新規営業が成功する送付状のポイント5つ!成功率を高める方法も紹介

「新規営業のDMにつける送付状の書き方が知りたい」と気になってはいませんか。

メインはDMだからと送付状をいいかげんに書いてしまうと、せっかくの営業は失敗に終わる恐れがあります。

形式的なものだとおざなりにするのではなく、きちんとルールを守って書きましょう。

そこで本記事では、新規営業のDMにつける送付状の書き方を解説します。

基本的な書き方や、効果的な送付状にするポイントを紹介するため、DMの送付状を作成する予定のある方は参考にしてください。

はじめての営業代行-虎の巻-

DMに送付状をつける目的

DMに送付状をつける目的を理解していないと、いいかげんに書いてしまう可能性があります。

この章ではDMに送付状をつける目的を説明します。

DMに送付状をつける目的は以下の2つです。

  1. 警戒心を解く
  1. DMの内容に興味を持ってもらう

目的を1つずつ順番に説明していきます。

目的1:警戒心を解く

DMの送付状には、お客さんの警戒心を解く目的があります。

いきなり新規営業のDMが送られてきたお客さんは、DMに対して警戒心や不信感を抱く場合があるからです。

DMでどれだけ良いサービスを紹介していたとしても、警戒心や不信感を抱かれている状態では営業は成功しないでしょう。

そのため、送付状で信用できる会社だと思ってもらう必要があります。

礼儀正しい挨拶でお客さんに良い印象を与えて、営業の成功率を高めましょう。

目的2:DMの内容に興味を持ってもらう

送付状でDMの内容に興味を持ってもらいましょう。

お客さんにとって素晴らしいサービスをDMで紹介していたとしても、DMに興味を持ってもらえなければ読まれることがないからです。

そのため、送付状で「何のためにDMを送ったのか」「DMにはどのようなことが書かれているのか」を説明する必要があります。

送付状がないDMは見られずに捨てられる場合があるため、必ずDMに送付状をつけて興味を持ってもらえるようにしましょう。

新規営業のDMにつける送付状の基本的なポイント2つ

この章では、新規営業のDMにつける送付状の基本的なポイントを2つご紹介します。

新規営業のDMにつける送付状のポイントは以下の2つです。

  1. 簡潔にまとめる
  1. 一般的な形式を守る

これより、DMにつける送付状のポイントを1つずつ説明していきます。

ポイント1:簡潔にまとめる

送付状は簡潔にまとめて書きましょう。

ダラダラと書かれている送付状は、チラっと見て捨てられてしまう恐れがあるからです。

送付状に限らず、読むのに時間がかかりそうな書類は、誰しもなかなか読む気にならないでしょう。

さらには、DMの内容を伝えるために長々と書いてしまうと、アピールしたい点もうまく伝わりません。

そのため、一目で内容がわかるように簡潔にまとめられている送付状が理想です。

ポイント2:一般的な形式を守る

一般的な形式を守って送付状を作成しましょう。

一般的な形式を守ると、読みやすい送付状になるからです。

送付状の形式には以下のようなものがあります。

  • 白地に黒い文字で記入する
  • 本文の文字の大きさは11ポイント以上にする
  • 文字のフォントは明朝体にする

他社と差別化するために柄ありの用紙を選ぶ場合は、柄と文字が被らないように注意しましょう。

新規営業のDMにつける送付状の項目

会社によって送付状に記載する内容は異なりますが、項目は基本的に同じです。

この章ではDMにつける送付状の項目を解説します。

DMにつける送付状の項目は以下の通りです。

項目内容
①日付DMを郵送する日付
②宛名DMを郵送する先の会社名や個人名
③差出人名DMを郵送する側の担当者名
④タイトルDMの目的がわかる見出し
⑤頭語冒頭で使用する言葉。拝啓や啓上など
⑥挨拶本文の最初の挨拶文
⑦結語頭語に対応している結び言葉
⑧記書きDMに封入する書類の箇条書き
⑨備考補足説明
⑩以上送付状の最後に記入する言葉

そして、上記の項目で送付状を作成すると、以下のようになります。

①2022年4月31日

②株式会社〇〇

 〇〇様

③株式会社〇〇

〇〇担当 〇〇

                 

④〇〇送付のご案内

⑤拝啓

⑥時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

~~

~~

⑦敬具

⑧記

・〇〇   1部

・〇〇   1部

⑨■備考

 ⑩以上

新規営業を成功させる送付状のポイント5つ

これまで、DMにつける送付状の基本的な書き方を説明しました。

この章では新規営業の成功率を高める送付状のポイントを5つご紹介します。

新規営業を成功させる送付状のポイントは以下の通りです。

  1. タイトルにベネフィットを書く
  1. 季節感を取り入れる
  1. 特別感を演出する
  1. 個人に宛てているように書く
  1. 売り込みをしない

これよりポイントを1つずつ解説していきます。

ポイント1:タイトルにベネフィットを書く

タイトルには、お客さんがDMを見るベネフィットを書きましょう。

一般的にタイトルでよく使用される「〇〇送付のご案内」でも問題ありません。

しかし、お客さんが送付状を読み進める確率を高めるのであれば、タイトルにベネフィットを書くのがおすすめです。

ベネフィットを含んだタイトルの例は以下の通りです。

  • 〇〇をお探しの方へ
  • 〇〇するだけで〇〇できる〇〇が誕生!
  • 〇〇の悩みを解決できる〇〇のご紹介

お客さんにとって送付状を読むメリットをタイトルに含めることで、目をとめてもらいやすくなります。

自社サービスのアピールポイントを明確にして、どのポイントを一番に伝えたいか確認しましょう。

ポイント2:季節感を取り入れる

季節感を送付状に取り入れるのも効果的です。

季節を限定したフレーズを使用することで、「今しか手に入らない情報やサービス」といった印象を与えられるからです。

送付状の項目である「挨拶」部分に季節を取り入れると良いでしょう。

以下の表に挨拶文で使用する季語をまとめたため、送付状を作成する際の参考にしてください。

季語

1月
  • 新春の候

 

