目次
営業会議でだらだらと話が続き、無駄な時間が過ぎていくだけになってしまうことに不満を感じたことはありませんか？
意味のない営業会議をしていては、本来の業務に時間を使えなくなってしまいます。
効率的な営業会議を行うにはいくつかのコツがあります。
この記事では、営業会議の目的や役割、議題例、進め方、スムーズに進めるコツを解説します。
また、会議に必要な資料の作り方やテンプレートも紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
【基礎知識】営業会議とは？目的と4つの役割
企業が営業会議をおこなう場合、実施する目的を理解しておくことが大切です。
営業会議の課題や進め方は部門や状況によって異なりますが、基本的な役割は同じです。
こちらでは営業会議が持つ目的と4つの役割について、詳しく解説します。
営業会議の目的
営業会議の本質は、チーム全体で目標達成に向けた戦略を共有し、具体的な改善アクションを導き出すことにあります。
日々の営業活動で得られる顧客の反応や市場の変化は、担当者個人に蓄積されがちです。
営業会議は、こうした現場の生きた情報を組織の財産として集約し、次の打ち手を検討する場として機能します。
特に重要なのは、成果の可視化と横展開です。
受注に至った商談の共通点を分析すれば、再現性のある営業手法として他のメンバーにも展開できます。
一方で、停滞している案件については原因を特定し、組織的なフォロー体制を構築することで底上げを図れます。
単なる数字の報告に終始する会議では、参加者の当事者意識は生まれません。 重要なのは「次に何をするか」を明確にし、会議後の行動変容につながる議論を設計することです。
効果的な営業会議は、情報共有・戦略立案・実行支援という3つの機能を統合し、チーム全体の営業力を高める場として機能します。
営業会議の役割
営業会議には、以下のような4つの役割があります。
- 営業活動の改善
- 目標設定
- 営業手法・知識の共有
- チームワークの増強
それでは詳しく説明します。
営業活動の改善
営業活動の改善は、営業会議の役割の中で最も大きな要素です。
効率的な営業活動の方法や、効果的な営業手法を検討し、売上増加につなげます。
互いの営業手法を比較するのも有効です。
営業手法が共有されることで、営業の属人化防止や営業組織全体のレベルアップを期待できます。
目標設定
当月の売上目標や中長期的な目標は、営業パーソンのモチベーション確保に大きな影響を与える要素です。
よって、営業部門にとって、目指すべき目標を掲げるのは大切であると言えます。
目標を設定する際は、現状を把握した上で、適切な値を検討しましょう。
営業手法・知識の共有
営業手法や知識の共有は、営業スキルの底上げを担う大切な役割です。
顧客からのフィードバックや、成約につながった営業手法を共有し、営業組織全体のスキルアップを狙います。
営業会議の中で営業手法や知識を共有できれば、属人化防止と売上向上の両方に期待できるでしょう。
チームワークの増強
営業活動は「営業部門」というチームで取り組むのが基本です。
そのため、営業会議でもチームワークを増強して、一丸となって営業活動に取り組む姿勢を養わなければなりません。
チームワークを増強できれば、営業パーソンの横のつながりを強化でき、より効果的な営業活動へとつながります。
営業会議の3つの議題例
営業会議は、PDCAサイクルの「P・C・A」を意識した議題を考えると効果的です。
普段の営業活動をチェック（C）して、評価・分析（A）を実施、次のアクションにつなげる計画（P）の作成につなげるのです。
本章では、効果的な営業会議にするための議題を解説します。
議題例1. 営業活動の内容と課題の共有
営業活動の内容と課題に関する議題は、大きく分けて2つの効果があります。
- 顧客からのフィードバック共有・課題の可視化
- 営業パーソン同士の議論促進
営業活動の中で得たフィードバックや課題を通して、営業パーソン同士が議論を深めやすくなります。
議論が深まれば課題がより具体的になり、一体感を持たせながら次の議題への進行が可能です。
議題例2. 課題解決策の検討
可視化された課題に対する改善策もしくは対応方法を検討し、再発を防止します。
改善策や対応方法を検討する際は、複数の視点から検証するのがポイント。
複数の視点から検証することで、より効果的な改善策や対応方法を見出せる可能性が高まります。
同時に、潜在的な課題がないかを確認するのも大切です。
潜在的な課題の解決策までを検討しておくと、実際に問題が生じたときに、よりスピーディに対応できます。
議題例3. 具体的な営業目標の策定
