営業効率化とは？具体例やステップやアイデア・ツールを徹底解説

• 営業効率化の具体的なステップは？
• 営業効率化に効果的なアイデア・ツールは？

このように営業効率化を希望しているものの、具体的にどのような施策を実行すべきか悩んでいる方もいらっしゃるかと思います。

営業効率化は、売上アップや顧客満足度の向上につながる施策ですが、阻害する要因を把握しておかなければ、施策を実行しても思い通りの成果を得られません。

そこで本記事では、営業効率化を阻害する要因と効果的な施策を詳しく解説します。

営業効率化に効果的なアイデア・ツールもあわせて解説するので、売上アップ・顧客満足度向上につなげたい営業担当者は、ぜひ最後までご覧ください。

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営業の効率化とは

営業の効率化とは、営業活動にかかる時間や労力を抑えて、営業プロセスを効率化する施策のことです。

例えば、見積書の作成やプレゼン資料の用意など事務手間を削減できれば、営業担当者が自由に使える時間が増え、効率的に営業活動を進められます。

営業効率化は、ただ余分な作業を削減するだけでなく、営業プロセスの見直しやITツールの導入によって、現在より効率的に営業活動を進められるよう改善する作業も含まれます。

自社だけでは営業効率化を図れない場合は、外部機関へのアウトソーシングも一つの手です。

営業の効率化が求められる理由

さまざまな業界・職種で営業効率化が推奨されており、営業担当者は「なぜ営業効率化が求められているのか」理由を把握しておく必要があります。

営業効率化が求められている理由は、主に下記の3つです。

• 少子高齢化に伴う労働人口減少
• 働き方改革による労働時間の短縮
• IT・AI革新やグローバル化に対応する競争の激化

それぞれの理由を確認して、営業効率化が求められる背景を把握しましょう。

少子高齢化に伴う労働人口減少

現在は、少子高齢化に伴う労働人口減少が各業界の課題であり、営業効率化が求められる理由でもあります。

厚生労働省の資料によると、1990年には8,590万人いた生産年齢人口（15～64歳人口）が2020年で7,292万人、2050年には5,540万人まで減少する見込みです。

労働人口減少により従業員一人ひとりのタスクが増加し、生産性を向上させるためには営業効率化が求められています。

また労働人口減少に伴い、各社で優秀な営業パーソンを取り合う獲得競争が繰り広げられており、生産性の低い組織や従業員に良い待遇を提示できない企業では、人材獲得が難しい状況に陥りました。

そのため、従業員の定着率を向上させ、優秀な営業パーソンの獲得・確保に努めるためにも、営業効率化が求められています。

営業効率化により生産性が上げられれば、営業パーソンの負担が軽減されるだけでなく、売上増加に伴い従業員へ報酬として還元できるため、良い待遇で優秀な人材を確保できます。

