目次
電話やメールでのアポイントは、相手の表情が見えない分、想像力と臨機応変な対応力が求められます。
「契約に結びつかない」「マニュアル通りでも成果が出ない」と悩む方は多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、営業における効果的なアポイントの取り方として、電話とメールそれぞれのアプローチ方法について具体的に解説します。
アポイントはちょっとしたコツと意識の変化で確実にスキルアップできるので、ぜひ参考にしてください。
アポイントとは
アポイントとはアポイントメントの略語で、「商談」「面会」などを指す用語です。
一般的には「アポ」と略されることが多く、「アポを取る」という言葉を日常的に使用している方も多いのではないでしょうか。
「アポを取る」とは、「商談の約束をする」「会う約束をする」ことです。
そのアポ取りの手段として電話を使うことが多く、その業務が「テレアポ」です。
また、電話でなくメールでアポイントを取る方法もあり、電話とメールではアポイントを取るときのコツが異なります。
BtoBビジネスにおけるアポ獲得の難易度
BtoBビジネスにおけるアポイント獲得は、企業成長の重要な鍵を握る一方で、多くの課題が存在し、その難易度は高いといわれています。
個人消費者向けのBtoCビジネスと異なり、BtoBではターゲットとなる企業数が限られ、購買決定に関わるキーパーソンも複数存在するため、綿密な戦略と高度な営業スキルが求められます。
さらに、企業の担当者は日々多くの情報に触れており、新規の提案に対して警戒心を持つことも少なくありません。
以下では、BtoBにおけるアポ獲得が難しい要因を深掘りし、その現状と課題を明らかにします。
新規営業先に架電した場合
新規営業先に架電した場合、つまりテレアポは見込みがない顧客にも架電して数で成果を挙げる新規開拓手法になるため、アポイント獲得率が低い傾向にあります。
架電してもすぐに「間に合っています」「必要ないです」と断られたり、ガチャ切りされたりと、テレアポ担当者のメンタルにも負担がかかるハードな営業手法です。
また受付にブロックされる可能性があるため、見込みがまったくない状態での架電でアポイントを獲得するには一定のスキルとノウハウが求められます。
メールクリック後に架電した場合
メルマガなどの営業メールにクリックがあった新規営業先は、メールを開封しクリックした時点で、自社の製品やサービスに興味を持っている可能性があります。
そのため、見込みがまったくない新規営業先にいきなり架電するより、営業メールによって興味付けをした顧客のほうが見込み度が高いと予測できます。
名刺の連絡先へ架電した場合
企業イベントや合同展示会などで名刺交換した連絡先は、一度顔をあわせて名刺交換するほど関係性を構築しているため、製品やサービスに興味を持っている可能性が高いです。
そのため、相手に警戒されることなく商談につなげやすく、アポイントを獲得できます。
数多くある営業手法の中で、名刺の連絡先への架電はアポイント獲得率が高いため、落とさないよう確実なアプローチが求められます。
FAXやメールでアプローチした場合
FAXやメールは担当者が内容を熟読せず、営業メールだと判断してすぐに破棄する可能性があります。
しかし一度作成したFAXやメールは、何度も使いまわせるため、従業員にかかる負担が少ないです。
ただし、対面や会話での駆け引きができないため、感情に訴えかけるような交渉はしにくいです。
FAXやメールでアポイントを獲得するには、興味の引くキャッチフレーズや製品の魅力を簡潔に伝える必要があります。
問い合わせフォーム営業をした場合
BtoBビジネスにおける問い合わせフォーム営業は、他の手法と比較して効率的な側面を持つ一方で、担当者がすべての問い合わせに目を通すとは限らず、開封・返信率は決して高くありません。
難易度を高める要因としては、送信するメッセージの内容が重要です。
