問い合わせフォーム営業とは？反響率を高める例文とツール活用法

問い合わせフォーム営業は、顧客のもとに訪問する必要がないため、少人数体制下での営業活動の省力化に有効な手法です。

しかし、問い合わせフォーム営業には、リードに悪影響を与える原因になることも少なくありません。
本記事では、問い合わせフォーム営業の基礎知識とともに、成功するためのポイントを解説します。

なお、株式会社soraプロジェクトでは営業代行の基礎をまとめた資料「マーケ・営業・IS担当者必見！はじめての営業代行」を無料で配布しています。

問い合わせフォーム営業とは？

まずは問い合わせフォーム営業の基礎知識を解説します。
問い合わせフォーム営業が、どのような手法に分類されるのかもあわせてご覧ください。

1.法人の問い合わせフォームを使った営業手法

問い合わせフォーム営業とは、企業や法人の公式サイトに設置されている問い合わせフォームを活用した営業手法です。
企業やサービスサイトの問い合わせフォームに営業メールを送付して、新規顧客の獲得を目指します。

問い合わせフォーム営業は、オンラインで営業活動する必要性が高まる中で、活用する企業が増加しました。
関連サービスとして、問い合わせフォーム営業の代行会社やツールもあります。

2.問い合わせフォーム営業は「プッシュ型」に分類される

問い合わせフォーム営業は、訪問営業やテレアポと同様にプッシュ型の営業手法に分類されます。
上手く活用できれば潜在的なニーズの掘り起こしができる反面、営業手法に勝手さを感じる人には悪影響を与える可能性も否めません。

問い合わせフォームに営業メールを送付するのは違法ではありませんが、社外からの営業を目的に設置している訳ではありません。
送付先によってはクレームにつながるリスクがあるため、相手を慎重に選ぶべきです。

問い合わせフォーム営業のメリットとデメリット

問い合わせフォーム営業を実施するべきか悩んでいる方は、下記のメリット・デメリットを比較しておきましょう。

問い合わせフォーム営業のメリットとデメリットを、それぞれ2つずつ解説します。

メリット1.問い合わせフォーム営業で新規顧客を獲得可能

問い合わせフォームを活用すると、これまでに面識のなかった企業へのアプローチが可能です。
従来の営業活動のように、展示会やセミナーでの名刺交換も必要ありません。

問い合わせフォームから企業の総合窓口を経由して、より効率的な新規顧客開拓につながる可能性があります。

メリット2.高確度の営業活動につながる

問い合わせフォームには、顧客からの要望をはじめ、重要度の高い相談が寄せられます。
そのため、問い合わせフォームの対応は決裁者が対応する企業がほとんどです。

中小企業は特に決裁者が対応するケースが多く、確度の高いアポイント獲得につながります。

問い合わせフォームに送付したメールに返信があった場合は、さらに確度が高まります。
メールへの返信は、相手企業のニーズを自社の製品やサービスで満たせる可能性があるためです。

以上の理由から、問い合わせフォーム営業は確度の高い営業活動と言えます。

メリット3. 他の営業手法と比較して高い反響率を誇る

問い合わせフォーム営業は、テレアポや飛び込み営業と比較して高い反響率を実現できます。
フォームから送信されたメールは企業の担当部署に直接届くため、確実に内容を確認してもらえる可能性が高いです。

テレアポでは担当者不在や取り次ぎ拒否により接触できないケースが多い一方で、フォーム経由のメールは記録として残るため、後日確認される機会も期待できます。

デメリット1.問い合わせフォームに送信するメール数が莫大

問い合わせフォーム営業は、メールの送信数勝負です。
仮に反響率が0.5%だとすると、10件の反響を得るには5,000件以上のメール送信が必要です。

営業先のリスト準備も必要なため、営業担当者の業務負担が増大するリスクも想定できます。

デメリット2.送信するメールのパーソナライズが手間

問い合わせフォーム営業で送付するメールの作成は、手作業で行わなければなりません。
なぜなら、メールにはある程度のパーソナライズが必要となるためです。

例えば、宛名は相手が「自社に送付されたメール」とわかるように、相手の企業名を入力するのが一般的です。
さらに、相手が抱えている課題や魅力を感じるサービスはさまざまで、それぞれに合わせた文面を作成しなければなりません。

