ビジネスのファーストコンタクトとは？重要性と成功のコツを解説

1 ファーストコンタクトとは
2 ファーストコンタクトに必要な5つの準備
3 電話によるファーストコンタクトのメリット・デメリット
4 メールによるファーストコンタクトのメリット・デメリット
5 実際のファーストコンタクトの流れ
6 好印象を与えるファーストコンタクトのポイント
7 ファーストコンタクトの注意点
- 7.1 リサーチなどの事前準備をきちんとおこなう
- 7.2 過度な自己アピールをしない
8 顧客との信頼関係構築はファーストコンタクトが大切

この記事を読むのに要する時間：約 2 分

顧客との関係強化において重要なファーストコンタクト。
最初に好印象を与えることで、「もう一度会いたい」「この人に任せたい」など、その先のアクションをポジティブな方向に誘導する効果が期待できます。
しかし、ビジネスにおけるファーストコンタクトの場合、「どのような手法で接触すべきかわからない」「失敗したらどうしようと不安」という方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、ビジネスにおけるファーストコンタクトの重要性や成功につなげるためのコツを解説。
手法別のメリットとデメリットも紹介するので、今後のファーストコンタクトの参考にしてみてください。

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ファーストコンタクトとは

ファーストコンタクトは、最初に相手と接触することを指す言葉です。
ビジネスにおいては、見込み顧客となり得るかという点や、良好な関係性を築けるかという点に影響するため、非常に重要なプロセスです。
ここでは、ファーストコンタクトの重要性や手法について詳しく解説していきます。

ファーストコンタクトの重要性

相手との信頼関係構築に重要なのがファーストコンタクト＝初動です。
ファーストコンタクトで相手に良くない印象を与えてしまうと、「信頼できない人」「任せるのが不安」「嫌な人」といったネガティブなイメージを持たれてしまいます。
そうなると、その先にどれだけ素晴らしい対応をしても、最初の印象を覆すのには時間がかかってしまい、顧客との関係構築は非常に困難になる可能性があります。

ファーストコンタクトで大切なのは、事務的な対応で終わらせないことです。
マニュアル通りの対応で臨機応変に動けないと、自社の都合を一方的に押し付けていると思われてしまう可能性があります。
相手に「本当に自分のことを考えて対応してくれた」と感じてもらえるよう、寄り添った対応を心がけましょう。

ファーストコンタクトできちんとした企業／人という印象を与えられれば、次にアプローチした際にもスムーズに話を聞いてもらえる可能性が高まります。
お互いに気持ちよくやりとりを行うためにも、ファーストコンタクトは非常に重要なのです。

ファーストコンタクトの目的

ファーストコンタクトは、商談の第一歩として極めて重要な役割を果たします。
その主な目的は、顧客との信頼関係の構築と情報収集の機会を得ることです。

顧客との信頼関係の構築では、初対面での印象が特に重要です。
相手の話をしっかりと聞き、共感を示すことで信頼を得られます。
また、自分自身の誠実さや専門性をアピールすることで、顧客に安心感を与え、信頼関係を深められます。

情報収集の面では、ファーストコンタクトは顧客のニーズや期待を理解するための貴重な機会です。
顧客がどのような問題を抱えているのか、どのような解決策を求めているのかを把握すると、次のステップに進むための基盤を築けます。
適切な質問を投げかけ、相手の反応を観察することで、より具体的なニーズを引き出すことが可能です。

また、ファーストコンタクトは単なる挨拶や自己紹介にとどまらず、具体的なビジネスチャンスを創り出すことも目指します。
例えば、直接会うためのアポイントメントを取ったり、詳細情報をメールで送る約束を取り付けたり、イベントやセミナーの案内をしたりすることで、次のアクションにつなげられます。

このように、ファーストコンタクトは信頼関係の構築から具体的なビジネス展開まで、幅広い目的を持つ重要なプロセスです。

ファーストコンタクトの手法

ビジネスにおけるファーストコンタクトの手法は、大きく電話とメールに分けられます。
接触したいタイミングや相手の状況によって、電話かメールかを使い分けるのがおすすめです。