定型文のような内容では担当者の目に留まりにくく、企業ごとにカスタマイズされた、具体的で魅力的な提案でなければ、返信につながりません。
また、問い合わせフォームはあくまで問い合わせを受け付ける窓口であり、営業を目的とした利用を快く思わない企業も存在するため、送信する文面には細心の注意が必要です。
飛び込み営業をした場合
直接顧客の事務所を訪問して営業をかける飛び込み営業は、実際に担当者と対面で商談できるため、テレアポや問い合わせフォーム経由の営業と比べてアポイント獲得率が高まります。
ただし、1件ずつ現地を訪問する必要があるため、多大な労力と時間を要します。
また、営業担当者の個人的なスキルに大きく依存するため、テレアポやメールマーケティングと比較して費用対効果が低くなる場合もあります。
電話でアポイントを取るコツ
電話におけるアポイントを獲得するためのコツは、シチュエーションによって異なります。
ここからは、次のシチュエーション別に電話でのアポイント獲得のコツを解説します。
- 電話アポイント前
- 電話がつながった後
- 日程調整から最後まで
それぞれのシチュエーション別に、自身や自社のやり方と照らし合わせながらチェックしてみましょう。
電話アポイント前
電話アポイント前のコツは、次の4つです。
- 相手の都合を考慮して電話を掛ける
- 第一印象を良くする話し方を心掛ける
- サービスの需要を確認する
- 相手の情報をリサーチしておく
アポイントに限らず、あらゆるビジネスシーンにおいて重要なので、しっかりと理解したうえで実践していきましょう。
相手の都合を考慮して電話を掛ける
テレアポでは、相手への配慮が不可欠です。
一方的な電話は相手に不快感を与えてしまうため、適切な時間帯とタイミングを見極めることが重要です。
例えば、始業直後や終業直前は業務に追われている可能性が高く、昼休みや営業時間外の電話も避けるべきです。
比較的つながりやすい時間帯は、一般的に午前10時～11時、または午後16時～17時頃といわれていますが、企業の営業時間に合わせて事前に確認しましょう。
時間帯だけでなく、時期も考慮が必要です。
月末は業務が立て込み、連休明けや月曜日は仕事が溜まっている、または仕事モードに切り替わっていない可能性があります。
職種によって繁忙期も異なるため、時期にも注意して電話をかけるタイミングを図りましょう。
第一印象を良くする話し方を心掛ける
電話でのアポイント、つまりテレアポでは、第一印象は声のトーンと話し方で決まります。
相手には表情が見えないため、声が唯一の人柄や印象を判断する材料となります。
できる限り良い印象を与えるためには、普段より少し高めのトーンで話し、明るく快活な印象を与えることが重要です。
また、相手が聞き取りやすいペースで、ハキハキと元気に話すことで、「話を聞いてみよう」と思ってもらえる可能性が高まります。
一方的な話し方では、相手は嫌悪感や不信感を抱き、すぐに電話を切ってしまう可能性があります。
常に相手の視点に立ち、関心を引く伝え方を意識すると効果的です。
サービスの需要を確認する
電話でのアポイント、つまりテレアポでは、限られた時間の中でサービスの需要を確認することが重要です。
無駄話は見当違いのアポイントにつながり、商談担当者の無駄足となる可能性があります。
需要確認は、相手が興味を示しているうちに適切なタイミングで行い、アポイント獲得に繋げましょう。
回りくどい言い方は無駄なやり取りや誤解を招くため、事前に確認事項や質問をまとめておくことが大切です。
もしサービスの需要がないと判断した場合は、速やかに電話を切り上げましょう。
需要を正しく見極め、確度の高いアポイント獲得を目指し、余計な時間や労力を費やさないことも重要です。
相手の情報をリサーチしておく
テレアポでは、事前に相手企業の情報リサーチが不可欠です。
具体的には、事業内容、事業所の所在地や支店の有無、企業規模、過去のコンタクト履歴、担当者名などを把握しておくと、アポイント獲得につながりやすくなります。
