アポイント取得後のメール対応のポイント6つ|シーン別に例文を紹介

アポイントを取得した後はメール対応が必要です。アポイント後にメールを送っていない方は、ぜひ本記事を参考にメール対応を見直しましょう。

本記事では、メール対応が重要な理由やメール対応時のコツを紹介します。後半では、対応例も紹介するため、電話やメールでアポイントを獲得する営業マンは参考にしてください。

テレアポの評価基準設定と改善方法

アポイント取得後すぐのメール対応が重要

アポイントを取得する際、相手は話し合いの時間を設けてくれているため、必ずお礼のメールを送りましょう。

お礼メールはアポイント取得後すぐに送ることが重要です。2〜3日経過してから送った場合、「なぜこのタイミング?」と思われてしまうでしょう。アポイントを取得したらメールを送る習慣をつけておくと、メールの送り忘れが起こりにくくなります。

お礼メールをどのように作成したらよいか、詳しく解説していきます。

アポイント取得後のお礼メールの構成要素

アポイント取得後に送るお礼メールは、以下の要素で構成されます。

  • 宛名
  • 挨拶
  • お礼
  • アポイントの詳細
  • 日時変更への配慮

ただ時間を作ってくれた事に対してお礼を伝えるのではなく、アポイントの詳細や日程変更への配慮なども伝える必要があります。理由に関しては、次の章で詳しく説明していきます。

アポイント取得後のメール対応のポイント・コツ

アポイント取得後のメール対応のポイント・コツには、以下のようなものがあります。

  • 日時変更の配慮をおこなう
  • 件名に要件を簡潔に記載する
  • アポイントの詳細を記載する
  • 定型文を登録しておく
  • 商談の日程が先の場合はリマインドメールを送る
  • 返信には「Re:」をつけたままで送信する

日時変更の配慮をおこなう

電話やメールでアポイントを獲得した後、相手が日時を変更したいと思う場合があるでしょう。アポイント獲得後に相手に外せない予定が入ってしまったり、入っていた予定の存在を忘れていたりすることがあるからです。

そのような際にできるだけ気遣いをさせないように、あらかじめ日時変更を配慮する文章を送りましょう。

【日時変更を配慮する文章例】

もし、ご都合により日時の変更をご希望の場合には、〇〇日〇〇時までにご連絡いただけますと幸いです。

件名に要件を簡潔に記載する

お礼メールの件名には、メールの内容が一目でわかるように要件を簡潔に記載しましょう。
相手は多くのメールを受け取っている可能性があり、他のメールに埋もれてしまう可能性があるからです。
確認してもらいやすくするために、メールの内容が件名だけで伝わるようにしましょう。

【要件を簡潔に伝える件名例】

  • 商談日時確定のお礼
  • ご挨拶のお礼

アポイントの詳細を記載する

電話でアポイントを取った場合、アポイントの日時や場所の聞き間違いや言い間違いが発生している可能性があります。例えば「7日」と伝えたつもりでも「1日」と認識されていることがあります。

お礼メールでは感謝を伝えるとともに、アポイントの内容を文章で再度連絡しましょう。勘違いによるビジネスチャンスの損失を防止できます。

【アポイントの詳細の連絡例】

お電話で申しつけいただきました通り、下記の日時に貴社にお伺いいたします。

日時:〇〇月〇〇日(〇曜日)〇時

場所:貴社本社

住所:〇〇市〇〇町〇〇丁目〇〇番〇〇号

定型文を登録しておく

アポイントを獲得する度にイチから文章を作成するとなると、多くの時間がかかってしまいます。お礼メールの定型文を作成して登録しておくことがおすすめです。

宛名やアポイントの詳細のみを空欄にして登録しておくと、入力作業を大幅に短縮できます。間違えて空欄のまま送ったり、他社とのアポイントの詳細を記入したまま送ったりすることは避けましょう。

商談の日程が先の場合はリマインドメールを送る

アポイントを獲得した日から商談の日まで期間が空く場合、リマインドメールを送るようにしましょう。リマインドメールを送ることで、アポイントの予定を思い出してもらったり、ドタキャンを防止できたりします。

リマインドメールを送るタイミングは、前日の夕方から当日の朝がおすすめです。

【リマインドメールの内容例】

株式会社〇〇〇〇

〇〇部 〇〇様

お世話になっております。〇〇会社の〇〇でございます。

かねてよりお約束していた通り、明日の〇〇時に貴社にお伺いいたします。

日時:〇〇月〇〇日(〇)〇時

場所:貴社本社

住所:〇〇市〇〇町〇〇丁目〇〇番〇〇号

どうぞよろしくお願いいたします。

返信には「Re:」をつけたままで送信する

アポイントのお礼メールを送った後、相手から返信があり、やり取りが続いた場合は件名の「Re:」を削除せずに返信しましょう。「Re:」を削除してしまうと、他のメールに埋もれてしまう可能性があるからです。

「Re:」を残していると、手抜きと思われると考える方もいるでしょう。しかし、新規メールと思われて開封されない可能性があります。「Re:」があると、自分が送ったメールへの返信だとすぐに認識してもらえるため、残しておきましょう。

