【例文有】商談メールの重要性とは｜アポの依頼･お礼･返信の書き方やコツを解説

1 商談メールとは
2 シチュエーション別の商談メール・返信例文
3 商談メールの成功率を上げる5つの方法
4 まとめ：メールを活用して商談獲得率を上げよう

この記事を読むのに要する時間：約 2 分

インターネットの普及や社会情勢の変化により、商談を獲得するための手段として多くの企業が取り入れている「商談メール」。
訪問営業や電話営業よりも手軽にできる一方、感情や温度感が伝わりにくいことから、相手の興味を引いて商談につなげるのは容易ではありません。

営業にメールを取り入れている方の中には、「成果がなかなか出ない」「時間やコストの無駄遣いをしている気がする」という方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、商談メールのマナーや書き方を徹底的に解説します。
商談獲得率を上げる書き方のコツも紹介するので、効果的に商談メールを活用したいと考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。

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商談メールとは

商談メールの主な目的は、自社の商品やサービスに興味を持ってもらい、商談へとつなげることです。

ビジネスにおいては、1日に膨大な数のメールを受信することも少なくないため、目に留まる工夫をしないと、メールを読んですらもらえないこともあります。
「実際に詳しい話を聞いてみたい」と感じてもらうために、読みやすい文章や適切な文字数・文章量を考慮し、相手の興味・関心を引くことが重要です。

ここからは、商談メールについてさらに詳しく紹介していきます。
まずは商談メールについて正しく把握し、適切に活用していきましょう。

インサイドセールス手法のひとつ

商談メールの配信は、非対面で営業を行うインサイドセールス手法の一種です。

インサイドセールスとは見込み客に対してメールや電話など、非対面で行う営業手段のことで、課題を顕在化させることで商談へとつなげるのが主な役割。
スピーディーなアプローチや丁寧なコミュニケーションで見込み顧客を育成し、商談獲得率および商談成功率を上げることも大切なポイントです。

そのため、後に続く商談や受注・フォローがスムーズに進められるように、顧客の課題を正しく把握し、商談メールを通じて興味・関心をしっかりと引くことが求められます。
「ただメールで商品やサービス紹介をすれば良い」というわけではないので、商談メールを送る際は十分注意しましょう。

シチュエーションごとに適切な書き方が異なる

商談メールは基本的な構成やマナーはあるものの、シチュエーションごとに書き方が異なるので注意が必要です。
また、新規顧客なのか既存顧客なのかによっても適切な書き方は変わるので、正しい書き方やポイントを把握する必要があります。

基本的な構成は以下の通りです。

件名
宛名
挨拶やアイスブレイク
自己紹介（新規顧客の場合）
メールを送った目的
相手にとってのベネフィット
商談の提案（内容や候補日）
結びの挨拶
問い合わせ先
署名

上記の構成をベースとして、シチュエーションやターゲットに合わせてアレンジしていくイメージです。

メールが長すぎると途中で読む気が失せる可能性もあるので、相手が必要と感じるポイントに絞って簡潔に書くことが重要。
また、宛名間違いや誤字脱字などがあると印象が悪くなってしまうので、送信前には必ず入念なチェックをするようにしましょう。

活用メリットが多い

活用メリットが多いのも商談メールの特徴。
従来の訪問営業をメインで行っている企業は「メールで営業なんて成り立つわけがない」と思うかもしれませんが、活用することでさまざまなメリットを得られます。

商談メールの主なメリットは以下の通りです。

見込み客との関係性を構築できる
営業活動の生産性を向上させられる
アップセル・クロスセルを増やせる

メールでのアプローチであれば、効率良く見込み客との信頼関係を築けます。
たとえば、訪問やテレアポだと1件ずつ対応するのに時間が掛かりますが、メールだと慣れてくれば1件あたりの時間を短縮可能。
一度に多くの見込み客にアプローチできるので、非常に効率的です。

また、時間や場所に限らず送受信ができるため、スピーディーな対応ができるのも特徴。
担当者不在だとスムーズに対応できない訪問やテレアポとは異なり、迅速に対応でき、相手へかけるストレスも少なく済むでしょう。

顧客単価を上げるためのアップセルとクロスセルを増やせるのもメリットのひとつです。
アップセルとは、既存客に対して過去に購入した商品やサービスよりも費用の高い上位版の購入を促すセールス手法を指します。
クロスセルとは、ある商品やサービスの購入を検討している顧客に対して、別の商品やサービスの追加購入を促すセールス手法です。

メールを通じて丁寧にアプローチすることで、当初の予定よりも顧客単価を上げられる可能性が高まるでしょう。

シチュエーション別の商談メール・返信例文

営業ではさまざまなシチュエーションが想定されるため、ここからはよくあるシチュエーション別にメール例文をご紹介します。
自社の状況や顧客との関係性、商品・サービスに合わせて、カスタマイズしながら活用してみてください。

