営業におけるアポイントの取り方のコツとは?電話・メールの2種類で解説

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どんな仕事にも言える事ですが、ちょっとしたコツや意識の持ち方で仕事が見違えるように磨かれていったり、楽しくなったりしてくるものです。

電話を使ったアポイントの取り方には、相手の顔色が見えない分、想像力や臨機応変に対応できるスキルが求められますよね。

「上手く契約に結びつけている人はどう契約をあげているのか?」
「マニュアル通りにやっているつもりなのに、どうして差が出てくるのか?」

電話営業で気をつけたいこと、アポイントを取るためのコツをご紹介します。

アポイントとは

 

「アポを取る」という言葉は日常的に使用していますが、そもそも「アポ」とは、「アポイント」もしくは「アポイントメント」を省略したものです。

アポイントは「商談」「面会」などの意味があるため、「アポを取る」ということは「商談の約束をする」「会う約束をする」ということです。

そのアポ取りの手段としては電話を使う方法がよく使われており、これをテレアポと呼んでいます。

また、電話でなくてもメールでアポイントを取る方法もあります。

それでは、電話およびメールでアポイントを取るためのコツをご紹介していきます。

電話におけるアポイントの取り方のコツ

 

電話でアポイントを取るためのコツや注意点を、それぞれ以下のシーン別にご紹介していきます。

  • 電話アポイント前
  • 電話が繋がった後
  • 日程調整まで

電話アポイント前の注意点

電話アポイント前の注意点は以下の4つです。

  • 相手が迷惑に思わないタイミングで電話を掛ける
  • 第一印象を良くする話し方を心掛ける
  • サービスの需要を確認するためのポイントを決めておく
  • お客様との過去のコンタクトをリサーチしておく

相手が迷惑に思わないタイミングで電話を掛ける

テレアポではこちらが一方的に電話をかけることになるため、まず相手に迷惑をかけないように配慮することが重要です。

テレアポを行う際は、適した時間帯やタイミングを知っておきましょう。

例えば、始業直後はほかの業務や対応に追われていることが考えられますし、退社時刻の直前は1日の仕事を片付けて帰ろうとしている可能性があります。

このような時間帯に電話をすると余計な仕事が増えたと感じられてしまい、良い反応は得られないかもしれません。

同様に、昼休みや営業時間外に電話をするのもNGです。

このようなことを考えると、午前中であれば10時~11時、午後では16時~17時くらいがテレアポに適した時間帯だと言えそうです。

営業時間は企業によって異なるため、事前に調べておくことが望ましいでしょう。

また、時間帯以外に時期的なことも考慮する必要があります。

例えば、月末は作業が立て込むことが多く余裕がない状況が想像できますし、連休明けや月曜日などは仕事がたまっていたり気持ちがまだ仕事モードに切り替わっていなかったりもします。

職種によっても繁忙期は異なるため、時期にも注意して架電のタイミングを図りましょう。

テレアポは、先方の基本的な情報を知ることから始まっているのです。

第一印象を良くする話し方を心掛ける

電話を使ってのアポイントでは、第一印象は声のトーンと話し方で決まります。

相手からすると外見が分からないため、こちらの人柄や印象を判断する材料は声しかありません。

できる限り印象を良くするには、声のトーンを上げて明るい印象を与える、ハキハキと話して快活な印象を与えるなどの方法があります。

サービスの需要を確認するためのポイントを決めておく

電話で話せる時間は限られています。

相手の方にサービスの需要があるか、確認できる最低限のポイントを決めておきたいものです。

見当違いのアポイントを取り付けてしまうと 、営業に向かった人の徒労に終わってしまいます。

サービスの需要を「ほど良いタイミング」で必ず確認しておくのが肝心ですね。

約束の上手な取り方は、相手が共感を示している時にすっきりと質問できる事です。

回りくどく、遠まわしなものの言い方は聞きづらいですから、あらかじめ確認するための質問やポイントを書き出したりして、押さえておきましょう。

効果的な質問ができるか、できないかでお客様の期待も高まり、印象が随分変わってくるはずです。

お客様との過去のコンタクトをリサーチしておく

お客様との過去のコンタクト(接触履歴)をリサーチしておくこともポイントです。

相手が迷惑に思わない時期やタイミングを図るうえでも、相手が自社サービスに需要があるか「ほど良いタイミング」で確認するためにも役立ちます。

例えば、電話をかける相手企業(BtoB)がランチを提供する飲食業であれば、忙しい時間帯と想定できるので避けるべきかもしれません。

さらに、自社サービスが創業期に導入するシステムなのであれば、設立5年以上の企業には需要がないと想定できるため架電を避けるか、優先順位を後に回しても良いでしょう。

電話が繋がった後の注意点

電話が繋がった後の注意点は以下7つです。

少々多いですが、1つずつ解説していきます。

  • 第一印象を悪くしないために、まずお客様の警戒心を解く
  • なぜ電話をしたのか理由を伝える
  • 明るいトーンでハッキリ・ゆっくりトークを進める
  • 具体的な時間を提示してアポイントを取る
  • 押し付けるような話し方をしない
  • 話は長くならないようにする
  • 詳細を伝えすぎない

