テレアポ代行の選び方資料DL
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新規営業メールでアポイントを獲得しよう!3つの重要ポイントとは?

新規営業を行うにあたって、メールは効果的なツールの1つです。

しかし多くの営業マンはメールによる些細な過ちにより、新規顧客獲得の機会を逃してしまっています。

「新規営業を行いたいけど、実際どのようなメールを送ればアポイントを取りやすいのかわからない」という悩みをよく耳にします。

そこで本記事では、新規営業をメールで行うことに関するメリットやデメリットを解説すると同時に、実際にメールを送る際の重要なポイントを併せて解説していきます。

誰にでもわかるように簡潔に記載していくので、ぜひ最後までお読みください。

はじめての営業代行-虎の巻-

新規営業のメールで重要な3つのポイント

新規営業のメールで重要な3つのポイントは、以下の通りです。

  • 正しい敬語
  • 相手の興味を惹くタイトル
  • アポイントの日時候補

つまり、タイトルで相手の興味を惹きつつ、親しみやすい言葉遣いでメールを送ること

アポイントの候補日は、漠然とした期間を設けるのではなく、具体的に候補日をピックアップしましょう。

当然アポイントを取るにあたって、相手がメリットを感じる内容は必須です。

記事の後半で、営業メールの例文をふまえて深堀りしていきますが、その前にそもそも新規営業をメールで行うことのメリット、デメリットについて確認しておきましょう。

新規営業をメールで行うメリット

新規営業をメールで行うメリットは以下の3点です。

  • データに残る
  • いつでも開封できる
  • 直接的なアプローチができる

データに残る

データに残るということは、相手が内容を見返すことができるので、印象に残りやすいです。

口頭で話した場合、多くの人間はよほどのインパクトがない限り忘れてしまいます。

しかし、メールであればデータとして残るので、相手の時間に余裕があるときに、ゆっくり何度でも見てもらえます。

加えてアポイントを獲得できた際に、商談までにメールを見返してもらえる可能性があるので、商談も比較的スムーズに進行できます。

いつでも開封できる

いつでも開封できるのも大きなメリットの1つです。

メール以外のツールでは多くの場合、相手の貴重な時間を奪ってしまいます。

しかしメールの開封は相手の任意によるので、貴重な時間の中でも、余裕のある時間しか取りません

なぜなら忙しいときに、わざわざ営業メールを開封することはないからです。

直接的なアプローチができる

直接的なアプローチができることは、より深いメッセージを残せるという点でメリットです。

例えば広告やSNSなどの発信では、不特定多数に対して送りますが、メールでは特定の相手にしか送りません。

つまり、それだけ相手のニーズや悩みに刺さるメッセージを発信できます。

相手のニーズに沿った営業メールであれば、必然的にアポイントは獲得しやすくなります。

新規営業をメールで行うデメリット

新規営業をメールで行うデメリットは以下の3点です。

  • 開封率が低い
  • アポイントに繋がりにくい
  • 信用を失う可能性

開封率が低い

メリットとして「いつでも開封できる」と記載しましたが、逆に捉えれば開封率が低くなることも予想されます。

なぜなら開封すること自体、相手の任意によるところなので、当然開封されない可能性も生じてきます。

特に営業メールは、メールの中でも優先順位が低いので、その可能性として少なくありません。

アポイントに繋がりにくい

アポイントに繋がる可能性は高いとは言えません。

理由は対面で話しているわけではないので、その場の印象としては弱くなりやすく、コミュニケーションも取りにくいからです。

結果的に相手も営業内容に意識が向かず、アポイント獲得に繋がりにくくなります。

信用を失う可能性

メールは文字だけを用いたツールなので、コミュニケーションが取りにくいです。

対面で話す際に用いる仕草や表情などが使えないため、誤解なども生じやすく、選ぶ言葉を間違えるとかえって信用を失う可能性もあります。

加えて営業に夢中になるあまり、短期間で多くのメールを送ってしまうと、メールを受信すること自体が不快な気持ちにさせてしまい、信用を失ってしまいます。

新規営業でメールを送る前にすべき2つのこと

新規営業でメールを送る前にすべき2つのことは、以下の通りです。

  • KPIの設定
  • ターゲットのリサーチ

KPIの設定

KPIは新規営業をメールで行う際には、必ず設定しておきたいものです。