働き方改革による労働時間の短縮

営業効率化が求められる理由には、働き方改革による労働時間の短縮が関係しています。

働き方改革関連法による2019年4月労働基準法の改正に伴い、労働時間の上限規定が設けられました。

働き方改革により、長時間労働で成果を出す従来の営業スタイルができなくなり、限られた時間で成果を出す営業効率化が求められました。

時間外労働や休日労働をしなくても成果が出せるよう、効率化された営業プロセスで成果を出す営業戦略が必要です。

IT・AI革新やグローバル化に対応する競争の激化

近年はAI革新やITテクノロジーの進化、さらにグローバル化に対応しなければ、競合優位性を確保できません。

未来の予測が困難である「VUCA」の時代において、企業は顧客ニーズと市場の変化に対応する柔軟性が求められています。

• Volatility（変動性）
• Uncertainty（不確実性）
• Complexity（複雑性）
• Ambiguity（曖昧性）

例えば、グローバル化した市場で効率的に営業活動を進めるために、AIを活用した翻訳ツールやコミュニケーションツール、SFA（営業支援システム）の導入が効果的です。

多様化する顧客ニーズに対応するためには、IT・AIを活用したDX化による営業効率化を促進しましょう。

営業効率化によるメリット

営業効率化によるメリットは、下記のとおりです。

• 売上アップにつながる
• 営業メンバーの負担を軽減できる
• 顧客満足度が向上する
• 余分なコストを削減できる

営業効率化を図るべきか悩んでいる方は、上記のメリットを確認しておきましょう。

売上アップにつながる

営業効率化を図れば、一人の営業パーソンが対応できる顧客数や商談数が増加します。

例えば、移動時間や事務作業の無駄を削減すれば、空いた時間を新規開拓や既存顧客へ提案にまわせます。

営業に費やす時間が増えれば、訪問頻度の増加やパーソナライズされた提案により、成約率が向上し、売上増が期待できるのです。

また、CRMやSFAなどの営業支援ツールを導入し、顧客情報や購買傾向を可視化・分析すれば、クロスセルやアップセルの機会を効率的に拡大できます。

営業メンバーの負担を軽減できる

営業効率化によって、事務処理や報告書作成など業務にかかる時間を削減できれば、営業担当者の心理的・時間的な負担が大幅に軽減されます。

残業が減りメンタル面にも好影響を与え、長期的には離職率の低下や生産性の向上につながるのです。

営業メンバーの負担を軽減することで、従業員のモチベーションを維持・向上させ、離職防止につなげられるため、優秀な営業パーソンを確保できます。

労働人口不足が課題である現代において、営業効率化は人材不足を解消する施策にもなるため重要です。

顧客満足度が向上する

営業効率化によって従業員の負担が軽減され、時間に余裕ができると顧客対応に費やす時間を増やせます。

その結果、顧客対応の品質が向上し、顧客満足度の向上につながります。

例えば、営業担当が顧客ごとにパーソナライズした提案をすることにより、顧客ニーズに応じた対応ができ、継続依頼や追加依頼など売上増加が見込めるのです。

また営業効率化により、営業日報や活動履歴などの情報をチーム内で共有しやすくなることで、対応の質が均一化され、問題が発生した際に迅速な対応ができます。

余分なコストを削減できる

営業効率化により、移動や訪問にかかる時間・交通費などのコストを抑えられます。

例えば、オンライン商談の導入によって交通費を削減したり、営業活動の無駄を洗い出したりすれば、必要な訪問のみを選別して余分なコストを削減できます。

さらに、名刺管理・営業支援ツールを活用すれば、名刺の手入力によるミスや手間が大幅に削減され、データ管理にかかるコストも削減可能です。

企業データベース機能が備わったツールを導入すれば、ターゲット企業の調査にかかるコストや手間を削減できます。

営業にかかる余分なコストを削減すれば、営業チームの粗利を向上させられるため、成績アップにつながるのです。

営業効率化が阻害される要因

営業効率化を目指しても、下記のような要因で思い通りに成果が出ない可能性もあります。

• 顧客ファーストにより業務が煩雑化している
• 営業担当者が顧客対応に追われている
• 業務の一部が属人化している
• ITツール・システムがレガシーシステム化している
• 情報共有・報連相が疎かになっている