例えば、感情を伝えたり、相手の反応をリアルタイムで確認したりしたい場合には、電話が向いています。
すぐに回答がほしい場合や、早めに調整したいことがある場合にも、電話の方がスムーズに話を進められます。

一方で、細かい内容を一度に伝えたいときや、伝えた内容を記録に残したいときにはメールが適しています。
後から「あれってどうだったっけ」となることを防いだり、言った・言わない論争を防いだりできるのも利点のひとつです。

自分都合で手法を選択してしまうと、「電話で連絡くれれば良いのに」「メールの方が良かった」と思われてしまうことも。
相手に好印象を与えるためにも、状況に応じて最適な手法を選択できるようにしましょう。

ファーストコンタクトに必要な5つの準備

「ファーストコンタクトはやり直しが利かないから不安」という方は、事前に入念な準備を行うのがおすすめです。
ビジネスの場合、何も考えずにファーストコンタクトを図ると、重要な機会損失など取り返しのつかない事態につながりかねません。
ここからは、ビジネスシーンで必要なファーストコンタクトの準備を5つ紹介します。

1. 相手の企業や担当者について調べる

まずは、接触する前に相手の企業や担当者について可能な限り調べるようにしましょう。
特に営業のアポ入れの場合は、相手のことを何も知らない状態で接触すると「こちらの情報を把握していないのに何の提案ができるの？」と不信感を与えてしまうことも。
状況に応じて、必要な要素は事前に調べてからファーストコンタクトを図るようにしてください。

また、ファーストコンタクトを行う時間にも注意が必要です。
相手の業種や役職・職種によって忙しい時間が異なるため、なるべく忙しい時間を避けて接触するためにも、調べられることは調べてからアプローチしましょう。

2. 適したコンタクト手法を選定する

相手や状況に合わせて適切な手法でファーストコンタクトを行うことも大切です。

注意したいのは、自分が安心できる手法・ラクができる手法に惑わされないこと。
「相手の邪魔になると悪いから」という理由を添えてメールを選択しつつも、本当は直接断られるのが怖いからメールを選択していませんか。
感情やニュアンスを伝えることで気持ちがこもり、相手に良い印象を与えるケースも少なくありません。

ファーストコンタクトの手法を選択する際は、相手の立場に立って考える習慣をつけてみてください。

3. 相手に話す流れを整理する

ファーストコンタクトで相手に伝えたいことは状況によって異なりますが、なるべく簡潔に伝えられるよう努めましょう。
初めましての相手からの話は、長すぎると頭に入らないケースも多くあります。
だらだらと一方的に話し過ぎないよう、事前に話の流れを整理しておくのがおすすめです。

例えば、最初は挨拶や興味関心の確認、イベントの案内などの短い内容に絞って、良い反応が得られれば別のタイミングで詳細を説明するのもひとつの方法。
押し売りになると良くない印象を与えてしまうため注意が必要です。

4. ファーストコンタクトのゴールを決める

ファーストコンタクトをとる際には、理由があるはずです。
なぜ接触を試みるのかを考えて、ファーストコンタクトのゴールを決めておきましょう。
例えば、ゴールには以下のようなものが挙げられます。

直接会うためのアポを取る
詳細情報をメールで送る約束をする
詳細を提案するためのニーズを確認する
イベントやセミナーの案内をする

せっかく接触するのであれば、挨拶だけで終わるのではなく、次のアクションにつなげられるとビジネスチャンスの創出につながります。

5. 状況に応じたBプランを考えておく

ファーストコンタクトで話す流れやゴールを決めていても、思い通りに話が進むとは限りません。
想定外の事態にもスムーズな対応ができるよう、さまざまなパターンの対応例を決めておくことが大切です。
想定できる質問や対応に応じてＢプラン・Ｃプランを考えておき、冷静かつ丁寧に対応ができるよう心がけましょう。

先輩社員や上司にファーストコンタクトで実際にあったことを確認すると、リアルな対応策を検討できるためおすすめです。

電話によるファーストコンタクトのメリット・デメリット

「電話とメールどちらの手法が適しているかわからない」という場合には、それぞれのメリット・デメリットを参考にしてみてください。
まずは、電話によるファーストコンタクトのメリット・デメリットを紹介します。