そもそもKPIとは、プロセスにおける目標数値のこと。

新規営業のメールにおけるKPIでは、以下のような数値を設定しましょう。

  • メール送信数
  • 開封率
  • 返信率
  • アポイント獲得率
  • 商談率

メール送信数に対して開封率、返信率、アポイント獲得率、商談率が高ければ高いほど、優秀な営業メールを送れているということになります。

ターゲットのリサーチ

ターゲットのリサーチは当然すべきことです。

リサーチをせずに、ただひたすら営業メールを送信しているだけでは、アポイントまで繋がりません。

相手が何に悩んでいるのか、どのようなニーズを持っているのかなどをリサーチした上で、それを解決できる提案をしましょう。

成功しやすい新規営業メールの3つの特徴

成功しやすい新規営業メールの3つの特徴は、以下の通りです。

  • 開封率が高い
  • 理解しやすい
  • 印象が良い

開封率が高い

開封率が高いことは、アポイント獲得という成功に直結します。

どんなメールを送ったとしても、見てもらわなければ意味がありません。

開封されるためにできる工夫は、メールのタイトル。

なぜならタイトルだけはメールが開封されなくても、唯一目に入るポイントだからです。

タイトルで相手の興味を惹くことができれば、開封率は向上します。

タイトル付けで工夫すべき具体的な方法は、以下の通りです。

  • 数字を入れる
  • 相手のベネフィットを入れる
  • 記号を入れる

理解しやすい

理解しやすい内容であることも、成功しやすい営業メールの特徴です。

せっかくメールを開封してもらっても内容を読んでもらわなければ、意味がありません。

メールを開いてみてわかりやすく、すぐに理解できる書き方を意識しましょう。

具体的にはメールの目的と、読んだ後にどんなアクションをしてほしいのかを明記することです。

印象が良い

印象が良いメールは、自然とアポイント獲得しやすくなります。

文字だけのメールですが、印象の良し悪しは伝わります。

ポイントは以下の2点です。

  • 親しみやすい文章
  • こまめな返信

友人と行うようなメールは当然NGですが、固すぎる文章というのも好まれません。

フォーマルかつ、親しみやすい文章を心がけましょう。

こまめな返信も重要です。

ビジネスでは信用第一ですが、報連相が遅い人は信用に欠けてしまいます。

少なくとも返信は、24時間以内に送るようにしましょう。

失敗しやすい新規営業メールの特徴

成功しやすい営業メールに対して、失敗しやすい営業メールの特徴は以下の通りです。

  • 自社ドメインではない
  • 誤字脱字がある
  • 資料データのサイズが大きい

自社ドメインではない

自社ドメインでないということは、信用性に欠けます。

フリーメールが絶対にNGということはありませんが、自社ドメインの方が印象は良いです。

自社ドメインであれば、メールアドレスに会社の名前などを用いることが多いため、会社の名前も覚えてもらいやすくなります。

誤字脱字がある

誤字脱字がある場合も、相手を不快な気持ちにさせてしまうかもしれません。

少しの脱字であれば、内容の理解という点で問題ありませんが、読みにくくなることは明らかです。

誤字脱字の多くの原因は、確認不足にあります。

最後の確認1つで、返信率や後のアポイント獲得率が向上するので、誤字脱字は気をつけたいところです。

資料データのサイズが大きい

資料データのサイズが大きければ大きいほど、データを開くのに時間がかかります。

時間がかかるということは、それだけ相手の時間を奪うことになるので、極力圧縮などでサイズを縮小して送るようにしましょう。

新規営業メールの例文

新規営業メールの例文を記載しておくので、テンプレートの1つとしてご活用ください。

〜〜〜以下例文〜〜〜

件名

ウェビナー集客に関するご案内【株式会社○○ 名前】

本文

株式会社△△

担当者 様

突然のご連絡失礼いたします。

株式会社○○の○○と申します。

今回ウェビナー集客に関するサービスをご案内させていただきたく、ご連絡させていただきました。

先日貴社が行っていた素晴らしいウェビナーを拝見させていただきました。

弊社はウェビナーに関する集客や分析に長けたサービスを運営しております。

弊社の○○の機能を活用することで、貴社のウェビナー集客アップが期待できます。

そこで、弊社の△△のサービスと貴社事業との連携により、双方の成長促進を高めていければと考えております。

つきましては貴社をご訪問の上、直接ご説明の機会をいただければと思います。