顧客が魅力を感じるメールを作成するには、相手が抱えるニーズや課題など、情報のリサーチも必要です。
情報のリサーチと、リサーチ結果に基づいたメール文面の作成は、多くの時間と手間を要する作業であることを把握しておきましょう。

問い合わせフォーム営業が適している企業と適さない企業

問い合わせフォーム営業を導入するべきか悩んでいる方は、自社の目的やリソースを明確化しておくことが大切です。

問い合わせフォーム営業が適している企業と適さない企業の特徴を解説するので、自社の目的やリソースと照らし合わせて、問い合わせフォーム営業の実施を検討しましょう。

適している企業1．新商品やサービスの認知度を高めたい企業

新商品やサービスの認知度を高めたい場合は、面識のない新規企業にも自社の商品・サービスを周知させる必要があります。

アプローチしたいターゲット企業に問い合わせフォームが設置されている場合、フォームから新商品やサービスを案内して、新規開拓しましょう。

問い合わせフォームは、担当者名がわからない企業や取引実績がない企業でも送信できるため、新規営業に向いています。

適している企業2．訪問営業の代替手段を探している企業

訪問営業は現地を訪ねて担当者に営業をかける必要があるため、時間と労力がかかります。

対して、問い合わせフォーム営業はオンラインですぐに営業をかけられるため、訪問営業に比べて作業効率が高いです。

また、訪問営業の場合は担当者が不在だと営業をかけられませんが、問い合わせフォーム営業の場合は不在やテレワークの場合にも要求を伝えられます。

適さない企業1．事務作業にリソースを割くのが難しい企業

問い合わせフォーム営業は、ターゲットごとに営業メールを構築し送信する手間がかかるため、事務作業にリソースを割く必要があります。

問い合わせフォームからの返信対応やクレーム対応など一定のリソースがかかるため、事務作業にかける時間や人員が不足している場合は、問い合わせフォーム営業に向いていません。

問い合わせフォーム営業を実施するには、事務作業にリソースを割ける程度の余裕を確保する必要があるため、業務効率化や人員の増員を検討しましょう。

適さない企業2．ブランドイメージやコンプライアンスを重視する企業

問い合わせフォーム営業は受け取り手に悪印象を与えるケースがあるため、ブランドイメージを損なう可能性があります。

また、コンプライアンス違反に該当する場合もあり、企業のブランドイメージを損なうため注意しましょう。

問い合わせフォームに「営業お断り」の記載がされているのにもかかわらず営業をかけてしまうとトラブルに発展するため、フォームを送信する前に規約を確認しておくことが大切です。

ブランドイメージやコンプライアンスを重視する企業は、問い合わせフォーム営業ではなく他の手法を実施しましょう。

問い合わせフォーム営業を始める前に確認すべきこと

問い合わせフォーム営業を始める前に、トラブルやクレームに発展するリスクを確認しておくことが大切です。

リスクを抑えて営業するために、避けるべきフォームやクレーム対応の準備を確認しておきましょう。

フォーム営業は効果的？リスクとメリットを検討する

問い合わせフォーム営業を始める前に、リスクとメリットを確認して、実践するべきか検討しましょう。

問い合わせフォーム営業は、面識のない新規企業にオンラインでアプローチできるメリットがありますが、事務作業のリソースが増大したりブランドイメージを損なったりするリスクがあります。