事業内容を知らずに電話をかけると、「何の企業かわからずに電話してきているの？」と不信感を与え、信頼を失う可能性があります。
テレアポ前の情報収集は、このような事態を防ぐために重要です。
また、過去のコンタクト履歴の把握で相手が迷惑に感じない時期やタイミング、自社サービスの需要、担当者名などを確認できます。
過去にクレームや要望があった場合は、同じミスを繰り返さないように注意が必要です。
電話がつながった後
電話がつながった後のコツは、次のとおりです。
- 警戒心を解いて印象を良くする
- 課題解決を前提に話を進める
- 聞き取りやすいペースで明るくハキハキと話す
- 所要時間を具体的に提示してアポイントを取る
- 一方的に話を進めない
- 話は長くならないようにする
- 詳細を伝えすぎない
- 断る理由をなくす
- 心理的テクニックを活用する
- 状況と相手に合わせたトンマナを意識する
すべて相手に話を聞いてもらえるかどうかを左右する重要なポイントです。
詳しく見ていきましょう。
警戒心を解いて印象を良くする
始めましての相手から営業電話が来た場合、警戒心を抱く方が非常に多いです。
表情が見えない分、機械的な口調で一方的に営業をかけてしまうと「怖い」「迷惑」という印象を与えてしまい、すぐに切られてしまう懸念があります。
大切なのは第一印象です。
明るく挨拶をして企業名を名乗ることはもちろんですが、その後のトークの切り出し方も重要なポイントです。
最初に要件を簡潔に話さないと、相手は何の電話かわからないことで不信感を抱き、すぐに電話を切ってしまいます。
勢いでいきなり営業を始めるのではなく、自己紹介やアイスブレイクを通じて相手の警戒心を解くことから始めるようにしましょう。
課題解決を前提に話を進める
近年、電話詐欺の増加により、営業電話は発信者と目的を警戒される傾向があります。
特に「目的」は、相手に分かりやすく伝えなければ不信感につながります。
営業目的であっても、冒頭から「営業の電話です」と伝えると、警戒され話を聞いてもらえない可能性があります。
事前のリサーチに基づき、どのような課題をどのように解決できるのかを簡潔に伝え、相手の興味を引くことが重要です。
人は自分にとってメリットのある話には耳を傾ける傾向があります。
そのため、さまざまな角度から相手のニーズに合ったトークの準備が効果的です。
例えば、「〇〇の課題でお困りではないでしょうか？弊社では△△という方法で解決できます」といった具体的な提案をすることで、相手にメリットを伝え、話を聞く動機付けを行いましょう。
聞き取りやすいペースで明るくハキハキと話す
電話でのアポイント、つまりテレアポでは、挨拶からクロージングまで、明るくハキハキとした、聞き取りやすいペースで話すことが重要です。
電話では声が低く聞こえがちなので、普段より1〜2トーン高く話すことを意識しましょう。
また、早口は内容が伝わりにくいため、ロールプレイングなどで適切なペースを練習し、ゆっくりと話すように心がけることが大切です。
企業名と名前を名乗る際は、単調な話し方ではなく、ゆっくりハッキリと話すことで落ち着いた印象を与えられます。
所要時間を具体的に提示してアポイントを取る
アポイントを取る際には、所要時間を明確に伝えることが重要です。
特に最初のアポイントでは、「短時間で済む」ことを伝えることで、相手は話を聞きやすくなります。
「少しお時間いただけますか」という表現は一般的ですが、相手は拘束時間が分からず不安を感じる可能性があります。
そこで、「10分程度」「5分ほど」など具体的な時間の提示で、「それくらいの時間なら」と相手も前向きに検討しやすくなります。
これは電話でのアポイントにも有効で、「〇〇の目的でご連絡しましたが、5分ほどお時間よろしいでしょうか？」と伝えることで、相手に見通しを立たせ、安心感を与えましょう。
一方的に話を進めない
アポイント獲得を焦るあまり、一方的な営業にならないよう注意が必要です。