【メリット】思いを言葉に乗せられる

電話によるファーストコンタクトの大きなメリットは、感情やニュアンスを言葉に乗せて伝えられることです。
メールでは思いや微妙なニュアンスを伝えられないため、そんなつもりがなくても「冷たい」「怒っている」ような印象を与えてしまうことも。
話し方でも良い印象を与える工夫ができるため、気持ちを込めてファーストコンタクトをしたい場合には、電話を選択しましょう。

【メリット】すぐに返事や反応を確認できる

次に、双方向のコミュニケーションを図れるのも電話のメリットです。
一方的に情報を伝えるしかできないメールに対して、電話であれば相手の理解度や反応、返事を確認しながら話を進められます。
ファーストコンタクトをきっかけに対面での打合せにつなげたいときには、すぐに日程調整ができるのもメリットです。
お互いに確認しながら話を進めたい際は、電話によるファーストコンタクトがおすすめです。

【デメリット】相手の時間を奪ってしまう

電話による接触は、突然相手の時間を奪ってしまうことです。
メールであれば自分の忙しくないタイミングで確認できる一方、電話は一度受けてしまうと不意に数分の時間が奪われてしまいます。
そのため、電話によるファーストコンタクトを行う際には、相手の忙しくない時間帯を狙った連絡と、簡潔な話を心がけるようにしましょう。

メールによるファーストコンタクトのメリット・デメリット

次に、メールによるファーストコンタクトのメリット・デメリットを紹介します。
状況や目的によってはメールの方が適しているケースもあるため、チェックしてみてください。

【メリット】一斉に多くの顧客とコンタクトが取れる

メールは一斉に同時送信が可能なため、ファーストコンタクトで見込み客の育成を行う際に有効です。
リードの興味関心に合わせて内容を決めることで、同じ興味関心度合いの見込み顧客に対して一斉に有益なコンタクトが可能です。
人件費の削減にもつながるため、結果として利益増加にも役立ちます。

ファーストコンタクトは一斉に行う場合でも、相手のアクションや反応があった際には、ひとり一人に合わせた対応でさらに確度を高めていくことが大切です。

【メリット】エビデンスを残せる

言った・言わない問題を回避するためには、エビデンスを残せるメールでのファーストコンタクトがおすすめです。
電話では細かい部分まで覚えていないことも多くありますが、メールであれば後から見返せるのもメリット。
自身の名前や連絡先も確実に伝えられるため、相手からの問い合わせにもスムーズにつなげられます。

【メリット】詳細な情報を共有できる

メールによるファーストコンタクトでは、詳細な情報を効果的に共有できます。
商品のスペックや契約内容など、細かな数字やデータを伝える場合、電話では一つひとつ口頭で説明しなければならないため困難です。

一方で、メールであれば本文に直接情報を記載したり資料を添付したりできるため、より簡単かつ正確に情報を伝えることができます。
相手は自分のペースで内容を確認でき、必要に応じて何度も読み返すことも可能です。

【デメリット】開封されない可能性がある

ビジネスにおいては1日に大量のメールを受信するケースも少なくないため、メールが埋もれてしまい、開封されない可能性もあります。
自身ではファーストコンタクトをとったつもりでも、相手に届いていなければ意味がありません。
確実にファーストコンタクトを図りたい場合には、電話を選択する方が確実です。

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実際のファーストコンタクトの流れ

ファーストコンタクトを成功させるためには、適切な手順で進めることが重要です。
しかし、「どのようなステップで進めれば良いのか」「どのタイミングで何を伝えるべきか」と迷う方も多いのではないでしょうか。

そこで、実際のファーストコンタクトの基本的な流れとそれぞれのステップでの注意点について解説していきます。

1. 挨拶と自己紹介をする

ファーストコンタクトの最初のステップとして、明るく元気な挨拶と簡潔な自己紹介が重要です。
自分の名前、所属企業、役職を明確に伝えて、相手に話しかける目的を簡単に説明します。