リスクとメリットを検討した上で、自社にとって問い合わせフォーム営業が適しているのかを確認することが大切です。

避けるべきフォームとその理由を理解する

問い合わせフォーム営業では、避けるべきフォームを理解して慎重にアプローチ先を見極める必要があります。

例えば、下記のようなフォームは問い合わせフォーム営業をかけると、トラブルに発展するリスクがあります。

• サイトポリシーで営業行為が禁止されているフォーム
• 採用窓口や製品問い合わせ窓口などエンドユーザーが利用するフォーム

相手企業のオペレーターに負担をかけて業務効率が低下すると、クレームに発展するリスクがあるため、フォームを送信する前に営業をかけても問題ない窓口か確認しましょう。

クレーム発生時の対応策を事前に準備する

問い合わせフォーム営業を始める前に、クレームに発展した際の対応策を用意しておきましょう。

クレームが発生した際に適切な対応ができないと、ブランドイメージの低下やコンプライアンス違反で摘発されるリスクがあります。

問い合わせフォーム営業でクレームが発生した際の対応例として、次のようなものが効果的です。

• 謝罪し二度と営業メールを送らない
• 営業禁止リストを作成し他の営業担当者が同じミスをしないよう対処する

クレーム発生時は事前に用意した対応策を実施して、相手側の不快感をやわらげましょう。

問い合わせフォーム営業を実施するための4つの手順とは？

問い合わせフォーム営業の手順は以下の4つです。

1. 問い合わせフォーム営業の対象企業をリストアップ
2. 送付するメールを作成
3. 相手の問い合わせフォームにメールを送信
4. 相手の返信に対応

順に解説します。

手順1.問い合わせフォーム営業の対象企業をリストアップ

最初に、問い合わせフォーム営業の対象とする企業をリストアップします。
企業ごとの問い合わせフォームのURLと企業名を、ExcelやGoogleスプレッドシートに記載しましょう。

なお、リストアップの際は相手企業のニーズに見当をつけて、URLと一緒に記載しておくと便利です。
次に解説する手順の作業が効率化されます。

手順2.送付するメールを作成

送付するメールを作成する際は、簡潔かつ具体的な提案を大切にするのがポイントです。
特に下記の3つは必ず記載しておきましょう。

• メールを送付した目的
• 自社ソリューションと使用するメリット
• 顧客にとってほしい行動

最初に記載するのは目的です。
サービスの提案なのか、それともセミナーや展示会などの案内なのかが、ひと目でわかるようにします。

続いて、提案や案内の具体的な内容をメリットとともに記載します。
製品やサービスの提案であれば、どのようなソリューションであり、どのようなメリットがあるかなどです。

最後に、顧客にとってもらいたい行動を記載します。
詳しくは後述しますが、メール返信や資料請求を促進する内容が適切です。

手順3.相手の問い合わせフォームにメールを送信

問い合わせフォームにメールを送信する際には、フォームごとに文字数や項目などの仕様が異なる点に注意しましょう。
準備したメールがフォームの仕様に沿わない場合は、臨機応変に対応せざるを得ません。

対応の例としては、フォームの仕様に合わせて書き直して後日送信したり、その場で書き直して送信したりなどがあります。
作業効率を重視したい場合は、送信できなかった顧客をリスト化して、書き直したメールを後日送信しましょう。

問い合わせフォーム営業の体制や人数などに合わせた、柔軟な対応が大切です。

手順4.相手の返信に対応

相手からの返信に対応するときは、スピード感が大切です。
興味や関心は時間の経過とともに薄れてしまうため、スピーディに対応できれば、アポイントや商談に持ち込める確率が高まります。

スピーディな対応を可能にするためのポイントは下記の2つです。

• 1次受付用のテンプレートを準備する
• 商談に対応する従業員と情報を共有し、連携しておく

メールのテンプレートは、相手の企業名やアポイントの候補日などを提案できる内容が適切です。
商談に対応する従業員と連携できていれば、アポイントの候補日を素早く確認でき、スピード感のある対応につながります。

問い合わせフォーム営業の返信率を向上させる文章の工夫

問い合わせフォーム営業は、件数を増やすことも大切ですが1件ごとの成約率を高める工夫が必要です。

問い合わせフォーム営業の返信率を向上させるために、下記の工夫を施しましょう。

連絡の目的や問い合わせ理由を明確に伝える

問い合わせフォーム営業で返信率を高めるコツは、連絡の目的や問い合わせ理由を明確に伝えることです。

「とりあえず」でテンプレート化した文面を送信しても、相手側に伝わってしまい、読まれる前に削除されてしまいます。

対して、連絡の目的や問い合わせ理由を明確に記載しておけば、誠実さが伝わり文面に目を通してもらえる可能性が高まります。

「なぜ連絡したか」「どのような対応を求めているか」を明確にし、読み手が負担にならないよう長文を避けた文面で営業をかけましょう。

顧客にとっての具体的な利点を強調する

営業をかける際は、自社の要求を伝えるだけではなく顧客にとっての具体的な利点を強調する必要があります。

相手側にメリットがない文面では、フォームへの返信が見込めません。
顧客にとって具体的な利点を強調して「話を聞いてみたい」と思わせる文面で営業をかければ、フォームの返信率を高められます。