【見込み客】問い合わせがきた場合

件名：お問い合わせいただいた「●●●」の件

本文：

○○○株式会社
■■部　△△ △△△様

お世話になっております。
×××株式会社の□□と申します。

この度は弊社サービス「●●●」についてお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。
ご質問いただいた件につきまして、以下の通り回答いたします。

＞「■■」の費用はどのくらいですか

費用は○○○円からのさまざまなプランをご用意しており、各社様の状況やご要望に合わせて個別にプランをご提案しております。
つきましては、お問い合わせいただいた弊社サービス「■■」について詳しくご説明させていただいたうえで、貴社に合うプランをご提案させていただくことは可能でしょうか。
ご要望に合わせていくつかのプランをご提案することも可能なので、ぜひ貴社の状況やご要望をお聞かせいただけますと幸いです。

もしよろしければ、下記日程のいずれかで、貴社へご訪問もしくはZoomなどのオンラインツールを使用して、1時間ほどお時間を頂戴できればと存じます。

【候補日時】
・〇月〇日（曜日）00：00～00：00
・〇月〇日（曜日）00：00～00：00
・〇月〇日（曜日）00：00～00：00

事前に不明点や疑問点等ございましたら、当日あわせて回答させていただきます。
お忙しいところ大変恐れ入りますが、ご検討いただけますと幸いです。

――――――――――――――――――――――
×××株式会社
○○部　□□　□□

〒000-0000　○○県〇〇市〇〇○○
TEL：000-000-0000　/　FAX：000-000-0000
Email：△△△△△△△＠△△△.△△
URL：https://♢♢♢♢♢♢♢.♢♢
――――――――――――――――――――――

【新規顧客】商談アポを依頼したい場合

件名：新サービス「●●●」のご提案

本文：

○○○株式会社
■■部　△△ △△△様

突然のご連絡失礼いたします。
×××株式会社で○○を担当しております、□□と申します。

この度、弊社では△△△や×××といった課題を解決するための「●●●」というサービスをリリースいたしました。
「●●●」は◎◎◎という点が特徴で、今までにない□□□といったサービスもあわせて提供しております。
貴社のホームページを拝見し、貴社が展開されている△△△において、お役に立てるのではないかと考えてご連絡させていただきました。

もしご興味がありましたら、ぜひ直接お伺いもしくはZoom等のオンラインサービスを使用して、新サービス「●●●」について1時間ほどご説明させていただけますと幸いです。
下記日時でのご都合はいかがでしょうか？

【候補日時】
・〇月〇日（曜日）00：00～00：00
・〇月〇日（曜日）00：00～00：00
・〇月〇日（曜日）00：00～00：00

ご多忙のところ大変恐れ入りますが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

――――――――――――――――――――――
×××株式会社
○○部　□□　□□
〒000-0000　○○県〇〇市〇〇○○
TEL：000-000-0000　/　FAX：000-000-0000
Email：△△△△△△△＠△△△.△△
URL：https://♢♢♢♢♢♢♢.♢♢
――――――――――――――――――――――

【新規顧客】アポ獲得できた際の返信例

本文：

○○○株式会社
■■部　△△ △△△様

お世話になっております。
×××株式会社の□□でございます。

ご多忙の中、ご返信いただき誠にありがとうございました。
ご返信いただきました通り、下記日時に貴社へ直接お伺いいたします。

日時：〇月〇日（曜日）00：00～00：00
場所：貴社（〇〇市〇〇町○○○○○○）

当日の資料等は弊社にてご用意いたします。
不明点や疑問点等をあらかじめご連絡いただけましたら、当日合わせて説明・回答させていただきます。
もし日時の変更をご希望の場合は、本メールへの返信もしくはお電話にてご連絡いただけますと幸いです。

当日、△△様にお会いできることを楽しみにしております。
よろしくお願いいたします。

【新規顧客】アポを断られた際の返信例<

本文：

○○○株式会社
■■部　△△ △△△様

いつも大変お世話になっております。
×××株式会社の□□でございます。

この度はご多忙の中ご返信いただき、誠にありがとうございました。
今回はご都合がつかないとのこと、承知いたしました。
△△様の状況を考慮できず、無理を申し上げてしまい申し訳ございませんでした。

今回は残念ではございますが、また別の機会で貴社のお役に立てるよう努めて参ります。

改めまして、この度はお時間を割いてご検討いただき、誠にありがとうございました。
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。

【新規顧客】商談のお礼をする場合

件名：ご面談のお礼（×××株式会社）

本文：

○○○株式会社
■■部　△△ △△△様

いつも大変お世話になっております。
本日「●●●」サービスのご提案をさせていただきました、×××株式会社の□□です。

本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。
また、貴社の課題や事業についてお話いただき、重ねてお礼申し上げます。

本日ご提案したサービスや弊社について、ご不明点や疑問点等ございましたら、いつでもお気軽にお問い合わせいただけますと幸いです。

メールにて大変恐縮ですが、取り急ぎお礼まで申し上げます。
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。

