契約率を上げたい人は必見!電話アポイントの取り方のポイント

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電話営業の契約率

どんな仕事にも言える事ですが、ちょっとしたコツや意識の持ち方で仕事が見違えるように磨かれていったり、楽しくなったりしてくるものです。電話を使ったアポイントの取り方には相手の顔色が見えない分、想像力や臨機応変に対応できるスキルが求められますよね。

上手く契約に結びつけている人はどう契約をあげているのか?

マニュアル通りにやっているつもりなのに、どうして差が出てくるのか?

電話営業で気をつけたい事、アポイントを取るためのコツをご紹介します。

電話アポイント前の注意点

電話を掛けるタイミング

テレアポではこちらが一方的に電話をかけることになるため、まず相手に迷惑をかけないように配慮することが重要です。

テレアポを行う際は、適した時間帯やタイミングを知っておきましょう。

例えば、始業直後は他の業務や対応に追われていることが考えられますし、退社時刻の直前は1日の仕事を片付けて帰ろうとしている可能性があります。このような時間帯に電話をすると余計な仕事が増えたと感じられてしまい、良い反応は得られないかもしれません。同様に昼休みや営業時間外に電話をするのもNGです。

このようなことを考えると、午前中であれば10時~11時、午後では16時~17時くらいがテレアポに適した時間帯だと言えそうです。

営業時間は企業によって異なるため、事前に調べておくことが望ましいでしょう。テレアポは、先方の基本的な情報を知ることから始まっています。

また、時間帯以外に時期的なことも考慮する必要があります。例えば、月末は作業が立て込むことが多く余裕がない状況が想像できますし、連休明けや月曜日などは仕事がたまっていたり気持ちがまだ仕事モードに切り替わっていなかったりもします。

職種によっても繁忙期は異なるため、時期にも注意して架電のタイミングを図りましょう。

第一印象を良くする話し方を心掛ける

電話を使ってのアポイントでは、第一印象は声のトーンと話し方で決まります。相手からすると外見が分からないため、こちらの人柄や印象を判断する材料は声しかありません。

できる限り印象を良くするには、声のトーンを上げて明るい印象を与える、ハキハキと話して快活な印象を与えるなどの方法があります。

サービスの需要を確認するためのポイントを決めておく

電話で話せる時間は限られています。相手の方にサービスの需要があるか、確認できる最低限のポイントを決めておきたいものです。

見当違いのアポイントを取り付けてしまうと 営業に向かった人の徒労に終わってしまいます。

サービスの需要を、ほど良いタイミングで必ず確認しておくのが肝心ですね。約束の上手な取り方は 相手が共感を示している時にすっきりと質問できる事です。

回りくどく、遠まわしなものの言い方は聞きづらいですから、あらかじめ確認するための質問やポイントを書き出したりして、押さえておきましょう。効果的な質問ができるか、できないかでお客様の期待も高まり、印象が随分変わってくるはずです。

電話が繋がった後の注意点

第一印象を悪くしないためには

当たり前のようで上手なトークの切り出しができない人が多いものです。明るく挨拶をして、企業名を名乗った後でどうしていますか?

電話に出てくれた事で切られないうちに要件を話さなければと、勢いで営業を始めようとすると簡単に切られてしまいます。どんな内容の電話がかかってきたのか、お客様は警戒しながら考えて聞いています。

いきなり営業トークを始めてしまうと、第一印象が悪くなるので気をつけましょう。

押し付けるような話し方をしない

どんなに魅力のある商品なのか、切られないように焦って話を進めようとするとお客様は押しつけられたくないという気持ちが強くなり、大抵は失敗に終わってしまいます。上手なアポイントの取り方としては自分勝手に話を進めたり、商品の説明をし過ぎたりしない事が大切です。

電話アポイントのトークの進め方のポイント

会ったこともない相手からの電話はただでさえ警戒心を抱いてしまいがちなので、営業電話であればなおさらです。機械的な口調でただ営業をかけるだけだと迷惑がられる可能性が高く、すぐに切られてしまいます。

まず、企業名・自分の名前を名乗るときには明るいトーンでハッキリと、ゆっくりと伝えましょう。それからいきなりアポイントを取りにいくのではなく、自社商品・サービスの魅力や使い道を手短に説明し、相手にその需要が本当にあるのかを確認してください。

それから、短い時間で良いから一度お会いしたいという趣旨でアポイントを取ります。ちなみに、短い時間と言わずに「10分」という具体的な時間を提示しても良いでしょう。

電話であっても「人を相手にしている」ことを意識することが重要です。企業名と自分の名前を名乗る際にも、流れるような単調な話し方よりもゆっくりとハッキリと話す方が落ち着いた印象になります。

日程調整までの注意点

日程調整、状況確認に徹する

アポイントの取り方で重要なのは、営業マンが商談で必要なお客様の情報と商談の日程の確認に徹する事です。

営業マンにきちんとバトンを渡すためにはお客様のご希望の日を最優先に日程の調整など、確実な日にちの取り決めと再度、クロージングにも確認する事は必須事項ですね。

そして電話の段階で 商談に必要な情報をできるだけ集めておくと営業マンが商談の時に必要な資料を揃える事ができますし、話をスムーズに運ぶ事ができ、契約に繋がりやすくなります。

必要な情報を確認する

キーマンとなるご担当の方のお名前をフルネームでお聞きし、部署や役職名を控えておく事やお客様の今の状況、他社サービスの利用の有無、など商談の際に何の情報が 最低限、必要なのか考慮しながら状況を確認していきましょう。この時、困っている事はないか、どんな事を希望されているのか、お客様の要望も積極的に聞けるといいですね。

まとめ

いかがでしたか?悩むとどうしても、『なぜ、上手くできないの 』という事ばかりに捉われてしまいますよね。電話でのアポイントの取り方は要点をまとめ、お客様に合わせた質問でニーズを引き出し、もっと説明を聞きたいという心理を掴むとスムーズに運ぶようになります。ポイントを絞った話し方ができていない事や的を射た質問になっていない事が相手に切るタイミングを与えているのかもしれません。

意外にも「そうなのですね。」という言葉も聞いてないように聞こえる言葉です。「そうですか、では○○なのですね。」など、お客様のニーズを見つけて、お客様の気持ちに寄り添って信頼していただく事が大切です。アポインターは商品の紹介をして、需要のあるお客様に商談をする機会を設けていただくのが仕事です。

契約率を上げるためには分かりやすく伝えると共に、お客様の声を聞ける事が重要なスキルになります。

以上のポイントを抑えて一件、一件が自分の勉強だと 向上心を持ち続ける事が大切ですね。

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