具体的には、下記のような利点を強調して、フォームの返信率を高めましょう。

• 顧客の課題を解決できる根拠を示す
• 同種の企業と取引している実績を示す
• 顧客にどのような利益が生じるか具体例を示す

数値や実績を根拠に、顧客の利点を強調することが、フォームの返信率を高めるコツです。

利用しない場合の不利益やリスクも明記する

人間は利得の喜びより、損失の悲しみが大きく感じる「損失回避バイアス」と呼ばれる行動心理が働きます。

そのため、問い合わせフォーム営業でも利用するメリットだけではなく、利用しない場合の不利益やリスクも明記しておけば返信率を高めることが可能です。

「期間限定」や「競合他社と相見積もりでの提案」など、利用しない場合に相手側が不利益を被る旨を記載しておけば、リスク回避のために返信しようという意識が働きます。

ただし、利用しない場合の不利益やリスクを脅しとして記載するのではなく、返信せずに取引しないことで生じるデメリットを想像させる工夫が必要です。

次のステップ（アポ・返信依頼など）を具体的に示す

問い合わせフォーム営業では、ただ要求や製品情報を伝えるのではなく、アポや返信依頼など次のステップを具体的に示しましょう。

「お気軽にお問い合わせください」や「お手すきの際にご連絡いただければ幸いです」など、アポや返信を依頼しておけば、相手が取るべきアクションを明確に示せます。

反対に次のステップが具体的に示されていない場合、興味を持っても返信するべきか躊躇してしまう可能性があるため、顧客に促すアクションを記載しておくことが大切です。

問い合わせフォーム営業を成功させるための重要ポイント

問い合わせフォーム営業を成功させるために、次のポイントを押さえておくことが重要です。

• 開封率を高める件名を工夫する
• 文面をブラッシュアップし続ける
• 反応のない企業へ過度な送信は避ける
• ザイオンス効果（単純接触効果）を活用する

それぞれの重要ポイントを押さえて、問い合わせフォーム営業の成功率を高めましょう。

開封率を高める件名を工夫する

問い合わせフォーム営業を成功させるためには、まず開封してもらわなければ本文を読んでもらえません。

開封率を高めるためには、相手がメールを開いてみたいと思えるような件名をつけることが大切です。

件名に「新商品のご案内」と記載されていても、営業メールだと感じて読まずに削除される可能性があります。

件名に「〇日まで40％OFF」など、相手側に生じる利点や読み飛ばした場合の不利益を記載しておけば、開封率を高められます。

文面をブラッシュアップし続ける

問い合わせフォーム営業の成功率を高めるために、文面をブラッシュアップし続けましょう。

過去に成功率が高かった文面でも、市場のニーズやトレンドが変化した場合は、効果が低下してしまいます。

市場のニーズやトレンドは常に変化し続けるため、フォーム営業の効果が低下した際は、文面をブラッシュアップしましょう。

常に検証と改善を繰り返すためにPDCAサイクルを回すことで、フォーム営業の効率を向上させられます。

反応のない企業へ過度な送信は避ける

何度営業をかけても反応がない企業に執着しても、迷惑に思われるだけで返信を見込めません。

営業効率を高めて不要なクレームも避けるためには、反応のない企業への過度な送信は避けてください。

一度送って反応がない場合は、興味がないか悪印象を持っている可能性が高いため、再度フォーム営業をかける場合も2週～4週間ほど時間を空けましょう。

ザイオンス効果（単純接触効果）を活用する

問い合わせフォーム営業では、ザイオンス効果を意識した継続的なアプローチが効果的です。
ザイオンス効果とは、繰り返し接触することで好感度が高まる心理効果のことを指します。

初回のメール送信で反応がなかった企業に対しても、一定期間を空けて再度アプローチすることで、認知度が向上し反応率が改善されます。
ただし、短期間に何度も送信すると逆効果となるため、最低でも3カ月以上の間隔を空けることが望ましいです。