この際、例えば以下のように相手の時間を考慮して、長々と話すことは避けましょう。

「お忙しいところ失礼いたします。〇〇株式会社の△△と申します。本日は、御社の課題解決につながるご提案をさせていただきたくお電話させていただきました。」

2. 質問で相手のニーズを引き出す

自己紹介の後は、相手のニーズを理解するためのヒアリングに移ります。
この段階では、一方的な提案や説明は避け、オープンクエスチョンを活用して相手の話を引き出すことが重要です。

例えば、以下のような質問から始めて、相手の回答に応じてより具体的な質問へと掘り下げていきます。

「現在の業務で何かお困りのことはございますか？」
「どのような課題をお持ちでしょうか？」

相手の発言にはしっかりと耳を傾けて、適切な相槌を打ちながら、信頼関係を築いていきましょう。

3. 具体的な提案へとつなげる

ヒアリングで得た情報をもとに、相手のニーズに合わせた具体的な提案を行います。
この際「御社の〇〇という課題に対して、弊社では△△というソリューションをご用意しております」というように、相手の課題と自社のソリューションを明確に結びつけることが重要です。

提案は簡潔に要点をまとめ、相手の反応を見ながら必要に応じて詳細な説明を加えていきます。

最後に、次のステップ（商談の約束や資料送付など）につながる具体的なアクションを提案して、相手の承諾を得られるよう努めましょう。

好印象を与えるファーストコンタクトのポイント

ポイントを押さえれば、誰でもファーストコンタクトで好印象を与えられます。
ここからは特に重要なコツを3つ紹介するので、ぜひ実践してみてください。

結論から端的に伝える

電話でもメールでも、ファーストコンタクトでは結論から伝えるようにしましょう。
背景や経緯からだらだら話すと「で、何が言いたいの？」と良くない印象につながります。
お互いのことをまだ知らない段階だからこそ、話は端的に伝えるべきポイントを明確に伝えることが重要です。

電話で何を話すべきか心配な方や緊張しがちな方は、事前にトークスクリプトを用意するのもひとつの方法。
スムーズにファーストコンタクトを行えるよう、しっかりと準備を行いましょう。

相手の興味を引きつけるフックを用意する

相手の興味を引き付けるフックの用意も、ファーストコンタクトを成功させる重要なポイントです。
例えば、相手が困っていそうな分野で役立つノウハウを一部引き合いに出したり、企業や組織内部だけで保有している独自の知識やスキル、経験則などのクローズドノウハウを頭出ししたりすることで、相手の関心を引くことができます。

ただし、どのフックが効果的かは企業によって異なるため、いくつかのフックを用意しておき、相手の反応を見ながら臨機応変に対応することが大切です。

相手にとってのベネフィットを伝える

ファーストコンタクトでよくあるのが、自己紹介や商材の説明を一方的にしてしまうことです。
一方的な押し売りでは相手はなぜ自分にその話をしているのかが理解できず、次のアクションにつながりません。

最初に相手にとってのベネフィットが伝われば、「それなら聞いてみよう」と、後の話もスムーズに受け入れてもらえます。
初めのハードルを早い段階で下げるためにも、まずは相手にとってのベネフィットを伝えるようにしてみてください。

ヒアリングを意識する

相手のニーズを正確に把握していない段階で一方的に提案をしても、見当違いな提案になるリスクがあります。
双方向でコミュニケーションを図りながらお互いの理解を深めるためにも、ファーストコンタクトではヒアリングを意識しましょう。

ただし、相手に時間がない場合は迷惑になってしまう可能性もあるため、あくまで相手の状況や反応に応じて柔軟に対応できるようにするのが大切です。

マナーを遵守する

ファーストコンタクトで好印象を与えるためには、最低限のビジネスマナーを守ることが必要不可欠です。
いくら話の内容が優れていても、基本的な礼儀が欠けていると、相手に不信感を与えてしまいます。

電話の場合は時間帯への配慮や話し方、敬語の使い方に注意を払い、メールの場合は件名の付け方や文章の形式など、基本的なルールを守りましょう。
特に初めての接触となるファーストコンタクトでは、相手はマナーの面からもその企業や個人を判断するため、プロフェッショナルとしての態度を常に保つことが、良好な関係構築につながります。