「電話を切られたくない」「商品の魅力を伝えたい」という気持ちが先行し、一方的に話を進めてしまうと、相手は押し売りに感じてしまい、話を聞いてもらえない可能性が出てきます。
最初からアポイントの話に入るのではなく、まずは自社の商品やサービスの魅力、活用方法などを簡潔に説明し、相手のニーズの確認が大切です。
ニーズを把握した上でアポイントを提案することで、一方的な営業を避けられます。
ニーズがないのに長々と話しても、双方にとって時間の無駄になります。
相手を置いてけぼりにするような一方的な説明や、自分都合の会話にならないよう心がけ、相手の状況や反応を見ながら進めましょう。
話は長くならないようにする
アポイント電話では、相手が望んでいない限り、相手の時間を取りすぎないようにしましょう。
「話が長い」という印象を与えてしまうと、「会うと長時間かかりそう」と思われてアポイントを拒否される可能性もあります。
そのため、事前にトークスクリプトを用意したうえで電話をかけて、要点を簡潔に伝えることが大切です。
また、話をする中で相手の考えていることを察することも重要です。
「急いでいるな」「話をもっと聞きたいと思っているな」など、的確に判断することで、相手のニーズに合わせて話ができます。
相手のリアクションや言葉にアンテナを張り、適切な時間やペースで話を進めるようにしてください。
詳細を伝えすぎない
電話で商品の詳細を伝えすぎるのは禁物です。
詳細を伝えすぎると、「会って話す必要がない」と思われてしまう可能性があります。
また、電話で詳細を伝えるには時間がかかり、相手に長時間の聞き役を強いることになります。
電話では、あくまで相手の興味・関心を引くためのトークに留め、「詳しくはお会いしてお話ししたいのですがいかがでしょうか」とつなげるのが効果的です。
また、電話でニーズをある程度ヒアリングできた場合は、「本日お伺いした内容をもとに、お会いした際に具体的なご提案をさせていただきます」と伝えるのも良い方法です。
相手から詳細な質問をされる場合もありますが、相手のペースに巻き込まれないよう、いくつかのパターンを想定したトークスクリプトを用意しておくことが有効です。
電話ではアポイント獲得を最優先に考え、詳細は対面で話すように意識しましょう。
断る理由をなくす
アポイントを獲得するコツは、相手が断る理由をなくして外堀を埋めることです。
例えば「今お忙しいでしょうか？」と電話をかければ、「忙しいからまた後日」と電話を切られてしまいます。
しかし「お忙しいところ申し訳ありません」と先に切り出しておけば、「忙しい」を理由に断られる可能性を回避できます。
その他にも「予算が合わない」と断る顧客向けに、低コストで提案できるプランをトークスクリプトに用意しておけば、「予算」を理由に断られにくいです。
強引ではない営業トークと、さまざまなシチュエーションに対応できるトークスクリプトを活用して、相手が断る理由をなくしましょう。
心理的テクニックを活用する
テレアポだけに限らず、営業活動では心理的テクニックを活用すると、相手の行動を思う通りにコントロールできる可能性があります。
営業トークに取り入れると効果がある主な心理学テクニックは、次のとおりです。
| 心理学テクニックの例 | 概要 |
|---|---|
| ブーメラン効果 | 説得されればされるほど、逆の態度や行動を取ってしまう心理効果 |
| フレーミング効果 | 同じ情報であっても伝え方や表現によって印象が変化し、意思決定が変わる心理効果 |
| 社会的証明 | 自分の判断よりも周囲の判断によって、行動を決めてしまう心理効果 |
| ドア・イン・ザ・フェイス | まず過大な要求を提示して断られた後に、小さな（本命の）要求を出すと断られにくい心理効果 |
| ウィンザー効果 | 第三者が発信した情報のほうが信頼されやすい心理効果 |
| プロスペクト理論 | 損失回避性とも呼ばれる、人が損失に対して過剰に評価する傾向があり、現実の損得と心理的な損得とが一致しない心理効果 |
| 権威性の提示 | 専門家や大企業などが認めた事実は信用性が増す心理効果 |