第一印象を悪くしないために、まずお客様の警戒心を解く

会ったこともない相手からの電話は、ただでさえ警戒心を抱いてしまいがちです。

営業電話であればなおさらです。

機械的な口調でただ営業をかけるだけだと迷惑がられる可能性が高く、すぐに切られてしまいます。

当たり前のようで上手なトークの切り出しができない人が多いものです。

明るく挨拶をして、企業名を名乗った後でどうしていますか?

電話に出てくれた事で切られないうちに要件を話さなければと、勢いで営業を始めようとすると簡単に切られてしまいます。

どんな内容の電話がかかってきたのか、お客様は警戒しながら考えて聞いています。

いきなり営業トークを始めてしまうと、第一印象が悪くなるので気をつけましょう。

なぜ電話をしたのか理由を伝える

お客様は、「誰からどんな電話がなぜ掛かってきたのか」警戒心を抱いています。

「誰から」の部分については挨拶でわかりますが、「どんな?なぜ?」の警戒心は解けていません。

そのため、なぜ電話をしたのか理由を伝えましょう。

理由を伝えれば「どんな電話か」「なぜ電話をしてきたのか」をお客様に伝えられ、警戒心を解くのに役立ちます。

もちろん電話の理由は「営業のため」なのですが、前述のように事前リサーチをもとにするなど、さまざまな角度から自社に合ったトークを考えると良いでしょう。

明るいトーンでハッキリ・ゆっくりトークを進める

挨拶や電話の理由を伝えるときを始め、クロージングに至るまですべての工程で、「明るいトーンでハッキリと、ゆっくり」話しましょう。

それからいきなりアポイントを取りにいくのではなく、自社商品・サービスの魅力や使い道を手短に説明し、相手にその需要が本当にあるのかを確認してください。

電話であっても「人を相手にしている」ことを意識することが重要です。企業名と自分の名前を名乗る際にも、流れるような単調な話し方よりもゆっくりとハッキリと話す方が落ち着いた印象になります。

具体的な時間を提示してアポイントを取る

「短い時間で良いから一度お会いしたい」という趣旨でアポイントを取りましょう。

ちなみに、短い時間と言わずに「10分」など具体的な時間を提示すると効果的です。

やはり「少しお時間いただけますでしょうか」と言うのは決まり文句であり、それだけではお客様の時間をいただくことは難しい場合もあります。

「10分」と具体的に提示すると、「10分ならいいかも」と思ってもらえる場合があるのです。

押し付けるような話し方をしない

「どんなに魅力のある商品なのか」切られないように焦って話を進めようとすると、お客様は押しつけられたくないという気持ちが強くなり、大抵は失敗に終わってしまいます。

上手なアポイントの取り方としては、自分勝手に話を進めたり、商品の説明をし過ぎたりしないことが大切です。

話は長くならないようにする

「具体的な時間を提示してアポイントを取る」でもお伝えしたように、お客様が望んでいない限り、お客様の時間を取りすぎてはいけません。

そのため、ある程度は話を短くまとめなければならないのです。

詳細を伝えすぎない

詳細を伝えすぎてしまうと、「わざわざ会ってまで話をする必要がない」とお客様は感じてしまいます。

このようなことから、電話で詳細を伝えすぎないのが重要です。

これは先ほどもお伝えした「話は長くならないようにする」とあわせて意識しましょう。

日程調整までの注意点

電話でアポを取る際、日程調整段階における注意点をご紹介します。

  • 日程調整や状況確認など、クロージングに徹する
  • 担当者の名前や部署名など、商談に必要な情報を確認する
  • お礼は必ず忘れない

日程調整や状況確認など、クロージングに徹する

アポイントの取り方で重要なのは、「営業マンが商談で必要な、お客様の情報と商談の日程の確認に徹する」ことです。

営業マンにきちんとバトンを渡すためには、お客様のご希望の日を最優先に日程を調整するなど、確実な日にちの取り決めと、再度クロージングにも確認することは必須事項ですね。