営業効率化を阻害する要因を確認して、改善施策の効果を最大化させましょう。

営業目標が不明確な状態で活動している

営業目標が不明瞭な状態では、営業効率化を目指しても成果が出ない可能性もあります。

例えば「売上を上げたい」など漠然と掲げた営業目標では、具体的に何を改善し、どのように効率化すべきか、効果的な施策が思い浮かびません。

営業効率化は目標に沿った施策を実施する必要があるため、まずは営業目標を立てることから始めましょう。

顧客ファーストにより業務が煩雑化している

顧客満足を高めることは大切ですが、顧客ファーストが過剰になると、業務プロセスの標準化や効率化が阻害されます。

例えば、顧客ごとに異なる報告書式や商談資料をつくる、顧客ごとの細かい要望に逐一対応するなどの行動は、短期的には喜ばれても長期的には生産性が低下してしまいます。

本来であれば、標準プロセス化やツール活用で一括処理できる業務も、特例対応が重なることで複雑化し、営業担当者の負担が増加してしまいます。

顧客ファーストにより業務が煩雑化すると、営業効率化へのプロセスが遠ざかるので要注意です。

営業担当者が顧客対応に追われている

日常的に電話やメールでの顧客対応が立て込み、突発的なクレームや依頼が入ると、提案活動や案件開拓に割く時間が圧迫されます。

さらに、社内調整・見積作成・稟議手続きなどのバックオフィス業務が重なると、営業の役割である「売上を伸ばすための活動」が後回しになってしまいます。

営業担当者が顧客対応に追われている状態が長引くと、営業効率化の余地があっても改善施策に手が回らず、業務過多な状態が慢性化されてしまうのです。

業務の一部が属人化している

特定の営業担当者が、顧客情報や交渉履歴・業務ノウハウを独占している場合、担当変更や退職時に業務が滞るリスクが高まります。

属人化が進むと業務フローの改善や自動化が難しくなり、営業効率化の取り組みも限定的になってしまうのです。

また、新人や異動者がスムーズに業務を引き継げず、教育コストやオンボーディング期間が長くなると、組織全体のパフォーマンスが低下します。

ITツール・システムがレガシーシステム化している

ITツール・営業システムがレガシーシステム化していると、営業効率化が阻害され生産性の低下につながるリスクがあります。

レガシーシステムとは、古い技術や仕組みで構築された情報システムを指し、導入から長い期間が経過した旧型のシステムのことです。

古くから使われているシステムは、操作性が悪く外部ツールとの連携も不十分で、入力やデータ抽出に時間がかかります。

営業支援システム（SFA）や顧客管理（CRM）もアップデートせず放置していると、現場が結局Excelや紙の台帳を併用する二重作業の手間が生じます。

レガシーシステムを放置していると、最新のITツールを導入する妨げにもなり、営業効率化の大きな足かせになるのです。

情報共有・報連相が疎かになっている

案件の進捗や顧客からの要望、過去の対応履歴が適切に共有されていないと、営業チーム内での連携が不十分になり、同じ顧客への重複対応や対応漏れが発生します。

報連相が機能していない組織では、現場の問題や顧客の変化を上層部が把握できず、迅速な意思決定や改善策の実行が難しいです。

また営業効率化には他部署との連携も必要なので、部署間のコミュニケーションが疎かになっている場合は、改善施策の効果が低下します。

情報共有・報連相が疎かになり、営業効率が低下すると顧客満足度の低下にも直結するため要注意です。

営業効率化を図る具体的な5ステップ

無暗に営業効率化を進めようと施策を実行しても、正しい手順を踏んでいないと期待通りの成果を得られない可能性があります。

営業効率化を図る際は、下記の5ステップを踏みましょう。

1. 効率化の目的を決める
2. 現状の課題を洗い出す
3. 優先順位を明確化する
4. 効果的な施策を検討・実行する
5. 効果測定により効率化の現状を把握する

1．効率化の目的を決める

営業効率化の第一歩は、「何のために効率化を行うのか」を目標を明確にすることです。

効率化の目標が不明瞭な状態では、どこを改善すべきか狙いを定められず、施策を実行しても課題解決に至らないリスクがあります。

営業効率化の目的としては、下記のようなものが挙げられます。

• 新規契約数の増加
• 商談成約率の改善
• 顧客対応時間の短縮
• 営業コスト削減

営業効率化の目的を決める際は、組織の事業戦略や年度目標と照らし合わせ、SMARTの法則を取り入れましょう。

SMARTの法則とは、下記の5要素を目標に含める目標設定のフレームワークです。

• Specific（具体的な）
• Measurable（計測可能な）
• Achievable（達成可能な）
• Relevant（関連性のある）
• Time-bound（期限が明確な）