| 認知的不協和 | 周囲の大多数と異なると不安を感じる心理効果 |
重要なポイントは、心理学テクニックを活用しても急激にアポイント獲得数が増えないことです。
心理学テクニックは、あくまで少しでもアポイント獲得率を高めるためのコツであることを理解しておきましょう。
状況と相手に合わせたトンマナを意識する
テレアポでアポイント獲得率を増やすために、状況と相手に合わせたトンマナを意識してください。
具体的には電話をかける時間帯や、紹介したい商材やサービスの内容に応じた、トンマナを意識しましょう。
また、相手の年齢や性別・立場などから、「商材に興味を持ってもらうにはどのようなトンマナが最適か」見極める必要があります。
テレアポでは、声によるコミュニケーションしか情報を伝えられないため、状況と相手に合わせたトンマナを意識することが大切です。
日程調整から最後まで
テレアポの際は、アポイントの日程調整から電話を切るまでの間に、次の3点を意識しましょう。
- 訪問日程は複数提示する
- クロージングを徹底する
- 商談に必要な情報を確認する
- 最後にお礼をする
- アポは取れなくも落ち込まない
- 日時変更の連絡は迅速におこなう
アポイントが取れそうな雰囲気に安心して気を抜いてしまうと、最後に失敗してしまう可能性があるので注意しましょう。
それぞれのコツや注意点を確認して、スムーズにアポ日程を調整して商談へつなげましょう。
訪問日程は複数提示する
テレアポで日程調整する際は、訪問日程を複数提示してください。
日程調整で手間取ると「日程を決めるのが面倒だから、やっぱりいいや」と、アポにつながりかけたテレアポが無駄になる可能性があります。
「今週なら火曜日の午後以降、水曜日の午前中、来週なら月曜日以外であればいつでもお伺いできます」と、顧客の空いている時間帯を抑えられるよう選択肢を多く提示しましょう。
また「火曜日と木曜日であればどちらがよろしいでしょうか？」など、訪問日程を2択に狭めると、スムーズに日程を確定させられます。
クロージングを徹底する
アポイントを取る上で、日程調整までしっかり行うことが重要です。
電話でのアポイント後には、営業担当者の訪問が控えています。
双方にとって有意義な商談となるよう、必要な情報の確認と確実な日程調整を行いましょう。
日程を決める方法としては、こちらから候補日を提示する方法と、相手に候補日を挙げてもらう方法があります。
いずれの場合も、相手の希望日や要望を最優先に考慮することが重要です。
一方的な日程調整ではなく、相手のニーズを丁寧に汲み取る対応を心がけましょう。
また、電話の段階で商談に必要な情報をできる限り集めておくことも大切です。
情報が多いほど、営業担当者は商談に必要な資料を準備でき、アイスブレイクやスムーズな商談進行につながり、契約の可能性を高めることができます。
商談に必要な情報を確認する
電話で事前に多くの情報を集めておくことは、商談の成功に大きく影響します。
担当者だけでなく、決裁者などのキーパーソン情報、会社情報も確認しておきましょう。
さらに、相手の現状や課題、他社サービスの利用状況などを把握することで、ニーズに沿った効果的な提案が可能です。
商談でどのような情報があれば提案しやすいかを考慮しながら情報収集を行うことが重要です。
ただし、相手の状況によっては、電話で多くの情報を聞くことが難しい場合もあります。
その際は、後日メールなどで確認するなど、相手の状況に合わせて柔軟に対応しましょう。
具体的に収集しておきたい情報として、主に下記が挙げられます。
- 担当者の氏名
- 部署名
- 役職名
- キーパーソンの氏名
- 部署名
- 役職名
- 相手の現状や要望（困っていること、望んでいること）
- 他社サービスの利用状況
最後にお礼をする
相手は貴重な時間を使って電話に対応してくれているので、電話の最後にはお礼をしましょう。
満足のいく営業トークができてアポイントが取れると、安心してお礼を忘れてしまうこともあります。
