テレアポ

テレアポで受付突破するために必要な「6つのコツ」とは？

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法人に向けて営業する時、会社の代表窓口に直接かけてテレアポを試みることでしょう。

その時、誰しもがぶつかるのが「受付の壁」です。

自分が話したいと思っている担当者と話す前に、受付の人が取り次いでくれないことは本当によくありますよね。受付に取り次いでもらわないと何も始まりません。

そのため、テレアポには「受付突破」の技術が必要不可欠です。受付突破の必殺フレーズさえあれば、このような事態は避けられます。

そこで今回は、「受付突破」のためのフレーズやコツをご紹介します。

テレアポで受付突破できない理由とは？

テレアポで受付突破できない理由には多くの理由があります。ここでは外部要因と内部要因に分けてご紹介いたします。

外的要因（受付）

外部要因として考えられるのは次のような理由です。それぞれ解説して参ります。

  • 上司など会社からの指示（電話応対マニュアル）
  • テレアポにうんざりしている
  • 取引先でなければ取り次がない決まりがある

上司など会社からの指示（電話応対マニュアル）

会社によっては、「このフレーズを使ってきた相手の場合は全く取り次がなくていい」とマニュアルで決めているところもあります。

受付も無駄な電話を担当者に取らせ、仕事の邪魔になってしまうことを阻止しようと必死です。そんな受付を攻略するためには「カウンター」狙いでの受付突破をおすすめします。（詳細は後述いたします）

テレアポにうんざりしている

受付はほとんどの場合、営業電話に良い印象を持っていません。そのため、少しでも営業電話だと感じさせてしまうと受付突破は難しくなってしまいます。

取引先でなければ取り次がない決まりがある

電話をかけた際に、多くの会社では「失礼ですが、どちら様でしょうか？ご用件は何でしょうか？」など、電話元と用件を把握してくるはずです。

その際、「電話元が取引先でなければ取り次がなくて良い」と決まりがある会社もあるのです。

内部要因（アポインター）

続けて、内部要因として考えられる理由をご紹介いたします。

  • 営業電話だとわからせてしまう
  • 話がわかりにくいなど印象が悪い

営業電話だとわからせてしまう

法人に対してテレアポをする時、多くの人がやってしまう間違いが「ご担当者様いらっしゃいますでしょうか？お手すきの際に取り次いでいただけますか？」というフレーズです。

これを使ってしまうと決して受付突破はできません。

受付の人は、いわばテレアポ排除のプロです。このフレーズを聞いただけで「この人は営業だ。直接の業務には全然関係ない人だな」とすぐに気づいてしまうのです。

話がわかりにくいなど印象が悪い

受付も人間ですから、印象が悪い相手に対して対応を良くできない場合もあります。そのため、「ボソボソと話している」など話し方が悪い場合にも受付突破が難しくなります。

テレアポで受付突破するためのコツとは？

テレアポで受付突破するためのコツをご紹介いたします。要点は次のとおりです。

  • 営業電話だと気づかせないフレーズを使う
  • ゲートキーパー（受付）の習性を利用するフレーズを使う
  • ゲートキーパー（受付）がわからないであろう質問をする
  • 丁寧な言葉遣いでハキハキと簡潔に話す
  • 名指しで担当者を指名する
  • 資料送付の許可を得る

営業電話だと気づかせないフレーズを使う

前述のとおり、多くの会社では受付の段階で用件を問われます。さらに、営業電話だと気づかれた時点で受付突破できる可能性は下がってしまうので、営業電話だと気づかせないフレーズを使うべきです。

具体的には次のようなフレーズが有効でしょう。

  • 「◯◯の件で確認したいことがありまして。そのようにお伝えいただけないでしょうか？」
  • 「◯◯の件でとお伝えいただけないでしょうか？」

営業電話だと気づかせないフレーズは、ゲートキーパーの習性を利用することにもつながります。「ゲートキーパーの習性とは何か？」については、以下で詳しく解説していきます。

ゲートキーパー（受付）の習性を利用するフレーズを使う

電話をかけて受付がでたら「担当者様に伝えて欲しいことがあるのですが、伝えていただけますか？」と言いましょう。

つまり担当者に代わってほしいとは一度も言わないのです。

伝えたいことを言ったら即座に電話を切りましょう。そして後日、「先日担当者様にお伝えしたことがあるのですが、お返事を聞きたくてお電話しました」と電話をかけるのです。