SMARTの法則を取り入れることで、組織に必要な営業目標を明確にし、施策を考案する際の土台をつくれます。

2．現状の課題を洗い出す

目的を決めたら、現状の営業プロセスや業務内容を可視化し、改善すべき課題を洗い出しましょう。

• 商談プロセスのどの段階で時間や工数がかかっているか
• 顧客管理や情報共有にどのくらいの手間が発生しているか
• 属人化や手作業によるミスはあるか

上記のような現状の課題をリストアップし、後に「どれから優先的に対処すべきか」を決定します。

なお、現状の課題を洗い出す際は、現場の営業パーソンへのヒアリングや、CRM・SFAツールのデータ分析が効果的です。

3．優先順位を明確化する

ステップ2で洗い出した課題を、すべて同時に解決するのは現実的ではありません。

改善効果が高い領域から取り組むために、解決すべき課題の優先順位をつけてください。

課題の優先順位をつける際は、下記のポイントを総合的に判断しましょう。

• 営業成果（売上や成約率）への影響力
• 施策実行の難易度やコスト
• 実施後の持続性

短期で効果が出やすい「クイックウィン施策」と、長期的な構造改善をバランスよく組み合わせることが大切です。

4．効果的な施策を検討・実行する

課題の優先度が決まったら、具体的な効率化施策を設計・実行します。

具体的にどのような施策が効果的か、改善策を立案する際には、下記のポイントも意識しましょう。

• 効果が出るまでの期間
• 施策のスケジュール
• 施策にかかるコスト
• 従業員への影響
• 現状の業務内容との相違点
• 顧客や消費者への影響

営業効率化に効果的な施策例として、下記のようなものが挙げられます。

• SFAやCRMなどの営業支援ツールの導入・活用促進
• 営業資料や提案書テンプレートの統一
• 見積作成や日報の自動化
• 顧客セグメントごとのアプローチ方法の最適化
• 営業とマーケティングの連携強化

実行時は「小さく試して改善を繰り返す」アジャイルな進め方で、現場の負担を最小限に抑えましょう。

5．効果測定により効率化の現状を把握する

施策を実行した後は、効果が出ているかを数値で検証しましょう。

効果測定の際は、下記のようなKPIを設定し、施策実施前後で数値を比較してください。

• 商談化率
• 成約率
• 提案までのリードタイム
• 顧客満足度

また、単発の測定で終わらせず、定期的に進捗をレビューしながら改善を続けることが大切です。

短期的な成果ではなく、PDCAサイクルを回して長期的に営業効率化を図ることで、現場の変化や市場の状況に応じて効率化施策を進化させられます。

営業効率化に効果的なアイデア7選

営業効率化に効果的なアイデアは、下記の7つです。

• テレワークやリモートワークで移動コストを削減する
• インサイドセールスを導入する
• アウトソーシングサービスを活用する
• DX化により情報を一元管理する
• 業務標準化により属人化を解消する
• 営業スキル・ノウハウを共有する
• 営業支援ツールを導入する

テレワークやリモートワークで移動コストを削減する

商談や打ち合わせをオンライン化すれば、移動にかかる時間や交通費を大幅に削減できます。

既存顧客との定例ミーティングや初期ヒアリングなどを、Web会議ツールを活用してオンライン化することで、移動コストを削減して業務時間の有効活用できるのです。

テレワークやリモートワークで移動コストを削減することで、同じ日数でも対応できる顧客数や案件数が増え、結果的に売上につながる機会を拡大できます。

インサイドセールスを導入する

営業効率化を実現するために、見込み顧客の発掘や商談前の関係構築を、訪問営業ではなく電話やオンラインでのインサイドセールスに切り替えましょう。

すべての顧客に対して営業パーソンが手厚く対応していては、リソースが不足し営業効率が低下するので要注意です。

営業部門とマーケティング部門が連携し、ホットリードを優先的に育成すれば、フィールドセールスが成約率の高い案件に集中できます。

インサイドセールスを導入して、ホットリードを優先的に対応することにより、営業全体の成果が底上げされます。

アウトソーシングサービスを活用する

人材不足や膨大なタスクに追われて、自社で営業効率化を実現できない場合は、アウトソーシングサービスの活用も検討しましょう。

下記のような営業以外の付帯業務を外部に委託すれば、担当者はコア業務に専念できます。

• リスト作成
• アポイント獲得
• 資料作成
• 事務処理

BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）や専門代行サービスを活用すれば、短期間で業務負荷を軽減でき、繁忙期にも営業活動の効率化が可能です。

