グループウェアは営業管理に役立つ？導入メリットや選び方のポイントを徹底解説

1 グループウェアとは？～SFAやCRMとの違い～
2 営業管理におけるグループウェア活用のメリット
3 グループウェア選定時にやるべき5ステップ
4 グループウェアを選ぶときのチェックポイント
5 まとめ：グループウェアはSFAとの連携で効率よく活用しよう

この記事を読むのに要する時間：約 2 分

営業管理において多くの企業が導入しているグループウェア。
営業管理を効率化できるさまざまな機能が備わっているのが特徴です。

しかし、「どのグループウェアを導入すれば良いか分からない」という方も多いのではないでしょうか。
本記事では、グループウェアのメリットや選び方を徹底解説。
営業管理の効率化を目指している方は、ぜひチェックしてみてください。

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グループウェアとは？～SFAやCRMとの違い～

グループウェアとは、スムーズなスケジュール管理や情報共有など組織間でのコミュニケーションを円滑にし、業務や作業を効率化するために活用するアプリケーションソフトウェアです。

搭載されている主な機能は以下の通りです。

スケジュール表
メール
施設予約
掲示板
ファイル共有　など

SFA（営業支援システム）やCRM（顧客関係管理）と混同されることがありますが、それぞれ目的や搭載機能が異なります。

ソフトウェア名	目的	主な機能
グループウェア	業務や作業の効率化	スケジュール、メール、施設予約、掲示板、ファイル共有
SFA（営業支援システム）	売上・利益の最大化	顧客情報、名刺情報、案件情報、行動記録
CRM（顧客関係管理）	顧客との関係強化	顧客情報、日報、商談情報、売上予測

それぞれの特徴を正しく理解し、企業の現状や目指すべき姿に合わせたソフトウェアを導入しましょう。

営業管理におけるグループウェア活用のメリット

営業管理においては多くの企業がSFA（営業支援システム）を活用していますが、グループウェアもスムーズな営業管理に非常に役立つソフトウェアです。

ここからは、営業管理におけるグループウェア活用のメリットを3つご紹介。
営業管理方法を見直したい企業は、ぜひ参考にしてみてください。

スムーズな情報共有で業務効率化

営業管理で欠かせないのがスムーズな情報共有。
スムーズに情報共有する仕組みができていないと、必要な情報が適切に共有されず、作業が二度手間になったり、漏れが生じたり、最悪の場合顧客からのクレームにつながることも。

グループウェアには、情報共有促進のための機能が多く搭載されています。

スケジュール管理機能
ファイル共有機能
タスク管理機能
メール機能
Web会議機能
掲示板機能　など

例えば、「タスク管理機能」では、各自が自身のタスクや作業状況を登録することで、チームメンバーや上司がリアルタイムで進捗状況を把握可能。
個別に報告する手間も省けるので、作業効率化にも役立ちます。

また、「スケジュール管理」では、個人だけでなくチームメンバーのスケジュールの登録や確認もできるのが特徴です。
個別に予定を確認しなくても、会議設定や通知が簡単にできます。

対応スピードアップで顧客満足度向上

グループウェアは業務の効率化にも役立つので、各案件の対応スピードを向上させられるのもメリットです。

例えば、「スケジュール管理機能」では外出先でも上司やチームメンバーの予定を確認できるので、顧客との商談中に次のアポイントメントを設定できます。
その場で予定が立てられるため、顧客を待たせる必要がありません。

また「ファイル共有機能」では、各種フォーマットデータも共有・確認ができ、外出先でデータが必要になったときにもすぐアクセス可能です。
すぐに顧客に共有できるため、スムーズに商談が進むでしょう。

多様な働き方で従業員満足度もアップ

顧客満足度だけでなく、従業員満足度の向上に役立つのも利点です。

グループウェアはどこにいてもアクセスできるので、活用すれば場所を選ばずに仕事ができるのも大きな特徴だといえるでしょう。
テレワークなど多様な働き方や出張にも柔軟に対応でき、自宅や外出先でも不便なく業務を進められます。

また、パソコンはもちろん、タブレットやスマートフォンでもグループウェアにアクセスできます。
パソコンが開けないシチュエーションでもすぐに情報を確認・登録できる点も、従業員の満足度向上につながるでしょう。

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グループウェア選定時にやるべき5ステップ

グループウェアを効果的に活用するためには、自社に合ったものを選定することが重要です。

ここからは、グループウェア選定時にやるべき5ステップをご紹介します。
ステップに沿って、自社に適したグループウェアを選定してみてください。

Step1．現在の問題点を洗い出す

グループウェアは導入すれば良いものではなく、自社が抱える問題を解決できるかどうか、目的に合わせて導入することが大切です。

そこで重要なのが、「自社にどのような問題があるか、何を改善したいか」をしっかりと洗い出すことです。
例えば、「情報共有不足で顧客クレームが頻発している」「社内コミュニケーションがうまくいっていない」など具体的に洗い出していきましょう。
問題点が明確になると、「それらの問題を解決するために必要な施策は何か」を考えられます。

自社の問題点および解決策を整理できたら、次のステップへ進みましょう。

Step2．必要な機能をピックアップする

自社の問題点をどのように解決していくかを整理した後、グループウェアでカバーできるものは何か考えていきます。
そのうえで、グループウェアに必要な機能をピックアップしていきましょう。