場合によっては、「お礼がないなんて無礼な会社」と最後に悪い印象を与える可能性があるので注意が必要です。
悪い印象はアポイント担当者個人だけでなく、会社全体の印象にもなり、商談に悪影響を及ぼしてしまうケースもあります。
アポイントが取れた時はもちろん、取れなかった場合でも対応していただいたことに感謝してお礼を伝えましょう。
アポは取れなくも落ち込まない
アポイントを断られる度に、落ち込んでいては仕事になりません。
新規営業をかける際のコツは、アポを取れなくても落ち込まないことです。
冒頭で解説したとおり、新規営業のアポ獲得率は決して高くありません。
断られたり相手にされなかったりしても、めげることなく数をこなしてアポイントにつなげましょう。
日時変更の連絡は迅速に行う
アポイント獲得後に日時を変更する場合は、一刻も早く相手に連絡しましょう。
予定日が近づいてから日時変更の連絡をすると、「せっかくスケジュールを空けていたのに」と相手に負担をかけてしまいます。
予定のブッキングや同行する上司のスケジュールが合わなかった場合は、わかった段階で速やかに日時変更の連絡をしてください。
電話で相手に誤ってから日時変更の承諾を得て、認識の相違がないようメールを送って文面で訪問日を再度通知しましょう。
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ここまでは電話におけるアポイントの取り方のコツ・注意点をご紹介してきましたが、なかなか電話がつながらない場合などにはメールを活用することもあります。
電話とメールではコツが異なるので、手段にあわせて対応を決めていきましょう。
メールでのアポイントを獲得する際のコツ取り方は、次のとおりです。
- 件名で要件を伝える
- 本文にメールを送った理由を記載する
- アポイントまでの手間がかからないようにする
- 日時変更の配慮をしておく
- 定型文を用意しておく
- 日程が空く場合はリマインドメールを送る
- 返信は「Re：」をつけたままにする
それぞれのコツを実践して、メールでアポイントを獲得しましょう。
件名で要件を伝える
メールを受信したとき最初に目にする件名は、どのような内容のメールであるか伝わる内容にすることが大切です。
メールの件名は、電話における声のトーンや話し方と同様、第一印象を決める要素の一つです。
件名が大切な理由は、忙しいビジネスパーソンの場合、受信トレイでメールの件名を確認し、重要なものから目を通すことが多いからです。
そのため、件名がわかりにくいと後回しにされるうえに、最悪の場合はそもそも読まれないことも珍しくありません。
メールでアポイントを取る際には、わかりやすい件名で要件を伝えましょう。
本文にメールを送った理由を記載する
テレアポで電話をかけた理由を伝えることと同様に、メールを送った理由を記載することは不信感の払拭につながります。
ビジネスシーンでは日々多くのメールが飛び交い、人によっては営業メールも数多く受信します。
知らない人から営業メールが来たら、「なぜ自分にメールが来たのか」と警戒するのが自然です。
そのため、相手が納得できて、かつわかりやすくメールを送った理由を記載することが重要です。
自分や自社にメリットがないと判断されると返信されません。
また、メールは電話と異なり、双方向のコミュニケーションでニーズの確認ができません。
事前に可能な限り相手の情報を集めて、ニーズに合わせて本文を考えるようにしましょう。
アポイントまでの手間がかからないようにする
メールだとアポイント確定までに数回のやりとりが必要なので、相手になるべく手間がかからないようにするのも大切なポイントです。
例えば、相手が自らスケジュールを考えて返信しなければならないと面倒に思われてしまいます。
メールをする際にいくつか日程候補をあげたうえで簡単な表を作って、返信時には本文引用で「◯」をつけてもらうだけにするなどの工夫が必要です。
オンライン商談の体制を整えている場合は、オンライン商談の予約サイトへのリンクを挿入するとより親切です。
