中小企業必見！SMBの定義とは？IT化の課題・成功させるコツ

国内には多くの中小企業があり、幅広い事業を展開しています。
現在ではIT化の成長が急激に進んでおり、さまざまな業界でシステムやツールなどが導入されています。

IT化を進めれば作業効率や生産性は大きく向上するため、企業として成長することが可能です。
しかし、中小企業の経営者は「自社のIT化を進められるのかわからない」という悩みも出てきます。

当記事では、SMBの定義からIT化の課題や成功させるコツについて詳しく解説します。
導入すべきITシステムや注意点についても紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。

なお、株式会社soraプロジェクトではSMBの事業成長に貢献する営業代行の基礎をまとめた資料「マーケ・営業・IS担当者必見！はじめての営業代行」を無料で配布しています。

SMBとは

SMB（Small to Medium Business）とは、中堅・中小企業のことです。
中小企業の定義は業種によって異なり、国内では以下のように定義されています。

• 製造業・建設業・運輸業その他：資本金3億円以下または従業員数300人以下の会社
• 卸売業：資本金1億円以下または従業員数100人以下の会社
• 小売業：資本金5000万円以下または従業員数50人以下の会社
• サービス業：資本金5000万円以下または従業員数100人以下の会社

上記はあくまでも原則となっており、国内の法律や制度によって中小企業の範囲は変わります。
資本金や従業員が一定以上である場合、大手企業として定義されることもあります。

SMBにおけるIT化の課題

SMBがIT化を進めるには、以下のような課題があります。

• コストの負担が大きい
• IT化の効果が見えづらい
• ITの知見を身につける必要がある

それでは詳しく説明します。

コストの負担が大きい

IT化に必要なシステムやツール、デジタル機器を導入するには十分なコスト確保が必要です。
SMBは大手企業に比べて資金力が劣るため、IT化を進めるまでに時間がかかってしまいます。

企業によってはリモートワークを取り入れていますが、大規模なIT化を進められないケースは少なくありません。
そのためSMBの多くは、利益率が上昇傾向にあるタイミングで徐々にIT化を進めています。

どのようなITシステムやツールを導入すれば良いのかわからないときは、ITコンサルティング企業に相談することをおすすめします。

IT化の効果が見えづらい

SMBにおいて、IT化は業務効率化や生産性の向上など多くのメリットがあります。
ただし、IT化の効果は実施してすぐに得られるわけではないので、企業によっては進める必要性を感じられないこともあります。

企業のIT化を進めるには長期的な戦略立案が必要になるため、社内全体で協力しながら効果的な施策を考えることが大切です。
IT化に即効性を求めるのではなく、長期的な視点で徐々に効果を理解することが成功の鍵です。

ITの知見を身につける必要がある

SMBがIT化を進めるには、専門的な知見を身につける必要があります。
自社にIT関連の人材がいれば進行をサポートしてもらえますが、業種によっては対応が難しいです。

特に経営者にITの知見がない場合、スムーズにIT化を進めることは難しいです。
ITコンサルティング会社に依頼すれば、自社にITの知見がなかったとしても一からサポートしてもらえます。

IT化のメリットやデメリットを理解するためにも、ITの知見を身につけるようにしておきましょう。

SMBがIT化によって得られる3つのメリット

SMBがIT化を進めることで、以下のような3つのメリットを得られます。

1. 作業効率・生産性のアップ
2. スピーディな情報共有
3. データの一括管理

それでは順番に解説します。

1.作業効率・生産性のアップ

ITシステムやツール、デジタル機器などを取り入れることで、企業の作業効率や生産性はアップします。
これまでの業務を自動化できるようになるため、工数削減にもつながります。

例えば、建築業の場合、スマートフォンやタブレットから施工管理のスケジュールを共有することで計画通りに進行可能です。
一般企業であれば事務手続きを省略できるので、生産性を向上できます。

IT化の実施には費用が必要になるものの、長期的に見れば大幅なコスト削減につながります。
作業効率や生産性をアップできる点は、SMBがIT化を進める大きなメリットです。

2.スピーディな情報共有

企業の資料をデータ化することで、社内でスピーディな情報共有ができます。
紙媒体の資料を共有する場合、従業員やクライアント企業が内容を理解するまで時間がかかってしまいます。

特にセールスの担当者は外出していることが多く、紙媒体の資料は効率性が悪いです。
資料をデータ化すれば社内外を問わず、どこからでも情報共有できます。

企業によっては急遽トラブルが発生することも珍しくはないため、スピーディな情報共有ができる点はメリットの1つといえます。

3.データの一括管理

IT化を進めれば、社内データを一括管理できます。
アナログな現場では必要なデータをほかの部署に聞く必要があるため、従業員にとっては手間がかかります。

顧客情報や自社商品・サービスの情報をデータ化することで、従業員が必要なデータをいつでもチェックすることが可能です。
結果として業務効率を向上でき、迅速な対応をおこなえます。

