インサイドセールス

BPOとは？サービスの種類や委託先の選ぶポイント4つ・事例を紹介

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従来のアウトソーシングとは異なるBPO。聞いたことがあるものの、どういったものか知らないという方もいるでしょう。

そこで、本記事ではBPOとはどういったものか説明します。後半では委託先の選び方や事例も紹介するため、今よりも業務を効率化したい方はぜひ参考にしてください。

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BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）とは

BPOとは、「Business Process Outsourcing」の頭文字を取ったもので、自社の業務を外部に委託することを意味しています。業務の一部だけではなく、一括して委託することが特徴です。

専門性の高い知識を保有する外部に委託することには、業務の標準化やコア業務への集中といったメリットがあります。BPOは現在注目されている外部リソースの活用手法であるため、ぜひこの機会に理解を深めておきましょう。

アウトソーシングとの違い

BPOと混同されやすいものに、アウトソーシングがあります。自社の業務を外部に委託する点では共通していますが、業務範囲や委託期間が異なる点です。

BPOでは外務に業務を一括して委託するのに対し、アウトソーシングでは業務の一部を委託します。また、BPOでは外部の業者をパートナーとして長期的に関係を構築するのに対し、アウトソーシングでは一時的な人員不足の解消といった理由で短期的に活用されます。

BPRとの違い

BPOと混同されやすいものには、BPRも挙げられます。BPRとは、「Business Process Re-engineering」の頭文字を取ったもので、業務の目的を達成するために、職務や業務フロー・戦略などを構築し直すことです。

BPOでは業務改善を目的として、外部に委託します。一方、BPRはそもそもその業務改善は自社にとって最適なのかどうかから見直すといったものです。

BPOが注目されている背景

現在BPOが注目されている理由として、企業の人材が不足していることが考えられます。

人材が不足しており、自社社員の負担が大きくなっているという企業も多いでしょう。そういった状況を解消するために新しい人材を確保したいと考えているが、多忙であるがゆえに、採用活動をおこなえない場合があります。採用活動をおこなったけれど、自社にふさわしい人材を確保できないなんてことも。

また、新しい人材を確保した後には、新しい人材の育成が必要です。教育する人員や時間が必要となるため、育成が完了するまで自社社員の負担はなかなか解消されないでしょう。

そのようなときにおすすめなのが、BPOなのです。すぐに人員を確保できるため、採用活動をおこなう手間を削減できるうえに、自社社員の業務負担も減少します。

BPOサービスの種類

BPOサービスの種類は、大きく分けると以下の2つです。

  • 直接業務
  • 間接業務

直接業務

直接業務とは、売上など企業の価値提供に直接的に結びつく業務のことです。該当する業務には、以下のようなものが挙げられます。

  • 営業代行
  • Webページ作成
  • 社内システムの開発
  • 広告運用
  • 顧客データの管理
  • 契約書の管理　など

間接業務

間接業務とは、売上など企業の価値提供には直接結びつかず、サポートがメインの業務のことです。該当する業務には、以下のようなものが挙げられます。

  • 採用活動
  • 給与計算
  • 名刺管理
  • 伝票管理
  • 問い合わせ対応
  • 請求書の発行　など

BPOを導入するメリットとは

BPOのメリットを理解していなければ、自社へ導入すべきか判断できないでしょう。

そこで、この章ではBPOを導入するメリットを説明します。紹介するメリットは、以下の通りです。

  • コア業務へ集中できる
  • 業務を標準化できる
  • 固定費を削減できる

コア業務へ集中できる

BPOを導入するメリットの一つに、コア業務へ集中できることが挙げられます。コア業務とは、企業の売上を創出する業務です。それに対し、企業の売上に直結しない業務をノンコア業務と呼びます。

人員が不足している企業では、自社社員でコア業務とノンコア業務をおこなうため、必然的にコア業務に充てられる時間は減少します。社員にかかる業務負担が大きくなれば、業務効率は下がり、コア業務の質も下がってしまうでしょう。

しかし、BPOの導入で外部にノンコア業務を委託することで、自社社員はコア業務に集中できるようになります。多くの時間をコア業務に充てることで業務効率は向上し、業務の質も上がるでしょう。

業務を標準化できる

BPOを外部に委託することで、業務を標準化できます。委託する際に業務内容をマニュアルとしてまとめるため、人によってバラつきがあった業務が統一されるからです。

同じ社員が業務を長期的に担当する場合、属人的になるといった問題がよく起こります。顧客からの問い合わせがあったときに他の社員で対応できなければ、顧客を待たせてしまい、顧客満足度の低下につながるでしょう。異動や退職の際に引継ぎがスムーズにいかないという問題も考えられます。

このように、BPOの導入を機にマニュアルを作成することには、多くのメリットがあるのです。

固定費を削減できる

BPOの導入でノンコア業務を外部に委託することで、ノンコア業務にかかっていた固定費を削減できます。人件費や施設設備費が減少するからです。

固定費を減らせれば、企業の経営状況に応じた変動費の調整が可能になります。より柔軟に経営をおこなえるようになるのです。人材の流出といったトラブルが発生した際にも柔軟に対応できるため、リスクに強い組織となるでしょう。