下記の日時で担当者様のご都合はつきますでしょうか。

【候補日時】

  • ○月×日(曜日) 00:00〜00:00
  • ○月×日(曜日) 00:00〜00:00
  • ○月×日(曜日) 00:00〜00:00

担当者様のご都合に合わせてお伺いしますので、ご一報頂けますと幸いです。

ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

※実績や内容がわかる資料を添付

〜〜〜例文ここまで〜〜〜

例文でわかる3つの重要ポイント

上記の例文でわかる3つの重要ポイントは、以下の通りです。

  • 正しい敬語
  • 相手の興味を惹くタイトル
  • アポイントの日時候補

正しい敬語

1つ目は正しい敬語です。

正しい敬語と言っても、固くなりすぎると相手は逆に警戒してしまいます。

フォーマルさに加えて、適度にカジュアルさも混ぜて、親しみやすい印象を持たせましょう。

相手の興味を惹くタイトル

相手の興味を惹くタイトルを考えるにあたって重要なことは、具体性と相手のメリットをわかりやすく表記することです。

上記の例文では「ウェビナー」という具体性に、「集客」のメリットを提示しています。

ただ漠然と「貴社事業の集客」と表記した場合、具体的になんの事業の集客なのかわかりませんよね。

漠然とした情報だと、相手の警戒心も増大してしまいます。

会社名の部分を【】で囲むのも印象に残りやすいので、適度に記号を混ぜるのもテクニックの1つです。

アポイントの日時候補

アポイントの日時候補は、必ずピックアップしておきましょう。

「いつ頃がよろしいでしょうか。」など抽象的な候補だと、かえって日時が決まりにくくなります。

候補日は3~5個くらいまでが妥当です。

新規営業メールの送信後に意識すべき3つのこと

新規営業メールの送信後に意識すべき3つのことは、以下の通りです。

  • 即レスを心がける
  • 効果分析をする
  • 商談までにヒアリングを行う

即レスを心がける

新規営業メールは送信して終わりではありません。

返信が来た場合、できるだけ即レスで対応しましょう。

遅くても24時間以内の返信は必須です。

連絡が遅いとアポイントを取り付ける前から、信用を失ってしまう可能性があります。

せっかくのアポイント獲得のチャンスなので、早めに返信しましょう。

効果分析をする

営業メールに対して、返信が来ても来なくても、効果分析は必要です。

事前に設定したKPIの指標をもとに、新規営業メールの効果を分析しましょう。

効果分析をすることで、営業メールをどのように改善すべきか見えてきます。

例えば開封率が悪い場合は、タイトルに問題がある可能性が高いです。

返信率が低い場合は内容が分かりづらい、もしくは言葉遣いの誤りで相手に不快な思いをさせてしまっているなどの可能性が浮上します。

返信はもらえるけれどアポイント獲得率が低い場合は、きちんと相手のニーズに沿った提案ができていない可能性があります。

問題点ごとに改善点が異なるので、営業メール送信後の効果分析は重要です。

商談までにヒアリングを行う

新規営業メール送信後に意識すべきことの最後は、商談までにヒアリングを行うことです。

営業メールでアポイントを獲得すれば目標達成ではありません。

企業の本来の目的は、セールスなどで利益を出すことのはず。

営業メールの役割としては、アポイント獲得の段階で終了ですが、商談で失敗したら元も子もありません。

相手が自社のメールに対して、どの部分に興味を示しているのか、相手のニーズはどこにあるのか、きちんとヒアリングしてから商談に臨みましょう。

新規営業で効果的にメールを駆使して、アポイントを獲得しよう!

新規営業においてメールは、正しく活用すればアポイントの獲得に繋がります。

メールの内容ばかりに意識を向けがちですが、他にも重要ポイントが存在します。

タイトルを相手の興味を惹くように工夫し、親しみやすい言葉遣いでメールを作成しましょう。

アポイントは具体的な候補日を必ずピックアップすること。

タイトルを工夫することにより、開封率の向上を期待できます。

親しみやすい言葉遣いにより、内容がスラスラ入り、最後まで読んでもらえやすくなります。

具体的なアポイントの候補日を設定することで、相手が悩む時間を軽減できます。

以上の工夫を取り入れ、効果分析を繰り返すことで、アポイント獲得できる可能性が上がります。

ぜひお試しください。

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