【ツールで簡単】オンライン商談で名刺交換をする方法3選

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社会情勢の変化で導入する企業が増えてきた「オンライン商談」。
しかし、オンライン商談では物理的に不可能な名刺交換を、どのように実施すべきか悩んでいる企業も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、オンライン商談で名刺交換する方法をご紹介。
おすすめのオンライン名刺交換ツールも紹介するので、オンライン商談の導入を検討している方は、ぜひチェックしてみてください。

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オンライン商談における名刺交換の必要性とは

オンライン商談だと、これまでビジネスシーンで行われていたように直接名刺交換することはできません。
しかし、名刺交換をすることでさまざまなメリットが得られることから、オンライン商談においても名刺交換は重要とされています。

最初のメリットは、名刺交換することで顧客情報を正しく取得できることです。
有効なリードの獲得や、商談データ管理にも役立つため、オンライン商談でも名刺交換はするべきと言えるでしょう。

また、顧客情報や案件情報を営業システム上で管理するにあたって、名刺を活用して担当者情報を入力しておけば効率化やデータベース化の面で役に立ちます。

商談後にすぐフォローできる点もメリットのひとつです。
名刺交換していないと、すぐに顧客情報を思い出せなかったり、またはメモが間違っていたりして、すぐに連絡が取れない可能性もあります。

商談を成功させるためにアフターフォローは非常に重要なため、すぐにフォローできるよう、名刺交換をしておきましょう。

オンライン商談での3つの名刺交換方法

オンライン商談で名刺交換する方法はいくつかあります。
ここでは、3つの名刺交換方法について紹介するので、商談の場に適した方法はどれか考えながらチェックしてみてください。

方法1:名刺データをメールやチャットで送付する

一つ目は、もともと持っている名刺を画像データやPDFデータにして、先方へメールやチャットで送る方法です。
新たにツールを導入する必要がなく、すぐに導入できるのがメリットです。

しかし、画像データやPDFデータはテキストコピーなどができないことがあり、メール送付時にメールアドレスを手打ちしなければいけないケースも。
打ち間違いにより余計なタイムロスが発生する可能性があるので注意しましょう。

また、データ管理も容易ではありません。
名刺データを印刷もしくは別データへ打ち込んで管理しなければならないので、手間に感じて後回しになるなど、リアルタイムでの情報管理がしにくい点もデメリットと言えるでしょう。

方法2:バーチャル背景に表示させる

二つ目は、オンライン商談で設定するバーチャル背景に名刺を反映させる方法です。
開始直後にパッと目に入るので、アイスブレイクにつなげやすい点がメリットです。

ただし、背景になるので文字がすべて見えない点に注意が必要です。
また、インターネット状況などによってはピントが合わずによく見えなかったり、文字が小さすぎて見えにくかったり、調整が難しいのも難点と言えるでしょう。

インパクトはありますが、すべての情報を正しく相手に伝えるにはあまり向かない方法です。

方法3:オンライン名刺交換ツールを活用する

三つ目は、オンライン名刺交換ツールを活用する方法です。
QRコードやリンクの生成が簡単にでき、それらを相手に送付することで簡単に名刺交換ができます。

非常に簡単に名刺交換できる便利なツールですが、コストが掛かるのがデメリット。
しかし、オンライン商談だけでなく通常の商談でも活用できるので、企業活動全般において名刺交換ツールを活用する場合には、印刷コストの削減になるのでおすすめです。

新たなツール導入の手間は掛かりますが、長い目で見ると非常に役立つツールと言えるでしょう。

オンライン名刺交換ツール活用のメリット

前段で紹介したオンライン名刺交換ツールは、さまざまなシーンで役立つ便利なツールです。

ここからは、オンライン名刺交換ツール活用のメリットをご紹介。
直接行う名刺交換と比較してどのような違いがあるのか、あわせてチェックしてみてください。

どこからでもデータにアクセスできる

名刺そのものを持ち歩かなくても、外出先からでも簡単に名刺データにアクセスできるのが大きなメリットです。

外出先や出張先などで、「訪問前に顧客情報を確認しようと思ったら、名刺を忘れた……」なんて経験はありませんか。
通常であれば、会社に電話して情報を確認するなどの手間が発生してしまいます。

しかし、オンライン名刺交換ツールであれば、どこからでもデータにアクセスできるので、知りたいときにすぐ名刺データを確認できます。
名刺を持ち歩く必要がないので、紛失や置き忘れなどのリスクも少なく、営業担当にとっては役立つツールだと言えるでしょう。

ただし、アクセスの際にはパスコードを設定するなど、セキュリティ対策は十分に行う必要があるので注意してください。

名刺にかかるコストを削減できる

「オンライン商談のためだけに新しいツールの導入は気が引ける」ということもあるかもしれません。
しかし、ツールの導入をきっかけに、名刺交換をすべてオンライン上で行うことも可能です

対面の営業先でも、スマホでQRコードを読んでもらうだけで簡単に名刺交換が可能。
お互いに「名刺が増えすぎて困る」「大事なときに名刺を切らしてしまった」という心配もいりません。

また、オンライン名刺交換ツールを活用すれば、紙代や印刷代も不要。
毎日数多く名刺を配る営業担当にとっては、名刺代は意外と高くつくものです。

コストを最小限に抑えられる点でも、オンライン名刺交換ツールはメリットが多いと言えるでしょう。

名刺データの管理が簡単

オンラインで名刺交換をすると、保管スペースの確保や整理整頓の必要がないのもメリットのひとつです。
ツールによっては自動で名刺をフォルダ分けしてくれたり、読み仮名順に並べ替えてくれたりする機能もついているので、管理がしやすくなります。