効果的な問い合わせフォーム営業例文

問い合わせフォーム営業をかける際は、下記の例文を参考に、返信率を高める工夫を施しましょう。

基本の例文

問い合わせフォーム営業で成果を上げるためには、相手企業の課題に寄り添った具体的なメッセージを作成することが重要です。

業種別例文1.人材派遣業

業種別例文2. 広告代理店

問い合わせフォーム営業の効果を上げる作法とは？

問い合わせフォーム営業では、作法を守った正しいメール作成が何よりも大切です。
身に付くまでは、作法のメモをすぐに確認できる場所に張り付けておきましょう。

作法1.問い合わせフォームの営業を禁止している企業に送信しない

企業の中には、問い合わせフォーム営業が禁止されている場合があります。
禁止されている場合は、サイトポリシーや注意事項などに記載されているため、必ずチェックしましょう。

万が一、問い合わせフォーム営業を禁止されている企業にメールを送信した場合は、速やかに電話で謝罪しましょう。

作法2.特定の役割がある問い合わせフォームにメールを送付しない

問い合わせフォームには、雇用・顧客・代理店向けなど、特定の役割がある場合があります。
特定の役割を持った問い合わせフォームでの営業行為は、悪印象につながりやすいため、送らないのが賢明です。

問い合わせフォームに特定の役割がある場合は、担当者や決裁者にメールが届きにくい点にも注意してください。
特定の役割がある問い合わせフォームは専任のオペレーターが対応しているケースが多く、担当者や決裁者にメールが転送される可能性が低いです。

オペレーターの業務効率低下に起因したクレームにつながるリスクもあるため、問い合わせフォーム営業は総合窓口に限定しておきましょう。

作法3.テンプレートをコピーしただけのメールは避ける

明らかにテンプレートとわかるメール文は、相手に悪印象を与えます。
例えば、メールの冒頭に企業名が記載されておらず「担当者様御中」といった文言では、テンプレートのまま送信した旨が伝わります。

相手のニーズを汲まず、自社製品やサービスの特徴や魅力を書き連ねるのも控えましょう。
相手企業のニーズに対して自社製品やサービスがどのように役立つのかを記載し、購買意欲を高める文面にするのが効果的です。

最後は「お役立てください」といった抽象的な表現は避け「興味が湧いた場合は、ご連絡ください」と具体的な内容で締めくくります。
次の行動が具体化されていれば、顧客の行動促進につながります。

作法4.営業メールの頻度は2～4週間に1度に設定

営業メールは、短期間に何度も送信しても効果は高まりません。
執拗なメールは相手の気分を害しやすく、クレームにつながりやすいです。

営業メールの頻度は2～4週間に1度が適切ですが、最初のうちは4週間に設定しておくのがおすすめです。
4週間あれば、メインとなっている営業活動に支障をきたすリスクが軽減でき、担当者の負担が過多になるのを防止できます。

