目次
- オンライン商談に関係したメールはどのように送信すればよいか？
- 例文やテンプレートを使って効率化したい
- 失礼なメールを送りたくない
上記のように考えている担当者は多いのではないでしょうか？
近年ではオンラインでの商談が当たり前になり、付随するメールの送信業務・内容のあり方も変わりつつあります。適切な文面をおさえておかないと、商談の結果に影響するかもしれません。
そこで本記事では以下の点を解説します。
- オンライン商談におけるメールの重要性
- 基本的なマナー
- 例文・テンプレート
本記事を読めば、オンライン商談に付随するメール業務の重要性やマナー、テンプレートを理解できます。ぜひご参考にしてください。
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オンライン商談におけるメールの重要性
オンライン商談におけるメールは、以下3つの理由で重要です。
- ツールの利用方法を解説する
- 多少ではあるものの、心理的な距離を縮められる
- 商談の機会が喪失するのを予防する
「たかだかメール」と軽視されがちですが、ことオンライン商談に関係する部分ではより重要な存在です。
まず、メールにはツールの利用方法を解説する重要な役割があります。オンライン商談が普及し始めているとはいえ、ツールの使い方がわからない、そもそもインストールしていない顧客も少なくありません。
しかし使い方をていねいに文面で解説すれば、商談が流れたり、相手に不便を感じさせたりするトラブルを避けられます。
また通話や対面でのヒアリングほどでないにせよ、心理的な距離を縮められるのもメリットです。ある程度メッセージで自社・自身の情報を伝えておけば、多少は親しみを持ってもらえます。
また商談の機会が喪失するのを防ぐ意味合いもあるでしょう。リマインドメールを送付するなどして、「オンライン商談の時間を忘れていた」というトラブルを封殺できます。
というようにオンライン商談におけるメールには多様な意味合いがあり、重要だと言えるでしょう。営業トーク同様にブラッシュアップする必要がありそうです。
オンライン商談におけるメールの基本マナーとポイント
オンライン商談におけるメールには、もちろん基本的なマナーとポイントが存在します。
特に頻出する以下3つのシーンでは、何に気をつけるべきかよく理解しておきましょう。
- アポを取る
- お礼メール
- リマインドメール
オンライン商談を実施する場合、上記3つのシーンは避けては通れません。それぞれでどのようなマナーを守り、ポイントを実践すべきなのか解説します。
アポを取る・案内する際のメールの基本マナーとポイント
アポを取る、もしくは案内を出す際は、以下の基本マナーをおさえましょう。
- 件名の時点で、何に関する案内なのかわかるようにする
- 商品・サービスに関して簡単に自己紹介をする
- 商品・サービスの実績を簡易的に説明する
- オンライン商談に参加するメリットを伝える
- 日程の候補日をこちらからいくつか提案する
- 利用するツール名とインストール先を明らかにする
アポを取る、もしくは案内する場合は、「相手が理解しやすく、便利な状態」を作るのが重要です。
これはマナーであると同時に、オンライン商談を成立させるためのコツでもあります。商品に対する理解を促しつつ、日程調整やツールのインストールなどにも気が回れば、オンライン商談は実現しやすくなるでしょう。
お礼メールの基本マナー
オンライン商談が終わったあとは、必ずお礼のメールを送付するようにしましょう。
お礼がなければ、やはり「失礼な会社だ」と思われがちです。一方でメール1本送信するだけで、「誠意ある対応だ」と判断されやすく、これが契約に結びつく可能性もあります。
お礼メールでは以下の点をおさえましょう。
- 商談の直後に送付、遅くとも当日中には連絡する
- わかりやすい件名にする
- 商談の時間をいただいたことに対してお礼を述べる
- 商談中、重要だったトピックについて触れる
基本的には対面での商談と大きな違いはありません。
重要なのは、商談の直後にお礼メールを送付すること。遅くとも当日中には完了させましょう。
お礼メールが遅くなると、「後回しにされた」と思われがち。面倒と思わずに、速やかにメールを送るのがマナーです。
リマインドメールも送信するのが大事
前日にはリマインドメールを送信して、予定忘れを防ぐのがよいでしょう。
これはマナーの基本であると同時に、オンライン商談を成立させるうえで重要なポイントです。
リマインドメールを送信すれば、相手には「親切でていねいな対応をしている」という印象を与えられます。特にオンラインでのやり取りに慣れていない相手からすれば、その印象はより強くなるでしょう。
もちろん、「商談を忘れられてしまう」というトラブルを避けることにもつながります。
【補足】オンライン商談におけるメールのその他細かいポイント
オンライン商談におけるメールでは、そのほか以下の点に注意しましょう。
- ツールのURLやログイン情報を打ち間違えない
- 無理に親しくなろうとして、距離感の狂った文面を送付しない
特に「無理に親しくなろう」とするのは避けましょう。顧客にアプローチする機会が限定されると、メールでできるだけ親密になりたいと考えるでしょうが、度が過ぎると相手が引いてしまいます。
そのほかは基本的に普通のメールと注意点は同様です。ただ、ツールのURLやログイン情報の打ち間違いは起こりやすいミスであるため、注意しましょう。
【補足2】オンライン商談ではZoomを使うのが主流