そのためデータの一括管理ができる点は、SMBがIT化によって得られるメリットといえます。

SMBがIT化を成功させる方法

SMBがIT化を成功させるには、以下のような方法を理解しておきましょう。

• 目標の設定
• 業務内容の整理
• IT教育環境の用意
• クラウド・Saas・ASPの利用

入念な計画を立てることで、難しいIT化もスムーズにこなせます。
ぜひ参考にご覧ください。

目標の設定

はじめに、IT化を実施するための目標を設定しましょう。
目標を設定することで方向性のブレをなくし、達成に向けて計画を進められます。

例えば、自社の業務効率化を目標とする場合、IT化によって得られた利益率を算出します。
利益率を月単位で計算し、目標の数値を達成していれば成功という流れです。

ただし、達成しやすい目標を設定すると、十分な効果を実感できずに終わってしまいます。
そのため目標を設定するときは、ハードルを高めにしてIT化を進めるようにしておきましょう。

業務内容の整理

SMBがIT化を進める場合、業務内容を整理することが大切です。
既存業務においてITをどのように取り入れるのか整理することで、課題解決に向けた取り組みをおこなます。

企業によっては業務のシステム化を外部に丸投げすることもありますが、社内で内製化できなければ継続的な成果を得ることはできません。
外部のIT企業と連携しながらIT化を進めるときは、既存業務を可視化しながら問題点を伝えていきます。

担当者に自社の課題や要望を正確に伝えることができれば、IT化を成功できます。

IT教育環境の用意

SMBがIT化を進めるには、IT教育環境を用意する必要があります。
ITシステムやツールを活用するには人材が必要になるため、ITリテラシーを高めていくことが重要です。

例えば、社内研修や講習会の参加などを実施することで、従業員にITの理解を深めてもらえます。
はじめはITに関わりが深い従業員を中心に教育していきますが、最終的には全従業員の理解を深める取り組みが必要です。

もしITリテラシーが全体的に低い場合、外注やアウトソーシングの利用をおすすめします。
新規で正社員を雇用するよりもコストを抑えることができ、必要なタイミングでIT人材を確保できます。

自社に最適なIT教育環境の構築を求めるなら、ITコンサルティングに相談しながらアドバイスをもらってください。

クラウド・Saas・ASPの利用

クラウドやSaas、ASPといったビジネスを利用することで、IT化を成功に導けます。
サーバーやネットワークの運用には人材が必要になるため、高額な費用が発生します。

クラウド・Saas・ASPであれば状況によって使用を中止できるので、コストを大幅に軽減可能です。
サービスによって無料体験期間が用意されており、費用をかけずに利用しながら本格的な導入を判断できます。

そのためSMBがIT化をはじめるときは、クラウド・Saas・ASPの利用を検討しましょう。

SMBのITシステム

SMBがIT化を進めるには、どのようなシステムがあるのか理解しておくことも大切です。
自社に最適なシステムを導入することで、求める成果を得られます。

こちらでは、代表的なITシステムについて詳細や特徴を解説します。

バックオフィス

バックオフィスとは、営業やマーケティングなどのフロントオフィス業務を後方支援することです。
フロントオフィスは直接利益を生み出す業務となっていますが、バックオフィスは利益を生みません。

あくまでも後方支援が目的となっているため、サポートをするためのシステムが該当しています。
代表的なシステムとして、勤怠管理システムや顧客管理システム、会計システム、電子契約システムなどがあります。

企業の運営を支えるためにも、バックオフィスのシステムは重要な役割があるのです。

コミュニケーション

コミュニケーションは、社内外のやり取りをおこなうためのシステムです。
ビジネスにおいてコミュニケーションは必要不可欠なので、ITツールを導入すればパソコンやスマートフォンなどのデバイスを通じてやり取りができます。

会社だけでなく自宅からもコミュニケーションを取れるため、リモートワークにも役立ちます。
コミュニケーションツールによっては、事業やプロジェクトによって専用グループを作成可能です。

代表的なコミュニケーションツールとして、チャットツールや社内SNS、プロジェクト管理ツール、Web会議ツールなどがあります。
適度なやり取りをしながらプロジェクトを進めるためにも、コミュニケーションが取れるシステムは必要です。