こうすると、高確率で担当者から折り返しがあるはずです。

これは、伝言係としての受付の「習性」を利用したテクニックです。どういうことかというと、伝えてほしいということを受付だけの判断でシャットアウトすることはないのです。必ず伝えてくれます。

また、折り返しの確率を高めるために、売り込み臭を極力なくした「連絡テイスト」の内容にしておくと効果大です。

受付にことづけた伝言内容が良いほど、電話の後に担当者から折り返しがある可能性が上がります。

ゲートキーパー（受付）がわからないであろう質問をする

テレアポでよく使われる「〇〇についてお悩みはありませんか？」「〇〇について不便な点はありませんか？」と言うフレーズでは、受付突破できません。

先ほど受付を「テレアポ排除のプロ」と表現しましたが、実際そのとおりで、数多くのセールス電話を受け、様々な受付突破を防ぐテクニックを身に着けています。

例えば、事業に対して簡単な質問であれば全て答えられるように鍛えられた受付もいるのです。

逆を言えば、受付突破するためには受付の人がわからないような質問をすればいいのです。

特に、その担当者しかわからないことや、さらに上の決裁権者しかわからないような質問をすると効果的です。何か質問をしている相手に対して無下にはね返すのは、さすがの受付でもできません。

受付は会社の顔なので、下手な対応は会社の名に傷がつくことになります。そこを逆手に利用するのです。受付では答えられないような質問を問いかけ、担当者や決裁者と話す理由を作りましょう。

丁寧な言葉遣いでハキハキと簡潔に話す

  • 丁寧ではない
  • ハキハキとしていない
  • 話が長い

以上3点は、受付が不快に感じる代表例です。つまり、話し方やトーンも受付突破に影響しています。

具体的には、「○○と申しますが～」の時点であまり印象は良くありません。また、この言い方だと取引先ではないと思われてしまうため、さらに受付突破は難しくなるのです。

そのため、丁寧な言葉遣いでハキハキと簡潔に話すことが重要です。そのためにも、声のトーンやニュアンスを含めたトークスクリプトを作成するべきだと言えます。

名指しで担当者を指名する

名指しで担当者を指名できると、受付突破率は高くなります。それは、既に自社と取引のある相手だと思ってくれるからです。

現在では、多くの企業がインターネット上に情報を掲載するようになりました。

Google検索で企業のWebサイトから担当者の名前を調べるのは代表例ですが、LinkedInやTwitter、Facebookなど個人のSNSアカウントも含んで探すと良いでしょう。業種によってはWantedlyにも情報が掲載されている場合がありますね。

資料送付の許可を得る

その場で受付突破ができるコツではありませんが、資料送付の許可を取ることで次のようなメリットがあります。

  • 送付先として担当者の名前を聞けるかもしれない
  • 次回架電の際に受付突破できる確率が上がる

資料送付の許可を得る際に、「どなた様にお送りすれば良いでしょうか？」など聞くと、そこで担当者の名前を聞けるかもしれません。

また、資料送付さえできれば次回架電の際に「先日、送付させていただいたものについてお伺いしたいので、担当者様をお願いできますでしょうか」のように切り出せます。

まとめ：テレアポで受付突破するためのコツをトークスクリプトに反映しよう

以上、受付突破するためのテレアポのコツやフレーズをご紹介してきました。いかがでしたか？

テレアポはもともと難易度が高いため、失敗して当然のことです。そのため、失敗をいちいち気にしているとやっていけません。ストレスで押しつぶされるでしょう。

受付突破は難しいもの・突破できれば儲け物と思い、トークスクリプトに反映しながら何度も挑戦すること。これが成功への1番の近道なのかもしれません。

投稿者プロフィール

樋口 裕貴
樋口 裕貴
1985年福岡生まれ
福岡発のインサイドセールス支援会社、soraプロジェクトの代表
スタートアップから外資大手まで700以上の営業支援プロジェクトの実績を持つ。
営業活動でお困りの会社様へターゲットリスト作成から見込み客育成、アポの獲得まで、新規開拓の実行支援が専門分野。