また、MAツールなどとの連携ができるものなら、入手した顧客情報を迅速かつ有効に活用できるのも魅力的です。

自社サイトへのスムーズな導線確保が可能

多くの場合、名刺にはコーポレートサイトやサービスサイトのURLやQRコードが記載されています。

対面で名刺交換をした場合、それらにアクセスするときはURLを手で打ち込んだり、スマホでQRコードを読み込んだりと、ホームページへのアクセスはひと手間掛かります。

しかし、オンラインで名刺交換をすれば、クリックまたはタップひとつで簡単にホームページへアクセス可能。
名刺では伝えきれない事業内容や会社情報を、スマートに伝えられるのがメリットです。

商談時の話のきっかけなどにも役立つと言えるでしょう。

おすすめのオンライン名刺交換ツール4選

最近はさまざまなオンライン名刺交換ツールが出てきていますが、オンライン商談時におすすめのツールを4つご紹介。
特徴や費用について解説するので、ぜひ導入時の参考にしてみてください。

SanSan|シェア率83%の定番ツール

Sansanの公式ホームページで詳しく見る

Sansanは、名刺データを一括管理できるオンライン名刺交換ツール。
中小企業から大手企業まで約8,000社が導入しており、シェア率83%を誇る定番ツールです

使い方が簡単なのも魅力のひとつです。
オンライン名刺を登録したら、生成したURLを伝えるだけで簡単に交換可能。
もし相手がSansanを利用していなくても、フォームに必要事項を入力すればすぐに交換できるのもメリットです。

また、オンライン商談に便利な、QRコード付きのバーチャル背景もダウンロードできます。
URL送付とあわせて、QR読み込みも対応できるので、商談時のインパクトも演出可能です。

【料金】
要問い合わせ

myBridge|LINEが運営する無料ツール

 myBridgeの公式ホームページで詳しく見る

myBridgeは、LINE株式会社が運営するオンライン名刺交換ツールです。
他社が有料で提供しているさまざまな機能を無料で利用でき、気軽に導入できるのがメリット。
「試しにオンライン名刺交換ツールを使ってみたい」という方にもおすすめです。

オンライン名刺交換は、名刺情報を登録後、URLを相手に送付するだけで簡単に交換可能。
LINEとも連携しており、名刺情報はLINEのトーク画面で気軽に他の人とシェアできます
また、社内メンバーと名刺情報を共同管理もできるので、円滑な情報共有で業務効率の向上も期待できるでしょう。

すでに交換済の名刺も、スマホで撮影するだけで正確にデータ化できるのも魅力的。
オンライン商談をきっかけに、すべての名刺管理をツールで行うのもひとつの方法です。

【料金】
無料

ホットプロファイル|顧客管理も可能

ホットプロファイルの公式ホームページで詳しく見る

ホットプロファイルは、名刺管理を通じて営業の生産性向上や売上向上をサポートするオンライン名刺交換ツールです。
オンライン名刺交換はもちろん、営業支援機能もセットになったパックもあり、営業活動の効率化に役立ちます

オンライン名刺交換は、登録した名刺のQRコードを発行し、相手にスマホなどで撮影してもらえば簡単に交換完了。
受け取った名刺情報はクラウド上に保存でき、いつでもどこでも閲覧でき、商談情報などと連携させての管理も可能です。

また、セキュリティ体制が整っているのもうれしいポイント。
経済産業省「クラウドセキュリティガイドライン」に準拠した運用体制でセキュリティ対策を講じており、プライバシーマークとISO 27001も取得しています。

【料金】
要問い合わせ

Eight Team|名刺情報の一括管理・共有ができる

Eight Teamの公式ホームページで詳しく見る

Eight Teamは、分かりやすいシンプルな機能が魅力的なオンライン名刺交換ツール。
手間なく簡単に運用できる点が好評で、約3,000社の中小企業に利用されています。

名刺をスマホで撮影するとデジタルデータに置き換えられるので、Eight Teamを利用していない相手の名刺情報も簡単に取り込めるのが特徴です。
Eightでつながると、相手が名刺情報を更新したときに通知がくるのもメリットのひとつ
転職や昇進などの情報もタイムリーに受け取れるので、大切な連絡機会を見逃しません。

さらに、名刺データをチーム内で簡単に共有できるのもポイント。
名刺データごとに公開・非公開を選べるので、セキュリティ管理しやすい点も魅力的です。

【料金】
基本使用料:1チームにつき13,200円/月
アカウント料:1名につき440円/月

まとめ:オンライン商談では名刺交換ツールの活用がおすすめ

ビジネスシーンにおいて非常に重要な役割を担う名刺交換。
オンライン商談でもその重要性は同様で、よりスムーズかつスマートに名刺交換することが求められています。

管理のしやすさや業務の効率化を重視するなら、オンライン名刺交換ツールの活用がおすすめ。
オンライン商談以外のビジネスシーンでも活用でき、膨大な名刺データを一括管理できるのが魅力的です。
また、企業活動において大切な情報共有もスムーズにできるので、ミスコミュニケーションによるトラブルを減らせるのもメリットです。

コストや費用対効果も考慮して、ぜひ自社に合う名刺交換方法を導入してみてください。

投稿者プロフィール

樋口 裕貴
樋口 裕貴
1985年福岡生まれ
福岡発のインサイドセールス支援会社、soraプロジェクトの代表
スタートアップから外資大手まで700以上の営業支援プロジェクトの実績を持つ。
営業活動でお困りの会社様に
ターゲットリスト作成から見込み客育成、アポの獲得まで、新規開拓の実行支援が専門分野。