セールス

セールスは、営業活動の売り上げ向上につながるシステムです。
顧客に最適なアプローチをおこなうために、顧客情報から属性別に対応します。

また、顧客の状態（新規顧客や優良顧客）を分類することもできるため、それぞれ最適なアプローチを選択可能です。
代表的なシステムとして、営業支援システムや名刺管理ツール、販売管理システムなどがあります。

営業活動は企業の利益に直結するため、セールスのシステムは欠かせません。

サプライチェーン

サプライチェーンとは、製品の原材料・部品の調達から販売まで一連の流れを指します。
卸売業者や販売店は在庫状況に合わせてメーカーに発注しなければいけないため、IT化をおこなうことで業務効率化を図れます。

IT化によって在庫管理ができれば、数量を適正化して無駄なコスト削減が可能です。
代表的なITツール・システムとして、品質管理システムや在庫管理システム、調達管理システム、需要予測システム、出荷状況管理システム、物流管理システムなどがあります。

調達から販売までのフローを最適化するためにも、サプライチェーンを支援するシステムは重要な役割があるのです。

SMBのIT化に活用できる補助金3選

SMBがIT化を進めるには、高額なコストが必要です。
企業によっては十分な予算確保ができず、IT化が失敗することもあります。

そんなときは、国や自治体が展開している補助金の活用がおすすめです。
こちらでは、IT関連の補助金について詳しく紹介します。

1.IT導入補助金

IT導入補助金は、中小企業・小規模事業者を対象とした業務効率化やDXなどに向けたITツール導入を支援する補助金です。
ITツール導入を支援事業者に相談し、交付申請から事業実績報告、事業実施効果報告などの手続きをおこなうことで申請可能です。

IT導入補助金を申請するには、公式サイトから公募要領をチェックして必要な手順を進めていきます。
また、通常枠やインボイス枠、セキュリティ対策推進枠などがあり、それぞれ補助率や補助額が変わります。

2.小規模事業者持続化補助金

小規模事業者持続化補助金は、持続的な経営計画に基づく小規模事業者の取り組みを支援する補助金です。
従業員5名以下（業種によっては20名以下）の小規模事業者が利用でき、販路開拓や業務効率化に必要な経費の一部を補助できます。

申請するには公式サイトから公募要領をチェックし、経営計画書や補助事業計画書を作成します。
そして管轄の商工会議所へ事業支援計画書の交付を依頼し、事務局へ申請書類を送付すると審査される流れです。

小規模事業者持続化補助金の補助率は2/3、補助上限額は50万円となっています。

3.ものづくり・商業・サービス生産性向上促進補助金

ものづくり・商業・サービス生産性向上促進補助金は、生産性を向上させるための革新的なサービスの開発や生産プロセスの改善に利用できる補助金です。
ほかの補助金に比べて受け取れる補助額が大きいため、IT化を進める資金が不足している企業に最適です。

電子申請による申請方法を採用しているので、インターネットから公式サイトを開き電子システムのページを開けば申請できます。
こちらもほかの補助金と同じく、事前に公募要領のチェックが必要です。

ものづくり・商業・サービス生産性向上促進補助金の補助率は1/2（条件を満たしていれば2/3）、補助金額は100万円〜1,000万円となっています。

システム開発を外部に依頼するときの注意点

システム開発を外部に依頼するときは、以下のような点に注意してください。

• 料金
• サポート体制
• 開発者のスキル
• 実績・得意分野
• 複数のシステム開発会社

上記のようなポイントを理解しておくことで、IT化のトラブルを防止できます。
IT化を失敗させないためにも、ぜひチェックしてください。

料金

外部のシステム開発会社にIT化を依頼するときは、どれくらいの料金が必要になるのかチェックが必要です。
契約後に想定以上の料金がかかってしまうと、予算オーバーになる可能性が高いです。

企業によって提供しているサービス内容や規模は異なるため、複数者の見積もりを出しながら厳選することが大切です。
システム開発会社の多くは公式サイトに具体的な料金を記載しておらず、資料請求や問い合わせから相談できます。

はじめから1社に絞らず、見積もりを出して予算内で求めるサービスを提供してもらえる企業を見つけるようにしましょう。

サポート体制

SMBに導入するシステムは長期的に利用するため、システム開発会社のサポートが必要です。
システムの使い方やトラブル発生時の対応などをサポートしてもらうことで、安全にIT化を進められます。

また、チャットやメール、電話などからシステムについて相談できれば、アドバイスを必要なタイミングでもらうことが可能です。
夜間までシステムを稼働させる場合、24時間対応のシステム開発会社を選ぶことをおすすめします。