問題点	解決策	必要な機能
情報共有不足で顧客クレームが頻発している	リアルタイムで情報共有・情報把握できるようにする	・メール・タスク管理・日報・スケジュール管理　など
社内コミュニケーションがうまくいっていない	簡単かつ気軽にコミュニケーションを取れるようにする	・メール・掲示板・ファイル共有　など

「なぜこのグループウェアを導入したか」を社内共有することで、従業員全員が目的に合わせた活用がしやすくなります。
目的達成を目指すためにも、この流れで選定を進めていくのがおすすめです。

Step3．導入・運用の予算を決める

グループウェアに必要な機能をピックアップしたら、次は導入および運用に掛ける予算を考えていきましょう。
予算の決め方はさまざまですが、決め方の例を紹介します。

グループウェアの相場を把握する
現状の営業管理に掛かっている費用（人件費含む）を確認する
上記をどのくらい改善（減額など）したいか考える
グループウェアの導入・運用の予算を決める

グループウェアは導入費用のほかに、月々の利用料が掛かるケースも。
買い切り版（インストール版）だと月々の利用料は不要ですが、都度アップデートが必要になり、その際に多額の費用が掛かるケースがほとんどです。
クラウド版だと月々の利用料が掛かりますが、常に最新版を利用できます。

Step4．連携させたい既存システムを確認する

また、自社で既に利用しているシステムと連携させることで、さらに効果を高められる可能性もあります。
例えば、SFA（営業支援システム）やCRM（顧客関係管理）と連携することで、グループウェア上から簡単に案件情報や顧客情報にアクセス可能です。

連携させたい既存システムがある場合には、各システムとの互換性があるかどうかも、グループウェアの選定時の重要なチェックポイントになります。

Step5．グループウェアを比較・選定する

ここまでの情報が揃ったら、複数のグループウェアを比較していきましょう。
ひとつのグループウェアを見て決めてしまうよりも、比較・選定することで、より要望に合ったグループウェアに出会える可能性が高まります。

まずはStep1～4の情報を整理して、グループウェアに求めることを洗い出し、優先順位をつけていきます。
その内容をもとに、自社に合いそうなグループウェアをいくつかピックアップしましょう。
その後、各グループウェアの「導入費用」「導入形態」「月額」「主な機能」「サポート内容」「連携可能システム」などを比較していくと、選定しやすいのでおすすめです。

また、グループウェアには機密情報や個人情報を保存するため、セキュリティ対策がしっかりしているかもチェックすることが重要です。

グループウェアを選ぶときのチェックポイント

導入するグループウェアの候補をいくつかピックアップしたら、いよいよ選定をしていきます。

ここからは、グループウェアを選ぶときのチェックポイントを4つご紹介。
満足のいく導入ができるよう、ぜひチェックしながら選定してみてください。

Point1. 必要な機能が搭載されているか

まずは、必要な機能がすべて搭載されていることを確認しましょう。
「安いけど使いたい機能がない」となってしまっては、せっかく導入してもうまく活用できないので注意が必要です。

グループウェアを導入する目的をしっかりと把握し、日々の営業管理に役立つグループウェアを選定していきましょう。

ただし、必要な機能がすべて揃っているグループウェアがない可能性もあります。
そのため、必要な機能を洗い出す際には優先順位をつけておくのがおすすめ。

「絶対に必要な機能（S）」「あれば嬉しい機能（A）」「なくても困らない機能（B）」といったように、ランク付けして考えると分かりやすいでしょう。

機能が豊富なグループウェアほど高価格となる傾向があるので、予算内でグループウェアを選定するためにも、この優先順位付けが重要です。

Point2. 価格や形態が希望に合っているか

グループウェアの導入形態によって価格や特徴が変わるのも要注意です。

オンプレミス版は、自社サーバーにソフトウェアをインストールして運用する買い切り版です。
自社サーバーにインストールされるので、インターネットなどによる外部アクセスが不要なことから、セキュリティ性を重視する企業におすすめだといえるでしょう。
ただし、自社でサーバーの構築や管理・更新を行う必要があるので、多大な初期費用が掛かる点がデメリットです。

クラウド版の場合は、オンライン上のソフトウェアにアクセスして利用します。
インターネットがつながる場所ならどこでも利用可能なので、テレワークや出張が多い企業でも利用しやすいことが特徴です。
また、月額の使用料が発生しますが、自社でのサーバー管理の必要がないので初期費用をおさえられます。

ただし、自社でカスタマイズしにくい点や、セキュリティ性を保ちにくい点がデメリットと言えるでしょう。

Point3. 既存システム（SFAやCRM）と連携できるか

既に自社でSFA（営業支援システム）やCRM（顧客関係管理）を利用していて、それらのシステムと連携させたい場合には、連携可能かもチェックしましょう。

一般的に連携可能なシステムは公式ホームページに掲載されていますが、分からない場合は提供会社に直接問い合わせるのもひとつの方法です。
導入後に「やはり連携できなかった」となっては困るため、事前に疑問点は解消したうえでグループウェアを選定しましょう。

また、連携方法を確認しておくのも重要です。
自社で簡単に連携できるか、設定サポート体制はどのようなものかを確認しておきましょう。

Point4．デモンストレーション（デモ）版があるか

グループウェアの操作性を確認するためには、デモンストレーション（デモ）版の利用がおすすめです。
機能や価格が優れていても、使い勝手が悪いとうまく活用できない可能性もあります。
デモンストレーション（デモ）版もしくは無料トライアル期間を利用して、誰もが使いやすいグループウェアであるかを確認しておきましょう。