今後の営業目標は、数値化できるものにしましょう。
例えば、「新規リードを10人獲得」や「売上5,000万円」といった目標です。
逆に「新規リード獲得を目指して努力する」といった目標はふさわしくありません。
数値化できない目標は、目標達成率の確認や営業パーソンの自己分析が困難になるためです。
目標を設定する際は、営業パーソンの努力を促進するために、少し高く設定しておきましょう。
どの程度の数値が適正なのかを会議内で検討し、営業部門が一体的に取り組めるよう設定してください。
営業会議の進め方4ステップ
営業会議で、個々の営業パーソンがさまざまな議論を交わすのは大切です。
しかし、時間に限りがある以上は、効率性を考慮する必要もあります。
本章では、効果的かつ効率的に営業会議を進めるための4ステップを解説します。
ステップ1. 営業会議前に議題を共有
議題は、会議の開催日より前に配布します。
議題を事前に配布することで、参加者には意見や考えをまとめる時間を作れるため、より効果的かつ効率的な会議を期待できます。
なお、議題配布は会議開催日の2～3日前が目安です。
2～3日前に議題を配布しておくことで、意見がまとまりやすくなり、会議に向けたモチベーション管理が容易になります。
ステップ2. アイスブレイクで検討可能な雰囲気を構築
営業会議で活発に意見を交換するために、役職を超えた双方向の議論ができる環境を整える、つまりアイスブレイクが必要です。
アイスブレイクには、役職の高い人が「遠慮なく発言しましょう」といった言葉をかけると効果的でしょう。
冗談で場を和ませる場合は、変わった顧客や自分の失敗談など、仕事に関する話題を使うのがポイント。
仕事に関する話題は、参加者の共感を得やすいほか、趣味・関心の違いから取り残される人が出る心配がなくなります。
ステップ3. プロジェクター・ホワイトボードを活用して議論
プロジェクターとホワイトボードには、おもに下記の効果に期待できます。
- ホワイトボード：同じ話の繰り返し防止。議論の内容を可視化。
- プロジェクター：配布した資料の不足部分を補完。結果的に配布資料を最低限にできる。
プロジェクターとホワイトボードは、必ずしも両方必要ではありません。
必要に応じて使い分けながら、効果的に会議を進行しましょう。
なお、パソコンの活用は資料のペーパーレス化に効果を発揮する反面、議論が活発化しないリスクがある点に要注意です。
パソコン上にメモしていては、参加者がうつむきがちになってしまい、議論に参加しにくくなる可能性があります。
ステップ4. クロージングで実践につなげる
営業会議のクロージングは、会議の決定事項をいかにして実践につなげるかが大切です。
例えば、「営業の成功事例を共有する」と会議で決定しても、実践されなければ会議の意味がありません。
そのため、営業会議のクロージングでは、決定事項に対して「どのような目的か・なぜ必要か」を全員が納得できるようにするのが大切です。
参加者が、決定事項の目的と必要性を理解しやすいように、期待できる効果を数値化するのもひとつの方法です。
数値は、現状と比較しやすいため、参加者のモチベーション向上につながります。
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営業会議をスムーズに進めるコツ
営業会議をスムーズに進めるには、以下のようなコツがあります。
- 開催頻度の最適化
- 事前準備を徹底する
- 会議の目的を明確にする
- アジェンダの作成
- 役割分担の明確化
- 双方向コミュニケーションを意識する
- プロジェクター活用
- 議事録を作成する
- 心理的安全性の確保
それでは詳しく解説します。
開催頻度の最適化
営業会議は頻繁すぎても、間隔が空きすぎても非効率になります。
理想的な頻度は、チームの営業サイクルや業種によって異なりますが、一般的には週1回の定例会議と月1回の総括会議の組み合わせが効果的です。
週次会議では短期目標の進捗確認や課題共有をおこない、月次会議では数字分析や戦略の見直しを実施します。
重要なのは、会議のための会議にならないようにすることです。
目的に応じて開催頻度を調整し、必要な情報共有や意思決定のスピードを維持していきます。
デジタルツールを活用し、必要に応じてオンラインで短時間のミーティングを挟むことも効果的です。
事前準備を徹底する
営業会議を成功させる最大のポイントは、徹底した事前準備です。
まずは会議の目的とアジェンダを明確にし、参加者に事前共有しておくことで無駄な時間を削減できます。
次に必要なデータや資料を整理し、数字や実績がすぐ確認できる状態にしておいてください。
また、発表者は自分の報告内容を簡潔にまとめ、要点を押さえて話せるように準備することが重要です。