システム開発会社の公式サイトにはサポート内容について記載されているので、契約前にチェックしておくようにしましょう。

開発者のスキル

外部のシステム開発会社に依頼する場合、開発者のスキルに注目することも重要です。
システム開発にはエンジニアやプログラマーなどの開発者が担当しますが、企業によってスキルは大きく変わります。

自社の課題解決へとつながるシステム開発に関係する資格を保有している人材がいれば、要望通りのシステムを納品してもらえます。
開発者のスキルを見極めるには、企業とのヒアリングを通じてプロジェクトマネージャーやエンジニアに参加してもらうことが大切です。

実際にコミュニケーションを取りながら、自社の課題を解決できるかどうか判断することをおすすめします。

実績・得意分野

システム開発会社を選ぶときは、実績や得意分野をチェックすることも大切です。
実績が多い企業は幅広い業種のシステム開発を担当しているため、安心して任せられます。

また、自社の業種に関するシステム開発を得意としていれば、求めるシステムをスムーズに導入できます。
特に大手システム開発会社は多くの実績があり、得意分野も幅広いです。

システム開発会社の公式サイトにはこれまでの実績や得意分野が記載されていることも多いので、契約前に一度チェックしておくようにしましょう。

SMBのIT化におすすめのツール

SMBのIT化を進めるときは、以下のようなツール導入がおすすめです。

• プロジェクト管理ツール
• コミュニケーションツール
• 会議ツール

ツールによってさまざまな使い道があり、作業効率や生産性を向上できます。
各ツールの詳細や特徴について説明するので、ぜひ導入を検討してください。

プロジェクト管理ツール

プロジェクト管理ツールは、進捗管理や案件管理、スケジュール管理などができるツールです。
プロジェクトを進めるために必要な機能が豊富に搭載されているため、ビジネスシーンで役立ちます。

例えば、進捗管理機能を利用すれば、プロジェクトの作業内容や関わるメンバーを可視化してタイムマネジメントができます。
ほかにもタスク管理機能を利用することで、誰がいつ何をおこなっているのかをリアルタイムで把握することが可能です。

プロジェクト全体の情報共有ができるようになるので、計画通りに進められます。
複数の事業やプロジェクトを一元管理したいなら、プロジェクト管理ツールの導入がおすすめです。

コミュニケーションツール

コミュニケーションツールは、社内メンバーやクライアントとのやり取りをおこなうためのツールです。
場所や時間を問わず情報共有ができるため、必要なタイミングで情報を把握できます。

スマートフォンに対応しているツールも多いので、社内外でも情報共有が可能です。
テキストをはじめ画像や動画などのファイル共有もでき、資料提供がスムーズになっていきます。

グループチャットを作成することもできるため、事業やプロジェクトによって分類できる点も特徴です。
社内メンバーやクライアントとのやり取りをスムーズにおこないたいなら、コミュニケーションツールの導入がおすすめです。

会議ツール

会議ツールは、スマートフォンやパソコンから複数人の映像・音声によってやり取りできるツールです。
インターネット環境とデバイスがあればどこでも利用できるため、リアルタイムのやり取りに適しています。

リモートワークが増えている現代では、社内メンバーやクライアントと離れた場所からやり取りすることも増えています。
会議ツールを利用すれば、会社だけでなく自宅からでも相手の顔を見ながらコミュニケーションを取ることが可能です。

画面共有やテキストチャット、ファイルの送受信といった機能もあるので、利便性に優れています。
社内会議やクライアントとの打ち合わせが多いなら、会議ツールの導入がおすすめです。

SMBのIT化によって事業成長を目指しましょう

今回は、SMBの定義からIT化の課題や成功させるコツ、導入すべきITシステム、注意点について詳しく解説しました。
SMBの作業効率や生産性を向上させるには、IT化を進めることが推奨されています。

IT化を実施することでスピーディな情報共有やデータの一括管理ができるようになり、事業やプロジェクトを効率良く進められます。
ただし、企業のIT化には高額な費用が必要になるため、予算確保ができないときはIT系の補助金を活用することがおすすめです 。

ぜひ当記事で紹介したノウハウをもとに、IT化を進めるための計画をはじめてください。
株式会社soraプロジェクトでは、企業の営業代行サポートを実施しています。

テレアポやメルマガなどの営業活動を実施できるので、顧客獲得に力を入れたいときはぜひご相談ください。

投稿者プロフィール

樋口 裕貴

1985年福岡生まれ
福岡発のインサイドセールス支援会社、soraプロジェクトの代表
スタートアップから外資大手まで700以上の営業支援プロジェクトの実績を持つ。
営業活動でお困りの会社様へターゲットリスト作成から見込み客育成、アポの獲得まで、新規開拓の実行支援が専門分野。

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