  • 寒風の候

 

  • 厳寒の候
2月
  • 立春の候

 

  • 梅花の候

 

  • 春寒の候
3月
  • 早春の候

 

  • 仲春の候

 

  • 春分の候
4月
  • 陽春の候

 

  • 春風の候

 

  • 春陽の候
5月
  • 新緑の候

 

  • 薫風の候

 

  • 青葉の候
6月
  • 初夏の候

 

  • 深緑の候

 

  • 梅雨の候
7月
  • 盛夏の候

 

  • 暑中の候

 

  • 大暑の候
8月
  • 立秋の候

 

  • 残暑の候

 

  • 秋暑の候
9月
  • 初秋の候

 

  • 爽秋の候

 

  • 秋涼の候
10月
  • 秋色の候

 

  • 紅葉の候

 

  • 秋冷の候
11月
  • 晩秋の候

 

  • 落葉の候

 

  • 向寒の候
12月
  • 初冬の候

 

  • 師走の候

 

  • 寒冷の候

ポイント3:特別感を演出する

送付状で特別感を演出しましょう。

特別に扱っているかのように表現すると、「DMを無視すると損をするかも」とお客さんに考えてもらえるのです。

特別感や限定感をお客さんにアピールできれば営業の成功率が高まるため、特別感を演出する表現を採用しましょう。

以下は送付状で使用できる特別感を演出する表現を紹介しているので、送付状やDMの内容に合わせて使用してください。

  • 特別オファー
  • 特別キャンペーン
  • 特別価格
  • 限定価格
  • あなただけ

ポイント4:個人に宛てているように書く

送付状が形式的な文章になり過ぎないために、個人に宛てた手紙のように書きましょう。

あまりにも形式ばった送付状だと、相手を選ばずにDMを送っているかのような印象を与えたり、冷たい印象を与えたりするからです。

文中に担当者名を書いたり、「あなた」と呼びかけたりして個人に宛てているように書くと、DMの反応率が高くなります。

送付状のテンプレートを使用する場合も、送り先ごとに表現を少し変更するなど手を加えましょう。

ポイント5:売り込みをしない

送付状で売り込みをしてはいけません。

営業は売上を上げるためのものですが、あまりにも露骨に売り込みをするとお客さんは不信感を抱いて逃げてしまうからです。

お客さんの悩みを解消できることをアピールすると、売り込み臭は伝わりづらくなります。

送付状はDMに興味を持ってもらう目的で送付するため、自社サービスの紹介はしても売り込まないようにしましょう。

以下で、送付状で使用すべきでない売り込み臭の強い文章を紹介するので、作成する際の参考にしてください。

  • 〇〇(自社サービス)のご紹介をしたく~
  • 弊社の新商品をご案内したく~

新規営業の成功率を高める方法2つ

これまで、新規営業を成功させる送付状の書き方を解説しました。

この章では、送付状の内容以外で、新規営業の成功率を高める方法を2つご紹介します。

新規営業の成功率を高める方法は以下の通りです。

  1. DMの郵送前後に電話を入れる
  1. DMを2回以上は郵送する

新規営業の成功率を高める方法を一つずつ説明していきます。

方法1:DMの郵送前後に電話を入れる

DMの郵送前後に電話を入れると、反応率は高まります。

DMを郵送する断りを入れたり、郵送後にフォローの電話をかけたりすることで、読んでもらえる確率が高くなるからです。

まずDMを郵送する前に、「お知らせを送らせていただきたいのですが、よろしいでしょうか。」と許可を取りましょう。

そうすれば、丁寧な会社というイメージを与えられるだけではなく、他のDMに埋もれて読まれないことを防げます。

また、DMの郵送後には「お送りした資料の中で不明点がございましたらご説明します」と電話で伝えましょう。

「お送りした資料をご覧になられましたか。」では「見ていない」で会話が終わってしまうため、相手がDMの内容に興味を持つような会話を心掛けてください。

方法2:DMを2回以上は郵送する

DMは2回以上送るようにしましょう。

送ってからも反応がない場合、他のDMに埋もれて見てもらえていない可能性があるからです。

また、最初にDMを送った際にお客さんがサービスを必要としていなくても、2回目以降に送った際は、サービスを必要としている状況にある場合もあります。

一回目のDMに反応がなかったからと顧客リストから除くのではなく、複数回送りましょう。

まとめ:DMにつける送付状を工夫して新規営業を成功させよう

本記事では、送付状の重要性や基本的な送付状の書き方を説明しました。

送付状にはお客さんの警戒心を解いたり、DMの内容に興味を持ってもらったりする重要な役割があるため、丁寧に作成しましょう。

また、新規営業を成功させる送付状のポイントも紹介しました。

  1. タイトルにベネフィットを書く
  1. 季節感を取り入れる
  1. 特別感を演出する
  1. 個人に宛てているように書く
  1. 売り込みをしない

本記事で解説した送付状の書き方を参考にして、新規営業を成功させましょう。

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