進行役も参加者の発言バランスや時間管理を意識し、スムーズに進められるようシミュレーションしておくと良いでしょう。
事前準備の質が、そのまま営業会議の成果に直結します。
会議の目的を明確にする
営業会議を実りあるものにするためには、まず何のためにおこなうのかを明確にすることが不可欠です。
目標の共有なのか、課題解決なのか、方針決定なのか、目的によって進行方法も話す内容も変わります。
目的が曖昧なまま会議を始めると、結論が出ないまま時間だけが過ぎることが多いです。
したがって、会議の冒頭で今日のゴールを全員に共有することで、議論の焦点が定まり意識のズレを防げます。
目的がはっきりしている営業会議は、発言が具体的になり行動につながる結果を生み出します。
アジェンダの作成
アジェンダとは、会議で扱う議題や流れを整理した設計図です。
営業会議では、限られた時間内で成果を出すために事前にアジェンダを作成・共有することが重要です。
まず何を話すのか、どの順序で話すのか、どれくらいの時間をかけるのかを明確にしましょう。参加者が事前に議題を把握できれば、必要な情報を準備して会議に臨めるため、効率が格段に上がります。
会議の目的の明確化
アジェンダを作る前に、まず会議の目的を再確認します。
例えば今月の売上分析と改善策の共有なのか、新製品の販売戦略決定なのかによって構成が変わります。
目的に沿ったアジェンダでなければ、会議全体が脱線しがちです。
会議の目的を明確にし、方向性を固めておくようにしましょう。
議題を整理し時間配分を見積もる
続いて、扱う議題を重要度順に並べて各項目に必要な時間を設定します。
報告10分、議論20分、まとめ5分といった具体的な配分を設けることで時間超過を防ぎます。
こうした時間配分をおこなうことで、営業会議を生産的にすることが可能です。
役割分担の明確化
営業会議をスムーズに進めるためには、参加者の役割を明確にすることが大切です。
進行役（ファシリテーター）、発表者、記録係、タイムキーパーなど、それぞれが自分の役割を理解して動くことで、会議が停滞することなく進みます。
特に進行役は発言の偏りを防ぎ、議論を目的に沿ってコントロールする重要なポジションです。また、役割を固定せず、持ち回り制にすることでチーム全体の会議スキルを底上げできます。
明確な役割分担は、責任の所在を明らかにし、会議の質を向上させる有効な方法です。
双方向コミュニケーションを意識する
営業会議では、一方的な報告ではなく、双方向の意見交換を重視することが重要です。
上司が話し続けるだけの会議では、メンバーの主体性が育たず課題の本質も見えにくくなります。
意見を引き出すために質問形式を取り入れたり、ディスカッションの時間を設けたりするのが効果的です。
全員が発言できる環境を整えることで、現場のリアルな声が集まり、より実践的な改善策が生まれます。
双方向のコミュニケーションが活発な営業会議ほど、チームの一体感と行動力が高まります。
プロジェクター活用
営業会議での情報共有を円滑にするためには、プロジェクターの活用が有効です。
営業データやグラフ、進捗資料を視覚的に共有することで、参加者全員の理解度が高まります。
口頭説明だけでは伝わりにくい数字や比較も、ビジュアル化することで一目で把握できます。
また、資料を画面に映しながら議論を進めることで、情報の食い違いを防ぎ、議論の方向性を統一しやすくなります。
オンライン会議の場合も、画面共有機能を使えば同様の効果を得られます。
営業会議では、見える化が成果を左右する大切な要素です。
議事録を作成する
営業会議の内容を確実に次へつなげるためには、議事録の作成が欠かせません。
議事録には、決定事項・担当者・期限・未解決の課題などを簡潔にまとめ、会議後すぐに共有するのが理想です。
これにより、参加者全員が共通認識を持ち、行動の抜け漏れを防げます。
特に営業活動ではスピードが重要なため、議事録を活用して次のアクションに素早く移せる体制を整えましょう。
近年、AIツールの進化により議事録作成の負担は大幅に軽減されています。
音声認識AIが会議内容を自動でテキスト化し、重要な決定事項や次のアクションを自動抽出する機能も登場しています。
これにより、記録係の負担が減るだけでなく、会議中は議論に集中できる環境が整います。
さらに、AIが過去の議事録を分析することで、繰り返される課題の特定や、未完了タスクのリマインドも可能です。
正確で整理された議事録が、営業会議を実行につながる会議に変える鍵となります。
心理的安全性の確保
営業会議の質を左右するのが、参加者が本音で話せる環境です。