DX化により情報を一元管理する

営業効率化を実現するためには、DX化による情報の一元管理が効果的です。

顧客情報・商談履歴・提案書や見積書などの営業データをデジタル化し、クラウド上で一元管理すれば、情報の抜け漏れや重複を防げます。

またDX化により情報を一元管理すれば、営業チーム全員がリアルタイムで同じ情報にアクセスできるため、スピーディーな意思決定やスムーズな引き継ぎを実現できます。

そのため、属人化のリスクも減らし、組織内のコミュニケーションを円滑化して、営業効率化へとつながるのです。

業務標準化により属人化を解消する

業務標準化によって属人化を解消できれば、誰が担当しても同じ品質で対応できる体制をつくれます。

提案書フォーマットや商談プロセス、顧客対応マニュアルなどを標準化すれば、下記のようなメリットを得られます。

• 担当者の異動や休暇による業務停滞を防げる
• 教育・引き継ぎの時間を短縮できる
• 新人営業の立ち上がりが早くなる
• 顧客満足度を向上させられる

業務標準化は属人化を防ぎ、営業活動を効率化するだけでなく、顧客へ均一のサービス・対応を提供できるため、満足度向上につながる施策です。

営業スキル・ノウハウを共有する

優秀な営業パーソンのスキル・ノウハウをチーム内に共有すれば、各メンバーの営業力を強化し、効率的に売上を向上させられます。

トップセールスの成功事例や効果的なトークスクリプト、商談の進め方などを社内で共有して、組織全体のスキルアップを図りましょう。

定期的な勉強会やロールプレイ研修、ナレッジ共有ツールを活用すれば、経験の浅い営業担当者も短期間で成果を出しやすくなるのです。

労働人口が減少している現代だからこそ、営業パーソン一人ひとりのスキルアップが、営業効率化につながる近道です。

営業支援ツールを導入する

営業支援ツールを導入すれば、営業活動を可視化・効率化できます。

営業効率化につながる営業支援ツールとは、主に下記のようなものです。

• SFA（営業支援システム）
• CRM（顧客管理システム）
• MA（マーケティングオートメーション）

商談進捗や顧客データを一元管理するだけでなく、タスク管理や自動アラート機能により、抜け漏れ防止と業務スピード向上が可能です。

さらに、AIを活用した分析ツールを組み合わせれば、より精度の高い営業戦略が立案できます。

営業効率化に効果的なツール

営業効率化に効果的なツールは、下記のとおりです。

• SFA（営業支援システム）
• CRM（顧客関係管理）
• MA（マーケティング自動化）
• オンライン会議システム
• 日程調整ツール
• 社内コミュニケーションツール
• 生成AI

現状の課題を解決し、営業効率化を実現するために、それぞれのツール導入を検討しましょう。

SFA（営業支援システム）

SFA（Sales Force Automation）は、営業活動を可視化し、営業効率化を促進するための支援ツールです。

案件管理・商談履歴・アクション履歴などを一元管理できるため、営業担当者ごとにどの顧客とどのようなやり取りをしているのか把握できます。

SFAを活用して営業活動を可視化すれば、進行中案件の抜け漏れ防止や優先順位付けをスムーズに行い、売上見込みの精度も向上します。

また、蓄積されたデータを活用して、営業戦略の立案やKPI達成に向けた改善策も立てることも可能です。

複数拠点やリモートワーク環境下で営業効率化を図るには、SFAで組織内の連携を強化しましょう。

CRM（顧客関係管理）

CRM（Customer Relationship Management）は、顧客との関係性を深め、継続的な売上を確保するための情報管理ツールです。

顧客の属性情報・購買履歴・問い合わせ履歴・商談履歴などを記録・分析することで、顧客一人ひとりに合わせたパーソナライズされた提案やフォローを実現します。

CRMで顧客情報を一元管理することで、成約率やリピート率が向上し、顧客満足度の向上にもつながるのです。

また、CRMはマーケティングやカスタマーサポートとの情報連携にも有効で、営業効率化につながるため導入が推奨されています。

MA（マーケティング自動化）

MA（Marketing Automation）ツールは、見込み顧客の獲得から育成までのプロセスを自動化し、営業部門に確度の高いリードを渡すマーケティング自動化ツールのことです。