なるべく相手の時間を奪わないよう意識しましょう。
日時変更の配慮をしておく
メールでアポイントを獲得する際は、相手が日時変更したい際にできるだけ気遣いさせないよう配慮することが大切です。
アポイント獲得後に、相手に外せない予定が入ったり、状況が変わったりと、日時変更が必要になるケースがあります。
相手に不要な気遣いをさせないために、次のような文面をメールに記載しておきましょう。
| 「日時変更を配慮する文章例」 もし、ご都合により日時の変更をご希望の場合には、〇〇日〇〇時までにご連絡いただけますと幸いです。 |
定型文を用意しておく
メールでアポイントを獲得する際は、定型文を用意しておくと業務効率を向上させられます。
営業をかける度に、一からメールを作成するには労力と時間がかかってしまいます。
アポイント獲得メールとお礼メールの定型文を作成しておけば、新規営業にかける時間を大幅に削減できます。
宛名とアポイントの詳細部分を空白にしておけば、定型文を活用してメールで営業をかけられます。
ただし、定型文を活用して営業する場合は、空白のまま送信したり他社のアポイント情報と混同させたりしないよう注意しましょう。
日程が空く場合はリマインドメールを送る
アポイント獲得日から訪問日まで日程が空く場合は、予定日が近づいた際にリマインドメールを送りましょう。
リマインドメールは、アポイントを思い出してもらい、ドタキャンを防止する効果があります。
リマインドメールを送るタイミングとして、予定日の前日夕方か当日の朝がおすすめです。
返信は「Re：」をつけたままにする
取引先とメールを送り合うと、返信で件名に「Re：」がつきます。
アポイントメールからお礼メールを送った後、相手とやり取りする場合は件名の「Re：」をつけたままにしましょう。
「Re：」をつけたままにすると新規メールと区別でき、膨大なメールに埋もれずチェックしてもらえます。
ただし「Re：Re：」と返信が続くと件名が読みにくくなるため、2つ目以降の「Re：」は削除しましょう。
アポイントや商談の成功率を高めるポイント
成果を生み出すためには、相手の興味を引き出し印象を高めるプロセスが欠かせません。
下記のポイントをより意識して取り組みましょう。
- 長期的に活かせる価値のある人脈を築く
- 相手に自社の商材への関心を持たせる工夫をする
- 電話・メールのやり取りを記録し、情報を管理する
- メール送信後はフォローアップの電話を入れる
- 日程が確定したらリマインドメールを送る
事前準備と継続的なフォローを徹底することで、商談の成功率が高まります。
長期的に活かせる価値のある人脈を築く
長期的に活かせる価値のある人脈を築くには、「資産性の高いつながり」を意識し、量より質を優先する姿勢が大切です。
共通の興味やビジネスレベルを持つ相手と結びつき、投じた時間や労力に見合うリターンを得られるかを見極めることで、将来の成功につながります。
相手に自社の商材への関心を持たせる工夫をする
自社の商材への関心を引き出すには、相手が得られる具体的なメリットの説明が重要です。
たとえば、導入による業務効率向上や顧客情報の一元管理などの効果を抽象的な表現ではなく、具体的に伝える工夫が重要です。
そのためには、機能や料金体系を十分に整理するとともに、営業部内でロールプレイングを行い、正確かつ魅力的に説明できるよう準備を徹底しましょう。
電話・メールのやり取りを記録し、情報を管理する
電話やメールでのやり取りを記録し、情報を管理するには、企業名・住所・電話番号・担当者名・連絡日時・通話内容などのリストアップが重要です。
企業の公式URLや業種、提供している商材の強みなども加えておけば、次回のアプローチが円滑になります。
さらに、前任担当者から得られる相手の人柄や特徴も含め、データの蓄積・活用で、より的確な提案が可能となり、商談の成功確率が高まります。
メール送信後はフォローアップの電話を入れる