ただし、「Re:Re:」と続くと件名が読みにくくなり、何についてやり取りをしていたのかお互いにすぐわからなくなってしまいます。そのため、2つ目以降の「Re:」は削除しましょう。

アポイント取得後のメール対応例

アポイント取得後のメール対応例を紹介します。アポイントの取得方法によって少し内容が異なるため、ここでどのような違いがあるのかも確認しておきましょう。

電話でアポイントを取得した場合

電話でアポイントを取得した場合のメール対応例を紹介します。

【電話でアポイントを取得した場合のメール対応例】

株式会社〇〇〇〇

〇〇部 〇〇様

お世話になっております。〇〇会社の〇〇でございます。

先ほどはご多忙の中、お電話でご対応いただき、誠にありがとうございました。

お電話で申しつけいただきました通り、下記の日時に貴社にお伺いいたします。

日時:〇〇月〇〇日(〇曜日)〇時

場所:貴社本社

住所:〇〇市〇〇町〇〇丁目〇〇番〇〇号

もし、ご都合により日時の変更をご希望の場合には、〇〇日〇〇時までにご連絡いただけますと幸いです。

当日〇〇様にお会いできますこと、楽しみにしております。

メールでアポイントを取得した場合

メールでアポイントを取得した場合のメール対応例を紹介します。

【メールでアポイントを取得した場合のメール対応例】

株式会社〇〇〇〇

〇〇部 〇〇様

お世話になっております。〇〇会社の〇〇でございます。

ご多忙の中、この度はご返信いただき、誠にありがとうございました。

ご依頼いただきました通り、下記の日時に貴社にお伺いいたします。

日時:〇〇月〇〇日(〇曜日)〇時

場所:貴社本社

住所:〇〇市〇〇町〇〇丁目〇〇番〇〇号

もし、ご都合により日時の変更をご希望の場合には、〇〇日〇〇時までにご連絡いただけますと幸いです。

また、ご不明点ございましたら、お気軽にご相談ください。

当日〇〇様にお会いできますこと、楽しみにしております。

アポイントの日時変更を依頼する場合の対応

アポイントの日程変更を依頼する場合の対応について説明します。

日時変更の連絡は一刻も早くおこなう

基本的には、一度決めた日時をこちらの都合で変更してはいけません。しかし、他のアポイントと日時が被っていたり、上司が同行することとなり日時を再設定しなおしたりすることもあるでしょう。

こちらの都合で日程変更を依頼する場合は、一刻も早く連絡することが重要です。連絡が遅くなって予定日に近づいてから連絡すると、「他のアポイントを断って予定を空けておいたのに…」と思われてしまう可能性があります。

連絡で認識の違いが生じないように、日時変更の連絡はメールでおこないましょう。その際「お手数ではございますが」と手間をかけていることを気遣うフレーズを使うことがおすすめです。

アポイントの日程変更を依頼する場合のメール対応例

アポイントの日程変更を依頼する場合のメール対応例を紹介します。

【アポイントの日程変更を依頼する場合のメール対応例】

株式会社〇〇〇〇

〇〇部 〇〇様

お世話になっております。〇〇会社の〇〇でございます。

〇〇日のご予定につきまして、日程変更のご相談をしたくご連絡差し上げました。

〇〇〇〇(断る理由)で、予定しておりました日時に貴社へ伺えなくなりました。

大変恐縮ではございますが、以下いずれかの日程に変更していただくことは可能でしょうか。

<候補日時>

〇〇月〇〇日(〇曜日)〇時

〇〇月〇〇日(〇曜日)〇時

〇〇月〇〇日(〇曜日)〇時

上記の日程で難しい場合は、〇〇様のご都合のよい日程を教えていただけますと幸いです。

ご多忙のところ、お手数をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。

よろしくお願いいたします。

まとめ:アポイント取得にお悩みならSORAプロジェクトの利用を

アポイントを取得したら、誤解によってビジネスチャンスを逃さないために、お礼メールを送りましょう。対応してくれたことに対する感謝を伝えられるとともに、日程や場所などの認識が異なっていないか確認できます。

アポイント取得後のお礼メールを送る際、以下の点を意識しましょう。

  • 日時変更の配慮をおこなう
  • 件名に要件を簡潔に記載する
  • アポイントの詳細を記載する
  • 定型文を登録しておく
  • 商談の日程が先の場合はリマインドメールを送る
  • 返信には「Re:」をつけたままで送信する

また、日程を決定した後にこちらの都合で変更する必要がある場合は、できるだけ早く相手に連絡しなければなりません。

ぜひ本記事で紹介したメール対応例を参考にして、アポイント取得後にメールを送りましょう。

ちなみに、当社SORAプロジェクトでは、インサイドセールスの代行業務をおこなっています。15年の実績がありながら、インサイドセールス代行会社の中でも安価な価格設定です。

インサイドセールスを外部に委託したい場合は、SORAプロジェクトの利用を検討してみてください。