自社サイトを訪れたユーザーの行動データやメール開封率、資料ダウンロード履歴などを分析し、見込み顧客の興味・関心度をスコア化します。

MAツールを活用すれば、マーケティングに費やすタスクを効率化し、営業担当者は成約確度の高い顧客に集中してアプローチできます。

さらに、受注スピードを上げたいときには、MAツールをSFAやCRMと連携させて、マーケティングと営業の連携を強化しましょう。

オンライン会議システム

オンライン会議システムを活用すれば、地理的な制約を取り払い、顧客や社内メンバーとのコミュニケーションを円滑化できます。

オンライン会議システムとは、下記のようにインターネット上でのコミュニケーションを円滑化するツールです。

• Zoom
• Microsoft Teams
• Google Meet

移動時間や交通費を削減できるだけでなく、画面共有やチャット機能、録画機能を活用して、オンラインでありながら商談の質を維持しながら効率化が図れます。

提案書や製品デモをリアルタイムで共有できるため、成約率アップにもつながります。

また、商談の様子を録画すれば、新人育成の際に教材としても活用できるのでチームの営業力向上を期待できるのです。

日程調整ツール

日程調整ツールを活用すれば、商談や打ち合わせのスケジュール決定に伴う煩雑なやり取りを削減できます。

下記のような日程調整ツールは、顧客にURLを送るだけで、相手は空いている時間を選択し、双方の予定を即座に確定できるのでおすすめです。

• Calendly
• TimeRex
• 調整さん

日程調整ツールを活用すれば、メールや電話でのやり取りを軽減し、調整にかかるタスクを効率化できるのです。

さらに、日程調整ツールとオンライン会議システムを連携すれば、会議URLの自動発行まで一括で行えるため、アポイント設定の手間がかかりません。

社内コミュニケーションツール

社内コミュニケーションツールは、営業部門と他部署の情報共有を円滑化できるツールです。

下記のようなコミュニケーションツールは、社内外問わずにオンライン上でメッセージのやり取りができるため、情報共有にかかるタスクを効率化できます。

• Slack
• Chatwork
• Microsoft Teams

コミュニケーションツールには、リアルタイムチャット・ファイル共有・タスク管理機能などの便利機能が備わっており、メールよりもスピーディーに情報共有ができるのです。

また、案件ごとや顧客ごとにチャンネルを分ければ、関連情報を一カ所に集約でき、情報の見落としや混在を防げます。

コミュニケーションツールを活用して、営業部門だけでなくマーケティングやサポート部門との連携を強化して、顧客対応の質を向上させましょう。

生成AI

生成AIは、営業活動の幅広い場面で生産性を高めます。

ChatGPTやClaudeなどの生成AIを活用すれば、提案書や営業メールのドラフト作成、顧客からの問い合わせに対する回答案の生成、商談記録の要約や分析まで、営業に付帯する業務の効率化が可能です。

また、過去の商談データを学習させることで、顧客ごとの最適な提案内容やアプローチ方法をAIが提示してくれます。

限られたリソースで多くの顧客を対応しなければならない中小企業やスタートアップにとっては、生成AIは時間と人件費を同時に削減する打開策となるのです。

営業効率化にはツール導入や業務改革が必要！

営業効率化を進めるためには、目標設定から課題の洗い出し、施策の実行・効果検証とPDCAサイクルを回すことが大切です。

労働人口減少や働き方改革によって限られたリソースで生産性を上げる必要がある現在では、営業活動を効率化する施策が必要です。

営業効率化によって生産性を上げれば、従業員の負担を軽減し売上向上につながるだけでなく、顧客満足度も向上させられます。

優先的に改善すべき課題を洗い出し、ツール導入や業務改革によって営業効率化を図りましょう。

投稿者プロフィール

樋口 裕貴

1985年福岡生まれ
福岡発のインサイドセールス支援会社、soraプロジェクトの代表
スタートアップから外資大手まで700以上の営業支援プロジェクトの実績を持つ。
営業活動でお困りの会社様に
ターゲットリスト作成から見込み客育成、アポの獲得まで、新規開拓の実行支援が専門分野。

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