【既存顧客】取引先への商品/サービス提案

件名：新商品「●●●」のご提案

本文：

○○○株式会社
■■部　△△ △△△様

いつも大変お世話になっております。
×××株式会社の□□です。

先日は弊社商品についてご説明のお時間をいただき、ありがとうございました。
訪問時にお話いただいた◎◎という課題について、弊社が新たにリリースした「●●●」という新商品がお役に立つのではないかと思い、ご連絡いたしました。

新商品「●●●」は従来製品と異なり、×××という特徴があり、△△や■■という点が強みです。
◎◎という課題解決のほか、貴社が展開されている♢♢♢事業でもお役立ていただけると考えております。

もしよろしければ、新商品「●●●」についてご提案の機会を頂戴できますと幸いです。
下記日時で、△△様のご都合はいかがでしょうか。

【候補日時】
・〇月〇日（曜日）00：00～00：00
・〇月〇日（曜日）00：00～00：00
・〇月〇日（曜日）00：00～00：00

時間は1時間程度を予定しております。
不明点や疑問点等ございましたら、お気軽にご相談くださいませ。

ご多忙のところ大変恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

商談メールの成功率を上げる5つの方法

商談メールでは、メール文章だけで好印象を与える必要があるため、細かい点まで配慮してメールを作成することが重要です。
一方的な説明になったり、誰宛ての何の提案なのか分かりにくくなったり、相手が興味を無くすような文面にならないよう注意しましょう。

ここからは、メールでの商談獲得率を上げるための方法を5つご紹介します。
ぜひ実践をして、商談メールの成功率を上げてみてください。

宛先・差出人は個人名にする

商談メールを送付するときは、会社や部署の代表メールアドレスではなく、個人メールアドレス宛に送るようにしましょう。
会社や部署宛てに送ると、毎日大量のメールを受信する中に埋もれてしまい、開封すらされない可能性もあります。

また、送信元となる差出人名にも気を付けることが重要です。
初期設定のままになっている場合、差出人名に名前などは表示されずにメールアドレスがそのまま表示されます。
メールアドレスのままだと誰から送られてきたのかが分かりにくく、迷惑メールだと思われたり知らない人だと思われたりして、削除される可能性が高まります。

メールの開封率を上げるために、宛先・差出人は個人名に設定しましょう。

件名と本文は簡潔にまとめる

相手は毎日忙しい中で膨大な数のメールをチェックしている、ということを忘れないようにするのも重要なポイント。
伝えたいことが明確に伝わるよう工夫しましょう。

たとえば、1つのメールであれもこれもと複数の内容を盛り込むのはNGです。
「結局何が言いたいの？」と、伝えたいことがぼやけてしまう可能性が高まります。
また、文字量が多くなることで読む気が失せてしまい、最後まで読んでもらえないことも。
相手の立場に立ち、簡潔にまとめるようにしてください。

原則として、1つのメールに対して内容は1つまでがおすすめです。
「新サービス■■■に関するご説明について」「本日の面談のお礼」など、1つに絞ってメールを送るようにしましょう。

商談のベネフィットを伝える

ハードルの高い新規顧客の場合は特に、相手にとってのベネフィットを明確に伝えることが非常に重要です。
相手が困っていることは何か、必要としている情報は何かをしっかりとリサーチして、「問題解決や課題達成につながりそう」と感じてもらえる内容を記載しましょう。

商談メールの最初のハードルはメール開封なので、相手の興味を引きそうなワードを件名に入れるのも効果的。
相手先の会社情報はもちろん、業界トピックス等もこまめにチェックして、ニーズに合わせた商談メールを送ってみてください。

目標設定と管理を忘れない

商談メールは送ることが目的ではありません。
相手の興味を引き、有益な商談へとつなげることが大切な役割です。
しかし、すぐに目的を達成できるほど容易なものではないので、定期的に配信内容やタイミング等を改善しながら進める必要があります。

そのためには、現状を正しく把握することが重要。
目標設定を行い、目標に対して現状どうなっているかを正しく把握することで、成功につながりやすくなります。

たとえば、「メール開封率●％」「メール返信率●％」「商談獲得率●％」のように、数値化した目標を設定しましょう。
効果測定がしやすくなり、スムーズに改善へとつなげられるのでおすすめです。

メール配信後に効果測定を行う

前述した通り目標設定を行ったら、メール配信後の効果測定も必ず実施しましょう。

何通メールを配信したかに対して、開封率・返信率・商談獲得率などをチェックします。
また、開封率・返信率・商談獲得率の高いメールの特徴を分析することも重要です。
たとえば同じような内容でも、「既存顧客の数値は高いが、新規顧客の数値は低い」となれば、新規顧客宛てのメール内容を改善する必要があります。

メール開封率の測定は、HTMLメール内に画像を埋め込んで、埋め込んだ画像のソースに測定用パラメーターを記載するのが一般的です。
Google アナリティクスを利用すると、画像がどのくらいのユーザーに読み込まれたかを測定できるので、開封率を確認できます。

また、メール配信システムなどを利用するのもひとつの方法。
有料のものが多くありますが、上記方法よりも簡単に開封率を測定でき、レポートの出力もすぐにできるので、効率的に管理できるのがメリットです。