BPOを導入するデメリットとは

BPO導入にはメリットがある反面、デメリットも存在しています。デメリットにはどのようなものがあるのか理解したうえで、導入を検討しましょう。

そこで、この章ではBPOを導入するデメリットを説明します。紹介するデメリットは、以下の通りです。

  • 社内にノウハウを蓄積できない
  • 外注コストが発生する

社内にノウハウを蓄積できない

BPOの導入で業務を外部に委託する場合、業務を外部に丸投げ状態になる可能性があります。そうなれば、本来自社でおこなっていれば蓄積できるノウハウも、外部委託によって蓄積されなくなるでしょう。

ノウハウは、業務の効率化や生産性の向上などにつながる重要なものです。定期的に委託企業とコミュニケーションを取ることで、業務中に外部企業に蓄積されたノウハウを共有してもらいましょう。

外注コストが発生する

業務を外部に委託する場合、外注費用が必要となります。費用を払うのであれば、大きな効果を得たいものです。どのような業務を委託すれば大きな効果を得られるのか、自社で抱える問題を考えたうえで業務を精査しましょう。

また、外注にかかる費用だけではなく、準備の手間も発生します。業務内容を共有するためにマニュアルを作成する必要があるため、業務内容を整理しておきましょう。

BPOを導入する流れ

BPOを導入する流れは、以下の通りです。

  1. 業務委託の目的を明確にする
  2. 委託する業務範囲を明確にする
  3. 委託する業者を選ぶために必要な提案依頼書を作成する
  4. 業務の委託者を選ぶ

最初の段階で業務委託の目的を明確にできていなければ、どうなれば導入が成功したのか判断できません。導入効果を高めるために、目的や成功となる基準を社内で共有しておきましょう。

BPOの委託先を選ぶポイント

BPOの委託先は多く存在しています。その中から自社にふさわしい委託先を選ぶためにポイントを理解しておきましょう。

そこで、この章ではBPOの委託先を選ぶポイントを4つ紹介します。

  • 価格から選ぶ
  • 委託できる業務範囲から選ぶ
  • セキュリティ体制が充実しているものから選ぶ
  • 実績が豊富なものから選ぶ

価格から選ぶ

価格の安さだけで委託先を選んだ場合、質の低い業務がおこなわれる可能性があります。自社でおこなう場合よりも業務の質が下がれば、委託費用は無駄になってしまうでしょう。

委託先を選ぶ際は、価格の安さではなく、業務の質に適した価格であるかの確認が必要です。

委託できる業務範囲から選ぶ

業者によって、委託できる業務範囲は異なります。

業者に十分なノウハウや経験がなければ、委託したい業務のすべてをカバーしてもらえない可能性もあるでしょう。契約後に「委託する予定だったが、おこなってもらえなかった…」という事態を防ぐために、どこまで担当してもらえるのか細かな確認が必要です。

セキュリティ体制が充実しているものから選ぶ

業務を外部に委託することは、自社の情報を外部に開示するということです。開示する情報の中には、顧客情報など機密性の高い情報も含まれることがあります。

自社で重要な情報を漏洩していなくても、委託先が漏洩してしまえば、自社も責任に問われます。顧客の信頼を失ってしまうため、セキュリティ体制が充実した委託先を選びましょう。

実績が豊富なものから選ぶ

実績が少ない委託先の場合、業務をおこなうために必要な経験やノウハウが少ないことが考えられます。業務の質が低いといった問題が発生する可能性があるのです。

そういった問題を起こさないようにするためにも、ホームページで確認したり、営業担当者に問い合わせたりしましょう。

BPOの導入に成功した事例

BPOの導入に成功した事例として、株式会社日立マネジメントパートナーの事例を紹介します。株式会社日立マネジメントパートナーは、シェアードサービスやシステムソリューションサービスなどを提供している会社です。

以前、株式会社日立マネジメントパートナーはオペレーターを育成する余裕がないという課題を抱えていました。そのような課題を解消するために、BPOの導入を決意したのです。

その結果、グループ会社の顧客から「電話対応が良くなった」と高い評価を得られるようになりました。

参考：株式会社日立マネジメントパートナーの事例

まとめ：テレアポの業務委託ならSORAプロジェクトを

BPOを活用することで、自社はコア業務に集中できます。コア業務の質が向上すれば、売上の向上も期待できるでしょう。また、委託先への業務共有に伴うマニュアル作成によって、業務を標準化できます。

「よりコア業務に集中したい」「人員が不足しており、プロの力を借りたい」と考えているであれば、ぜひBPOの導入を検討してみてください。

またテレアポを外部に委託したいとお考えの場合は、ぜひsoraプロジェクトのインサイドセールス代行の利用を検討してみてください。

投稿者プロフィール

樋口 裕貴
樋口 裕貴
1985年福岡生まれ
福岡発のインサイドセールス支援会社、soraプロジェクトの代表
スタートアップから外資大手まで700以上の営業支援プロジェクトの実績を持つ。
営業活動でお困りの会社様へターゲットリスト作成から見込み客育成、アポの獲得まで、新規開拓の実行支援が専門分野。