そして、電話の段階で商談に必要な情報をできるだけ集めておくと、営業マンが商談の時に必要な資料を揃えることができますし、話をスムーズに運ぶことができ、契約に繋がりやすくなります。

担当者の名前や部署名など、商談に必要な情報を確認する

キーマンとなるご担当の方のお名前をフルネームでお聞きし、部署や役職名を控えておくことや、お客様の今の状況、他社サービスの利用の有無など、商談の際に何の情報が最低限必要なのかを考慮しながら状況を確認していきましょう。

このとき、困っている事はないか、どんな事を希望されているのか、お客様の要望も積極的に聞けるといいですね。

<商談に必要な情報>

  • 担当者の名前(フルネーム)
  • 部署と役職名
  • お客様の状況や要望(困っていることや望んでいること)
  • 他社サービスの利用有無
  • その他

お礼は必ず忘れない

お客様は時間をつくって電話に出ていますので、お礼を必ず忘れないようにしましょう。

いくら上手な営業トークができてお客様からアポを取れたとしても、そこで安心してお礼を言わなければ印象は悪くなってしまいます。

もちろん、アポを取れなくてもお礼は言うべきです。

メールにおけるアポイントの取り方のコツ

 

ここまでは電話におけるアポイントの取り方のコツ・注意点をご紹介してきました。

しかし、担当者が忙しくて電話に出ないことが多い場合など、電話ではなくメールでアポイントを取っていくこともあります。

そこでここからは、メールでのアポイントの取り方のコツをご紹介します。

件名をわかりやすくする

メールでお客様と接触する場合、お客様が最初に目にするのが件名です。

電話における「声のトーンや話し方」と同様、第一印象を決める要素にもなります。

お客様が忙しい方の場合、受信トレイでメールの件名を確認し、重要なものから目を通すことでしょう。

そのため、件名がわかりにくいと後回しにされたうえで「そもそも読まれない」こともあるのです。

メールを送った理由を記載して不信感を払拭する

電話でアポイントを取る際に、「電話をかけた理由を伝えるべき」ということをご紹介しました。

メールも同じで、常に連絡を取り合っていない人から来たメールは、なぜメールが送られてきたのか不信感を持たれるのです。

そのため、メールを送った理由を簡単に記載するのが重要となります。

アポイントまでの導線をわかりやすくする

お客様にとって、アポイント(商談の約束)を取りやすいようにしましょう。

例えば、お客様が自らスケジュールを考えて返信しなければならないのは面倒に思われてしまいます。

電話でアポイントを取るときにも同じです。

実際、日程調整は基本的にアポインター側から提案する形にしているところも多いでしょう。

メールも同様に、簡単な表を作って「◯」をつけてもらうだけにするなど工夫が必要です。

オンライン商談の体制を整えているのであれば、オンライン商談の予約サイトへのリンクを挿入しましょう。

まとめ:お客様ファーストをつらぬいて「もっと説明を聞きたい」という心理を掴むのがアポイントを取るためのコツ

いかがでしたか?

アポ取りで悩むと、どうしても「なぜ、上手くできないの」という事ばかりに捉われてしまいますよね。

電話でアポイントを取る際は、要点をまとめ、お客様に合わせた質問でニーズを引き出し、もっと説明を聞きたくなるような心理を掴むことでスムーズに運ぶようになります。

ポイントを絞った話し方ができていないことや、的を射た質問になっていないことが相手に切るタイミングを与えているのかもしれません。

意外にも、「そうなのですね。」という言葉も聞いてないように聞こえる言葉です。

「そうですか、では○○なのですね。」など、お客様のニーズを見つけて、お客様の気持ちに寄り添って信頼していただく事が大切です。

アポインターは商品の紹介をして、需要のあるお客様に商談をする機会を設けていただくのが仕事です。

契約率を上げるためには分かりやすく伝えると共に、お客様の声を聞ける事が重要なスキルになります。

以上のポイントを押さえて、一件、一件が自分の勉強だと向上心を持ち続ける事が大切ですね。

 

投稿者プロフィール

樋口 裕貴
樋口 裕貴
1985年福岡生まれ
福岡発のインサイドセールス支援会社、soraプロジェクトの代表
スタートアップから外資大手まで700以上の営業支援プロジェクトの実績を持つ。
営業活動でお困りの会社様へターゲットリスト作成から見込み客育成、アポの獲得まで、新規開拓の実行支援が専門分野。