その後は、相手の反応や担当者の状況に合わせて調整しましょう。

作法5.反応が得やすい曜日・時間帯を狙って送信する

問い合わせフォーム営業は、相手がメールをチェックする曜日や時間帯を狙って送信すると効果を高められます。

相手がメールに反応しやすい曜日や時間帯を狙って送信すれば、開封率を高めて返信される可能性が高まります。

メールをチェックする曜日・時間帯としては、下記のように週の始まりと終わりが効果的です。

• 月曜日の8：00
• 火曜日の8：00
• 金曜日の17：00

業界や企業ごとに休日や始業・就業時間が異なるため、反応率の高い時間帯の見極めが重要です。

作法6.お問い合わせフォーム営業代行会社に依頼する

お問い合わせフォーム営業の効果が低い場合は、代行会社への依頼を検討しましょう。

問い合わせフォーム営業代行会社は、確度の高い営業リストとノウハウを持っているため、成約率の高いフォーム営業を実践できます。

自社で事務作業のリソースが不足している場合でも、代行会社が豊富なノウハウと経験に基づいたフォーム営業をかけてくれるため、営業効率を高められます。

お問い合わせフォーム営業代行サービスを選ぶ際のポイント

問い合わせフォーム営業代行会社に依頼する際は、下記のポイントを押さえて自社に合ったサービスを選びましょう。

• 手動送信と自動送信、どちらが適しているかを見極める
• 提供されるサービス範囲を確認する
• 費用の仕組みや相場を比較する

複数のサービスを比較して、自社の課題や目的に合う代行会社を見極めてください。

手動送信と自動送信、どちらが適しているかを見極める

問い合わせフォーム営業代行サービスには、人の手で実施する「手動送信」とツールによって実施する「自動送信」があります。

どちらが適しているかは、自社の課題や目的によって異なるため、下記のメリット・デメリットを確認しておきましょう。

提供されるサービス範囲を確認する

代行会社によって提供されるサービス範囲が変わるため、自社が求める範囲に対応しているか確認しておきましょう。

代行サービスによっては下記のすべてに対応するケースや、一部しか対応できないケースがあるため、事前に複数のサービスを比較しておくことが大切です。

• 営業リストの作成
• 営業文面の作成
• フォームの送信
• ABテストの実施

対応範囲によって利用料金が変わるため、自社の予算と相談して利用サービスを選定してください。

費用の仕組みや相場を比較する

フォーム営業代行会社を選ぶ際は、費用の仕組みや相場を比較して、費用対効果が高いサービスを見極めましょう。

フォーム営業代行サービスの料金体系は、下記の4種類が一般的です。

成約1件あたりの利益や総合的なサポート内容を比較した上で、自社に適した代行サービスを選びましょう。

お問い合わせフォーム営業でアポイント獲得コストを削減するコツ

フォーム送信1件にかかる時間や対応にかける労力を減らせば、アポイント獲得コストを削減できます。

お問い合わせフォーム営業でアポイント獲得コストを削減するコツを押さえて、アポイント獲得コストを削減しましょう。

スプレッドシートで営業文章を自動生成する

スプレッドシートやExcelを活用して営業文章のテンプレートを構築しておけば、自動生成で文章作成にかかる工数を削減できます。

フォーム送信の文章をテンプレート化し、下記の顧客ごとに変更する内容を関数で抽出しましょう。

• 顧客の企業名、担当者名
• 提案内容
• アポイント候補日

リストが膨大になれば、フォーム1件ごとの文章を構築するだけでも膨大な時間と手間がかかります。

スプレッドシートやExcelで営業文章を自動生成すれば、転記ミスもなくして営業効率を向上させられます。

自動入力ツールを活用し、作業時間を短縮する

問い合わせフォーム営業でアポイント獲得コストを削減するには、自動入力ツールの活用がおすすめです。

自動入力ツールを活用すれば、フォーム送信や文章の生成を自動化できるため、作業効率が大幅に向上します。

AIがネットから問い合わせフォームを検索して、自動的にリストを生成するツールもあるため、自社が求める機能を備えた自動入力ツールで工数を削減しましょう。

ChatGPTを活用して文面作成を効率化する

問い合わせフォーム営業の文面作成は、ChatGPTなどの生成AIを活用することで大幅な効率化が可能です。
企業情報や提案内容を入力するだけで、適切なトーンの営業メールを短時間で生成できます。

ただし、AIが生成した文面をそのまま使用するのではなく、相手企業の特性に合わせた修正を加えることが重要です。

日程調整ツールで返信のハードルを下げる

問い合わせフォーム営業の返信率を高めるには、日程調整ツールの活用が効果的です。
CalendlyやSpir、TimeRexなどのツールを使用すれば、相手企業の担当者が空いている日時を選択するだけで自動的に商談の予約が完了します。

従来のようにメールで何度もやり取りする手間が省けるため、相手の返信ハードルが大幅に下がります。

問い合わせフォーム営業に役立つツールをお探しの方へ

本記事では、問い合わせフォーム営業の基礎知識やメリット・デメリットに加えて、手順や注意点を解説しました。
特に大切なのは下記2つのポイントです。

• 問い合わせフォーム営業は新規顧客の開拓が可能な反面、一定のリスクや手間が生じる
• 適切なメール作成には知識と経験を積む必要がある

問い合わせフォーム営業に必要な企業リスト作成も、どの企業が営業先として適しているのかの判断に困る可能性があります。
当メディアを運営する株式会社soraプロジェクトでは、業界ごとの企業データベースや専門リストなどを提供しております。

ご興味のある方は、ぜひ資料請求をしてお問い合わせください。

投稿者プロフィール

樋口 裕貴

1985年福岡生まれ
福岡発のインサイドセールス支援会社、soraプロジェクトの代表
スタートアップから外資大手まで700以上の営業支援プロジェクトの実績を持つ。
営業活動でお困りの会社様に
ターゲットリスト作成から見込み客育成、アポの獲得まで、新規開拓の実行支援が専門分野。

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