばれています。

営業活動が属人化している状況だと、トップセールスのような優秀な営業パーソンなら良いですが、営業チーム全体では次のような多くの問題を抱えることになります。

  • 商機を逃す
  • 顧客にとって最適でない内容で提案してしまう

このような属人化問題などを解決するのがSFAです。

SFAによって営業活動が可視化・共有されることで、最適なタイミングで顧客に適したアプローチができるようになります。

CRMとの違い

SFAとCRMの違いは、簡単に言えば目的です。

確かにSFAとCRMは、同じような機能があるため明確な線引きが難しく、似たシステムです。

しかしSFAが営業支援システムと呼ばれているのに対し、CRMは顧客情報管理システムと呼ばれています。

なおCRMとは、「Customer Relationship Management」の略称です。

これらからわかるとおり、SFAは営業活動を管理・支援するものであり、CRMは顧客情報を管理するものなのです。

SFAに搭載されている標準的な機能

SFAに搭載されている機能は、そのシステムやベンダーによっても違ってくるのが実状です。

そのため、ここではSFAに搭載されている「標準的」な機能をご紹介いたします。

  • 営業活動支援機能
  • 顧客情報管理機能
  • 案件管理機能
  • 商談管理機能
  • タスク・プロセス管理機能
  • 売上予測機能
  • 分析機能

営業活動支援機能:日報や週報を効率的に作成できる

営業日報の作成は営業担当者にとって負担になりがちです。

SFAでは、決められた入力項目を埋めるだけで自動的に日報が作成できるので省力化を期待できるでしょう。

また、見積書や請求書などの書類を簡単に作成できる機能もあります。

顧客に紐付けて管理することができるため、過去に提出した書類を簡単に検索することが可能です。

顧客情報管理機能:基本情報や接触履歴が共有できる

SFAには顧客情報管理機能があります。

具体的には次のような顧客情報を管理できるのです。

  • 顧客の名前(社名)
  • 住所(所在地)
  • 電話番号
  • メールアドレス
  • 従業員数(規模)
  • 決裁権者
  • 部署
  • 役職
  • 営業担当者
  • その他

この機能があるため、CRMとよく間違われることがあるのでしょう。

営業を効率化するためには、営業活動だけでなくそれに紐付ける顧客情報についてもしっかりと管理しなければなりません。

そのため、SFAを導入する際には、どのように顧客管理ができるのかをチェックすることも大切になります。

顧客となる企業の情報はもちろんのこと、次のような情報もデータベースに蓄積して共有するのがポイントです。

  • 購買履歴
  • 購買頻度
  • 特性など

顧客との関係性を高め、最適なタイミングでの提案や商談、リピート購入の促進をするためには、きめ細やかな顧客管理が欠かせません。

顧客の状況を把握しながら必要な情報を提供をすることが、見込み客の育成や顧客のファン化につながるのです。

案件管理機能:営業案件のフェーズや見込み度合いを管理できる

従来の営業手法では把握しにくかった、案件ごとの進捗状況管理が可能です。

いつ誰が、どの顧客に対してどんな営業をしたのかが営業部門全体で共有できるようになります。

例えば案件情報を共有できていないと、営業責任者はそれぞれの案件を管理しにくく、きめ細やかなフォローやアドバイスができません。

それがSFAによって、常に共有された状態になるのです。

顧客に対して次に打つべき手も明確になり、組織営業の効果を発揮できるようになるでしょう。

商談管理機能:商談履歴や内容を記録できる

「案件管理機能で商談履歴も保存できるのでは?」と思う方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、多くのSFAでは案件管理と商談管理は別機能として構成されています。