メール送信後にフォローアップの電話をかけることで、見落とされるリスクを抑え、商材への興味を引き出せます。
送信後に間を空けず連絡すれば、相手が内容を思い出しやすく、疑問点の解消や追加説明もしやすくなります。
相手の状況や時間帯を配慮しつつ、要点を簡潔に伝えれば、アポイント獲得の可能性が高まります。
日程が確定したらリマインドメールを送る
アポイントが確定したら、お礼を兼ねて日時を再度メールで通知し、認識のずれを防ぎましょう。
プロフェッショナルな印象を与えると同時に、事前に資料やオンライン会議のURLなど必要な情報の明記で相手の準備を促し、商談を円滑に進められます。
こうした配慮が、最終的な成約率を大いに高める要因にもなります。
アポイント獲得率を向上させるサービス3選
テレアポやメールでのアポイント獲得は簡単ではありません。
アポイント獲得率は商談につながる機会を決める重要な数値です。
アポイント獲得率を向上させたい方は、次のサービスを活用しましょう。
- 代行サービス
- 営業支援ツール
- テレアポリスト作成ツール
代行サービス
テレアポは、膨大な数の架電によってアポイントを獲得する成功率が低い営業手法です。
そのため、アポイント獲得のために、自社のリソースを費やす必要があります。
しかし、アポイント獲得を代行サービスに依頼すると、自社のリソースを使わずにアポを獲得できます。
さらに、自社でテレアポするより、効率的にアポイントを獲得できるため、商談の機会を増やせる点もメリットです。
アポイント代行サービスは、主に成功報酬型と月額固定型の2種類があります。
余計な費用をかけたくない場合は、アポイント獲得ごとに費用が発生する成功報酬型がおすすめです。
営業支援ツール
営業支援ツールを活用すれば、アポイント獲得率だけでなく営業効率を大幅に改善できます。
テレアポにおける顧客とのやり取りや対応時間の記録、取得した顧客情報の管理によって、統計的に適切なアプローチ方法を導き出せます。
メールの定型文や配信スケジュールの設定機能が備わっているツールもあるため、自社の商材や顧客の特性に応じた営業支援ツールを導入しましょう。
テレアポリスト作成ツール
テレアポリスト作成ツールは、営業をかける顧客リストの作成からアプローチまで一元化できます。
コストを抑えて大量の顧客リストを作成したり、条件を絞り込んで精度の高い顧客リストを作成したりと、状況に応じて必要なリスクを取得できます。
テレアポリスト作成ツールを活用すれば、条件で絞り込んだ顧客へメールやフォームを一斉送信できるため、アポイント獲得にかかるリソースを削減可能です。
アポイントを取るときは顧客ファーストで
対応によって成否が左右されるアポイント。
電話でアポイントを取る際は、相手のニーズの把握やわかりやすい説明がポイントです。
また、メールでは少ないやりとりでアポイントを確定できるような工夫が必要です。
情報を上手に活用し、「もっと説明を聞きたい」と思ってもらえれば、スムーズにアポイントが取れることが期待できます。
テレアポの成功率を高めたいなら、テレアポ代行会社の利用もおすすめです。
業歴16年の代行実績がある株式会社soraプロジェクトでは、確度の高いアポイント獲得に向けた支援を行っています。
テレアポに関連するリスト作成やトークスクリプト作成なども行っているので、見込み客の発掘から獲得までワンストップで対応。
「テレアポがなかなか上手くいかない」とお悩みの際は、ぜひお気軽にご相談ください。
資料「テレアポ代行・インサイドセールス代行の料金表」を無料ダウンロード投稿者プロフィール
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1985年福岡生まれ
福岡発のインサイドセールス支援会社、soraプロジェクトの代表
スタートアップから外資大手まで700以上の営業支援プロジェクトの実績を持つ。
営業活動でお困りの会社様へターゲットリスト作成から見込み客育成、アポの獲得まで、新規開拓の実行支援が専門分野。