オンライン商談ではZoomを使うのが主流です。MM総研の調査によれば、実に6割以上のケースで、Zoomが使われていました。
もちろん、これは商談に限定しないすべてのZoomミーティングを対象とした調査です。つまり、オンライン商談を実施する際に6割がZoomを使用している、と裏付けるわけではありません。
とはいえ普段から見込み顧客がZoomを利用している可能性が高いのは明らかです。よって、基本的にはZoomでのオンライン商談には対応できるように準備する必要があるでしょう。
合わせてMicrosoft Teamsに対応しておけばほぼ問題ありません。
資料「テレアポ代行・インサイドセールス代行の料金表」を無料ダウンロードオンライン商談メールにおける例文とテンプレート一覧
オンライン商談に関連したメール業務では、例文・テンプレートを持っておくと便利です。
- アポを取る
- 案内を出す
- リマインドメール
- 提案する際
それぞれのシーンごとに紹介するので、ご参考にしてください。
アポを取る際のメールテンプレート
お世話になっております。株式会社⚪︎⚪︎の△△と申します。
弊社は□□に関する事業支援を実施しており、主力サービスである◇◇では多くのお客様にご愛用いただいております。
近年、私どもの業界では、□□事業に関してソリューションを求めるお客様が増えており、弊社もそのような問い合わせを多数受けております。
そうした背景もあり、貴社におかれましても同じ課題を感じられているのではないかと考え、弊社から何らかの支援ができないかと考え、ご連絡しております。
この機会にぜひ、情報収集を兼ねてオンライン面談のお時間をいただけないでしょうか？
なお日程調整に関しましては、下記からご登録可能です。
＜URL＞
事業支援やプロダクトに関してわからないことがありましたら、ぜひご連絡くださいませ。
引き続き、よろしくお願いいたします。
案内する際のメールテンプレート
ここでいう案内とは、「オンライン商談の日程が決定し、それを顧客へ伝える」という意味です。以下のテンプレートを活用しましょう。
お世話になっております。株式会社⚪︎⚪︎の△△と申します。
先日よりお願いしておりましたオンライン商談に関しまして、以下のように日程調整を実施いたしました。
日時：⚪︎月⚪︎日（曜） ⚪︎⚪︎時⚪︎⚪︎分〜⚪︎⚪︎時⚪︎⚪︎分
担当者：△△
面談URL：https://…
ログインID：xxxx
パスワード：xxxx
まずはわたくしより、弊社ツールに関しまして15分ほど説明させていただきたく存じます。その後、貴社のご希望や課題をヒアリングさせていただき、よりよい支援の形をご提案させていただければと思います。
オンライン商談に関してわからないことがございましたら、いつでもご連絡くださいませ。
引き続き、よろしくお願いいたします。
リマインドメールのテンプレート
お世話になっております。株式会社⚪︎⚪︎の△△と申します。
先日ご連絡しておりましたオンラインでの面談に関しまして、当日が近づいてきましたので改めてご連絡しております。
日時：⚪︎月⚪︎日（曜） ⚪︎⚪︎時⚪︎⚪︎分〜⚪︎⚪︎時⚪︎⚪︎分
担当者：△△
面談URL：https://…
ログインID：xxxx
パスワード：xxxx
オンライン上ではございますが、お顔を拝見させていただけるのを楽しみにしております。もしご都合が悪くなりましたら、遠慮なくご連絡くださいませ。
引き続き、よろしくお願いいたします。
まとめ：オンライン商談ツールではメールは重要な業務
本記事ではオンライン商談のメールに関して解説しました。最後に重要なポイントをおさらいしておきましょう。
- オンライン商談のメールは、顧客との距離感を縮めたり、ツールの使い方を伝えたりするうえで重要
- リマインドメールなどは商談が流れてしまうリスクを減らす効果もある
- アポを取ったり、案内したりするメールでは、理解のしやすさや日程調整の便利さなどを意識する
- ツールのURLやログイン方法もかならず記載する
- MM総研の調査結果を見るに6割ほどの顧客がZoomを利用している
- Zoomは必ず対応、続いてシェアの高いMicrosoft teamsでも商談できるように準備したい
- テンプレートを使えば、オンライン商談周りのメール業務は楽になる
オンライン商談の前後では、基本的に対面で顧客と接する機会がありません。実際に顔を見て話せるのは、ビデオチャットツールがつながっているわずかな時間です。
顧客との触れ合い、信頼関係を築くチャンスは限定されています。だからこそ適切なメールのやり取りを実施するのは重要だといえるでしょう。
メールでの対応が的確かつ常識的であれば、商談の結果にもよい変化が起こるはずです。
株式会社soraプロジェクトでは、オンライン商談などにも対応したインサイドセールス代行をサービスとして提供しています。
これまで14年間の代行実績があり、130万回のコールと800万社から抽出したリストを完備。商談のチャンスを数多く創出できる環境が整っています。
オンライン商談から成約数を伸ばし、業績をアップさせたい方はぜひ一度ご相談ください。 資料「テレアポ代行・インサイドセールス代行の料金表」を無料ダウンロード投稿者プロフィール
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1985年福岡生まれ
福岡発のインサイドセールス支援会社、soraプロジェクトの代表
スタートアップから外資大手まで700以上の営業支援プロジェクトの実績を持つ。
営業活動でお困りの会社様へターゲットリスト作成から見込み客育成、アポの獲得まで、新規開拓の実行支援が専門分野。