商談の内容を記録できるので、商談内容の共有・改善にも役立ちます。

タスク・プロセス管理機能:コール数などの指標を管理できる

各営業担当者のタスクを管理することができます。

自身のタスク管理はもちろん、ほかの担当者にタスクの依頼をすることも可能です。

期限が迫ると通知してくれるアラート機能も搭載されているので、先延ばしにしたり、商機を見逃してしまったりすることもなくなります。

また、スケジューラーとしてカレンダー機能がついています。

ほかの営業担当者のスケジュールも一覧できるため、どのような営業活動をしているのかを共有することが可能です。

営業責任者の管理も容易になるでしょう。

売上予測機能:部署や担当者、顧客属性別の売上げなどを把握・管理できる

受注実績金額はもちろんのこと、受注予定金額も把握できるシステムもあります。

受注予定金額をリアルタイムに把握することで、より計画的な営業活動につなげることが可能です。

当然、営業責任者が営業計画・目標と照らし合わせながらマネジメントを行っていくことになりますが、他の活用方法もあります。

細かく受注実績や予測を確認できるため、営業責任者と担当者の人事評価面談の材料としても活用できるのです。

分析機能:記録情報を出力して、さまざまな改善点を見いだせる

SFAは、いわばデータベースです。

  • 顧客情報
  • 案件情報
  • 商談情報
  • タスク情報
  • その他

このように、営業活動におけるさまざまな情報が蓄積されており、共有できます。

そのような性質を活かして、SFAには各種の分析機能を備えているものがあります。

分析結果はレポートとして出力できますし、営業責任者にとっては営業チームの課題や改善点を見つける糸口となるのです。

自社に最適なSFAを選ぶためのポイント

SFAには多くの種類があり、自社の営業に最適なものを選択しないとその機能を活かすことはできません。

営業活動の内容、抱えている問題点、SFAに求める機能をしっかり検討して、自社に最適なSFAを導入しましょう。

大きなポイントとしては、次のとおりです。

大別すると、SFAには営業支援機能が強化されたものと、顧客管理機能に強いものがあります。

新規顧客獲得の目的を重視するのであれば、営業支援機能を重視してSFAを導入するのがおすすめです。

逆に顧客数が多く、既存顧客のフォローがメインであれば、顧客管理機能に強いSFAを導入するのがよいでしょう。

その他、導入するSFAを選ぶ際にはいくつか注意しなければならないポイントがあります。

  • 自社の課題を解決できる機能があるか
  • 導入費用と維持費を上回るコストの削減や、売上向上が見込めるか
  • 営業担当者にとって使いやすいシステムか
  • 外出先でも必要な情報にアクセスできるか

それぞれ紹介していきます。

自社の課題を解決できる機能があるか

事前にシステムに求める機能をしっかりと把握しておくことが、SFAの導入を成功するためには大切です。

とは言え、過度な機能は不要です。

あれもこれもと豊富な機能がついたシステムを導入すると、いかにも営業が効率化されるような印象を受けるものです。

しかし、めったに使わない機能は逆に業務の妨げになりかねませんし、費用も高額になってしまうでしょう。

導入費用と維持費を上回るコストの削減や、売上向上が見込めるか

自社の課題を解決できる機能があるのは大前提ですが、過度な機能は不要とご紹介しました。

そこで重要なのが、費用対効果が見込めるかという点です。

SFAを導入する際には、初期導入費用はもちろん、毎月の利用料やサポート費用もかかってきます。

システムを導入することで、コストに見合う省力化や利益増が見込めるかをしっかりと検討しましょう。

営業担当者にとって使いやすいシステムか

機能や費用対効果だけでなく、営業担当者にとって使いやすいSFAであることも重要です。

社内のシステム部門などが中心になって導入すると、営業部門の実状に合わず使いにくいシステムになりかねません。

導入を検討する段階から営業部門を巻き込むと、営業担当者の当事者意識も高まって活用できるシステムになるでしょう。

外出先でも必要な情報にアクセスできるか

外出先からでも使用できるかということも、大切なポイントになってきます。

営業担当者は商談の合間の空き時間や移動の時間など意外と隙間時間は多いものです。

この時間にスマホやタブレットを使って過去の取引履歴の確認や日報の作成などを行うことができれば、営業の効率化につながるでしょう。

まとめ:活用の目的を明確にしてSFAを導入しよう

SFAの導入は手段であって目的ではありません。

使い勝手のよいSFAを導入・活用して受注増・売上増につなげるためには、事前に「何のためにSFAを導入するのか」という目的を明確にしておくことが重要です。

「事務作業を効率化して顧客との面談時間を増やしたい」
「初回面談から成約までの期間を短縮したい」

など、その目的によって導入すべきシステムの内容も違ってきます。

無料の試用期間(無料体験期間)を設けたシステムや、デモが可能なシステムもありますので、機能や実際の使用感を確かめてから導入するのがよいでしょう。

また、自社の都合に合わせたカスタマイズが簡単にできるのかを確認しておくことも大切なポイントです。

自社にとって最適なSFAを導入できれば、営業を効率化させ売り上げを上げるための大きな武器となります。

事前に目的を明確にしたうえで最適なSFAを導入し、業績アップにつなげていきましょう。