活用したいSFAの機能は?自社に最適なSFAシステムを導入するためのポイント|テレマLab

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SFAシステムを導入する企業が増えています。しかし、営業現場の実状に合わないSFAシステムを導入してしまったために、うまく機能していない企業も珍しくありません。
一口にSFAシステムといっても多くの種類があり、その機能もさまざまです。今回はSFAの主な機能と自社に最適なSFAシステムを導入するためのポイントについて紹介します。

 

営業を効率化するSFAシステムとは?

 

SFAとは「Sales Force Automation」の頭文字を取ったもので、日本では営業支援システムと呼ばれます。SFAは営業担当者の営業活動を可視化して営業効率を高めるためのシステムです。

 

SFAシステムを活用することで営業情報、顧客情報が共有され、売り上げ増、利益増の効果を期待できます。従来の営業方法では顧客にアプローチするタイミングやその内容については、各営業担当者の判断に委ねられていることが多いでしょう。また、営業担当者だけが持っていて共有されていない顧客情報もあります。そのため商機を逃してしまったり、顧客にとって最適でない内容で提案してしまったりすることもあるのです。このような問題を解決できるのがSFAシステムです。

 

SFAシステムによって営業活動が可視化されることで、最適なタイミングで顧客にアプローチできるようになります。しかし、SFAシステムには多くの種類があり、自社の営業に最適なものを選択しないとその機能を活かすことはできません。営業活動の内容、抱えている問題点、SFAに求める機能をしっかり検討して、自社に最適なSFAシステムを導入しましょう。

 

 

こんなにあるSFAシステムの営業活動支援機能

 

SFAシステムに搭載されている機能はそのシステムによっても違ってきますが、ここでは一般的な営業活動支援機能を見ていきましょう。

 

まず各営業担当者のタスクを管理することができます。自身のタスク管理はもちろん、ほかの担当者にタスクの依頼をすることも可能です。期限が迫ると通知してくれるアラート機能も搭載されているので、先延ばししたり商機を見逃してしまったりすることもなくなります。また、スケジューラーとしてカレンダー機能がついています。ほかの営業担当者のスケジュールも一覧できるため、どんな営業活動をしているのか共有することが可能ですし、営業責任者の管理も容易になるでしょう。

 

さらに、従来の営業手法では把握しにくかった案件の進捗状況を管理することが可能です。いつ誰がどの顧客に対してどんな営業をしたかが営業部門全体で共有できるようになります。顧客に対して次に打つべき手も明確になり、組織営業の効果を発揮できるようになるでしょう。

 

受注例や失注例を共有することで各営業担当者のスキルアップを図ることも可能です。営業日報の作成は営業担当者にとって負担になりがちですが、決められた入力項目を埋めるだけで自動的に日報が作成できるので省力化の効果を期待できるでしょう。

 

ほかにも、見積書や請求者などの書類を簡単に作成できる機能もあります。顧客に紐付けて管理することができるため、過去に提出した書類を簡単に検索することが可能です。受注実績金額はもちろんのこと受注予定金額を把握できるシステムもあります。受注予定金額をリアルタイムに把握することで、より計画的な営業活動につなげることが可能です。

 

 

顧客育成に欠かせないSFAシステムの顧客管理機能

 

営業を効率化するためには、営業活動だけでなくそれに紐付ける顧客情報についてもしっかりと管理しなければなりません。そのため、SFAシステムを導入する際には、どのように顧客管理できるのかをチェックすることも大切になります。

 

顧客となる企業の情報はもちろんのこと、担当者や購買履歴、購買頻度、特性などをデータベース化して営業部門で共有化することがポイントです。顧客との関係性を高め、最適なタイミングでの提案や商談、リピート購入の促進を行うためには、きめ細やかな顧客管理が欠かせません。顧客の状況を把握しながら必要な情報提供をすることが見込み客の育成や顧客のファン化につながるのです。

 

SFAシステムには営業支援機能が強化されたものと、顧客管理機能に強いものがあります。新規顧客獲得の目的を重視するのであれば、営業支援機能を重視してSFAシステムを導入するのがおすすめです。逆に顧客数が多く、既存顧客のフォローがメインであれば、顧客管理機能に強いSFAシステムを導入するのがよいでしょう。

 

 

自社に最適なSFAシステムを選ぶためのポイント

 

導入するSFAシステムを選ぶ際には、いくつか注意しなければならないポイントがあります。

まず費用対効果が見込めるかということが大切です。SFAシステムを導入する際には初期導入費用はもちろん、毎月の利用料やサポート費用もかかってきます。システムを導入することでコストに見合う省力化や利益増が見込めるかをしっかりと検討しましょう。

 

営業担当者にとって使いやすいSFAシステムであることも重要です。社内のシステム部門などが中心になって導入すると、営業部門の実状に合わず使いにくいシステムになりかねません。導入を検討する段階から営業部門を巻き込むと、営業担当者の当事者意識も高まって活用できるシステムになるでしょう。

 

また、過度な機能は不要です。あれもこれもと豊富な機能がついたシステムを導入すると、いかにも営業が効率化されるような印象を受けるものです。しかし、めったに使わない機能は逆に業務の妨げになりかねませんし、費用も高額になってしまうでしょう。

 

事前にシステムに求める機能をしっかりと把握しておくことが、SFAシステムの導入に成功するためには大切です。外出先からでも使用できるかということも大切なポイントになっています。営業担当者は商談の合間の空き時間や移動の時間など意外と隙間時間は多いものです。この時間にスマホやタブレットを使って過去の取引履歴の確認や日報の作成などを行うことができれば、営業の効率化につながるでしょう。

 

 

活用の目的を明確して導入しよう

 

SFAシステムの導入は手段であって目的ではありません。使い勝手のよいSFAシステムを導入・活用して売り上げ増につなげるためには、事前に何のためにSFAシステムを導入するのかという目的を明確にしておくことが重要です。

 

事務作業を効率化して顧客との面談時間を増やしたい、初回面談から成約までの期間を短縮したいなどその目的によって導入すべきシステムの内容も違ってきます。無料の試用期間を設けたシステムやデモが可能なシステムもありますので、機能や実際の使用感を確かめてから導入するのがよいでしょう。また、自社の都合に合わせたカスタマイズが簡単にできるのかを確認しておくことも大切なポイントです。

 

自社にとって最適なSFAシステムを導入することができれば、営業を効率化させ売り上げを上げるための大きな武器となります。事前に目的を明確にしたうえで最適なSFAシステムを導入し、業績アップにつなげていきましょう。

 

 

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