失敗を責める雰囲気では、表面的な報告に終始し、本質的な課題は共有されません。
重要なのは、失敗を「学びの機会」として扱い、若手や成績が伸び悩むメンバーからも積極的に意見を引き出す姿勢です。
数字だけで評価せず、改善プロセスや多様な視点を歓迎することで、建設的な議論が生まれます。
ツールを使用して効率化する
仮に、30分の営業会議に5人の参加者がいる場合は、部門全体で150分もの時間を割いていることになります。
そのため、営業会議は有意義な内容にしなければ、十分なタイムパフォーマンスは得られません。
しかし、営業会議を有意義にするためとは言え、資料作成に時間を使いすぎる事態も避けるべきです。
資料作成に費やす時間が多いほど、基幹業務に割く時間が少なくなってしまいます。
上記のような課題を解決するには、SFAやCRMなどのデジタルツールを活用するのが効果的です。
デジタルツールは、整合性の高い情報を効率的に収集でき、資料作成に割く時間を減少できます。
デジタルツールは、営業の属人化防止・業務効率化などの課題解決に有効なのもポイントです。
営業プロセス可視化・情報共有・業務自動化・効率化を実現し、営業部門に必要な変革をもたらします。
より効果的な営業会議のほか、さまざまな課題に悩んでいる場合は、デジタルツールの導入も検討してみましょう。
【営業会議の進め方における注意点】避けるべき2つの議題例
営業会議では「資料を見ればわかる」ような議題は避けるべきです。
なぜなら、見てわかるような議題は議論につながりにくく、時間を有効活用しているとは言えないからです。
本章では、営業会議で避けるべき2つの議題を解説します。
議題例1. 営業成果の確認
営業成果は、資料を見るだけで済む代表的な議題です。
数字やグラフを見ているだけでは、課題を洗い出すのは難しく、参加者の中には退屈さえ感じる人もいるでしょう。
もしも営業成果を議題にしたい場合は、工夫が必要です。
例えば、成功事例を議題にする場合は1～2件に絞り、成功した理由について重点的に議論します。
議論に結びつけるように進行することで、会議全体を活発化できるため、有意義な会議を実現可能です。
議題例2. 取引の進捗状況
取引の進捗状況は、営業成果と同様に、資料を見ればわかるため議題としては不適切です。
資料作成日と会議開催日までの期間の長さによりますが、資料の内容と現状が違ってしまうリスクも想定できます。
取引の進捗状況を共有する目的は、営業担当者が不在の場合の対応を迅速にすることや、管理者が適切なアドバイスをすることです。
近年では、サブスクリプション型ビジネスの市場拡大にともない、進捗状況をリアルタイムに共有する必要性が増しています。
その点を考慮すると、営業会議で進捗状況を共有するよりも、いかにしてリアルタイムで共有する体制を構築するかを議論したほうが有意義でしょう。
営業会議の進め方を改善したい方へ
営業会議の進め方は、事前の共有から会議の締めくくりまでの4ステップを意識しましょう。
また、オンラインツールを活用した効率化にも是非取り組んでみてください。
効率的で効果的な営業会議を実現するには、エビデンスとなるデータが必要不可欠です。
そして、効率的にデータを出力するには、SFA（営業支援システム）をはじめとしたツールの活用が欠かせません。
当メディアを運営する株式会社soraプロジェクトでは、営業代行サービスを提供しております。
より効果的な営業会議を、より効率的に実施したいとお考えの方は、ぜひご相談ください。
効率的な営業会議で売上アップを目指そう
営業会議を効率的に行うには、事前の準備が欠かせません。
議題の決定、通知、アジェンダや資料の作成など事前の準備を適切にすることで、営業会議で無駄な時間を過ごすことも少なくなります。
今回ご紹介した進め方や資料作成の方法を参考に営業会議を実施し、売上アップを目指しましょう。
株式会社soraプロジェクトでは、テレアポやインサイドセールスといった営業の代行サービスを行っています。
テレアポやインサイドセールスのプロが営業を行うため、高品質な見込み顧客をフィールドセールスへとつなげることが可能です。
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投稿者プロフィール
-
1985年福岡生まれ
福岡発のインサイドセールス支援会社、soraプロジェクトの代表
スタートアップから外資大手まで700以上の営業支援プロジェクトの実績を持つ。
営業活動でお困りの会社様に
ターゲットリスト作成から見込み客育成、アポの獲得まで、新規開拓の実行支援が専門分野。
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